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リモートチームを効果的に管理するための5つのステップ

著者: エミリー・フィンレイ

Future of Workforce Pulse Reportによると、2021年にはアメリカ人の26.7%が自宅で仕事をすると予想されています。また、このレポートでは、2025年には3,620万人がリモートで働くようになると予測しています。

これは、パンデミック前の在宅勤務者数と比較すると87%の増加となります。さらに重要なのは、調査対象者の59%が、リモートワークの選択肢がある仕事を選びたいと答えていることです。

生産性の向上や仕事への満足度の向上など、この2年間で在宅勤務には多くのメリットがあることが明らかになりました。しかし、企業は、従業員のやる気と生産性を維持するために、効果的なリモートチームマネジメント戦略を策定し、実施する必要性も認識しています。

リモートワークが今後も継続することは明らかです。従業員の効率的な仕事ぶりを維持するためには、リモートで働く従業員を効果的に管理するためのスキルを開発し、磨く必要があります。これらのスキルは、実際に人を管理するときに必要なスキルとはまったく異なるものです。

フルタイムのリモートチームを管理している場合でも、ハイブリッドチームを管理している場合でも、以下に述べるヒントは、従業員との関わり方やモチベーションの上げ方を改善するのに役立ちます。

リモートチームと対面チームの管理

リモートマネジメント戦略を策定する前に、人を指導する際に、対面で指導する場合とコンピュータの画面越しに指導する場合の違いを認識する必要があります。効果的なリモートチームマネジメントを行うためには、以下のような新たな検討事項や課題があります。

  • 効果的なリモートコミュニケーションのニュアンスを学ぶ。
  • 自律的かつ協調的な作業を促すポリシーを作る。
  • 従業員の進捗状況や生産性を把握し、管理を徹底する。
  • チーム育成の取り組みをより慎重かつ創造的に行う。
  • タイムゾーンの違いや育児・介護など、従業員の新しいスケジューリングニーズに対応する。

参加と生産性を高めるために物理的に近づけない場合、従業員のニーズを把握し、彼らがどこで特別な支援を必要としているかを確認するために、特別なステップを踏まなければなりません。

チームが幸せな環境であるためには、全員が順調であることを確認しつつ、威圧感を与えないという微妙なバランスを保つことが重要です。十分な計画を立てないと、強力で効果的なチームを維持することができないかもしれません。

リモートワーカーの管理を誤るとリスクが高い

リモートチームを管理するための適切な戦略を見つけなければ、コラボレーションや生産性はすぐに低下してしまいます。従業員がどのプロジェクトやタスクに取り組んでいるのかがわからなくなり、混乱が生じてマネージャーとしての評価が下がってしまうかもしれません。

誤った方法で管理されたリモートワークから発生する最も一般的な問題には、次のようなものがあります。

  • ミスコミュニケーション
  • 仕事の遅れや未完
  • ワークライフバランスの乱れ
  • 従業員の離職
  • コラボレーションに影響を与えるチームの断絶

チームが物理的に離れていても、全員が一緒にオフィスにいるときと同じようにシームレスに動作する必要があります。従業員を成功に導くには、時間と努力が必要ですが、それだけの価値があります。

リモートチームを管理するための5つのステップ

リモート社員を最適に管理するために、あなた(あなたが管理者を統括している場合は、あなたの上司)が従うべき5つのヒントをご紹介します。

1. コミュニケーションとコラボレーションを支援するツールを使う

リモートチームやハイブリッドチームにとって、コミュニケーションはしばしば最大の課題です。新しいバーチャルミーティングのベストプラクティスを開発すると同時に、新しい情報や変化を全員に伝えるための新しい方法を見つける必要があります。

適切なツールを用意することで、明確なコミュニケーションを可能にし、人々を軌道に乗せることができます。これらのツールには以下が含まれます。

  • バーチャルミーティングやチャットツール:  (Microsoft Teams、Zoom、Google Meetなど)これらのツールを使って、チームでのミーティングや社員との1対1のセッションを行うことができます。ミーティングへの出席や参加、チャットへのタイムリーな返信など、期待されることを明確に設定してください。
  • プロジェクト管理ツール: (Jira、Asana、Monday.comなど)これらのツールを使用して、タスクの割り当て、期日の設定、進捗状況の確認、パフォーマンスの測定を行います。これらのソリューションは、チームが取り組んでいるプロジェクトの全体像と、タスクレベルの詳細、成果物、期限の両方を提供するのに役立ちます。
  • コラボレーションツール: (MindManager、Microsoft Project、Blackboard Collaborateなど)これらのツールを使用することで、チームワークとコラボレーションを簡素化することができます。例えば、MindManagerでは、チャートやマップを作成してアイデアを記録したり、プロジェクトの進捗を確認したり、タスクの期限を設定したりすることができます。

2. 明確な期待値を設定し、それを実行する

リモートワークとオフィスワークの大きな違いの1つは、いつ、どのように仕事をすべきかという日々の期待です。オフィスでは、すべての社員が決まった時間に出社し、退社し、一日中仕事を続けて自分のタスクを完了することが一般的です。

しかし、リモートワーカーの場合、この方法は必ずしも理にかなっていません。従業員が電話をかけたり受けたりするなど、一定の活動時間を必要とするシフト制の仕事をしている場合を除き、従業員が1日に「記録」した時間数よりも、完了した仕事に焦点を当てるべきです。

従業員は複数のタイムゾーンにまたがっている場合があるため、同僚との時間差が大きくなるように稼働時間を調整する必要がある場合もあります。また、医師の予約や子供の学校・保育園への送迎など、個人的に必要な仕事のために、社員が1日のうちに時間を取れるようにする必要があります。

カレンダーを共有することで、全員の勤務時間を把握し、必要なミーティングの予定を立て、個人的な用事のための時間を確保することができます。チームメンバーは、他のメンバーがいつ空いているのか、会議中なのか、休暇中なのかを知ることができ、誰が空いていて、誰がオフラインなのかを知ることができます。

また、時間外労働、電子メールへのタイムリーな返信、チームの他のメンバーとのコミュニケーション、バーチャルミーティングのエチケットなどについても、期待値を共有する必要があります。

どのようなポリシーであっても、それは明確でなければなりません。例えば、完成した作品の提出方法に関するガイドラインには、使用すべきプラットフォームやフォーマット、提出作品に添付すべき情報などを記載する必要があります。

明確なガイドラインを設定することで、特に明確な構造とプロセスを必要とする分野において、チームが成功するための最良のチャンスを得ることができるのです。

最後に、設定したポリシーは必ず実行してください。特に自分自身については。ポリシーに正しく従わない人には責任を負わせ、自分のガイドラインに従うことで模範を示すようにしましょう(例:チームミーティングで全員がカメラをオンにすることを望むなら、自分もそうすべきです)。

3. マイクロマネジメントを避ける

これまでは、1日のさまざまなタイミングで社員のデスクに立ち寄り、生産性を確認していたかもしれません。しかし、リモートチームのリーダーはそれができません。目で見て確認することができないため、マネージャーは過剰に従業員を管理してしまうことがあります。その結果、従業員はフラストレーションを感じ、信頼されていないと感じ、離職につながる可能性があります。

常にチェックして管理するのではなく、週に一度、各チームメンバーと一対一のミーティングを設けましょう。この時間に、各社員が取り組んでいるプロジェクトに目を通し、どこに助けが必要かを確認します。

緊急性のないチャットメッセージやメールを社員に送る場合は、適度な時間をかけて返信するようにしましょう。チームで共有しているカレンダーを使えば、社員が会議中であるか、個人的な予定で外出しているかを簡単に確認することができます。

また、毎週または隔月でチームミーティングを定期的に実施することで、社員がお互いに仲間に入れてもらい、つながっていることを実感できるようになります。適切なプロジェクト管理ツールがあれば、常に最新情報を求めなくても、各人のパフォーマンスを把握することができます。

在宅勤務の社員がいる場合、彼らに信頼感を与えなければなりません。そのためには、期待値を明確に文書化して伝えることが非常に重要です。従業員が設定した納期や品質基準を守り続ける限り、マイクロマネジメントの必要はありません。

しかし、従業員のパフォーマンスが低下した場合は、より頻繁にチェックを行い、何か障害があるかどうかを判断し、それを克服する方法を検討する必要があります。

4. リモートチームのコラボレーションを促進する

在宅勤務には多くのメリットがありますが、一方で孤立してしまうこともあります。リモートワーカーは、同僚と定期的に会ったり話したりすることがないため、強いチームワークを生み出すのに欠かせない社会的なつながりを失ってしまう可能性があります。

マネージャーは、こうした人間関係を構築する機会を提供する責任があります。従業員が社会的な場で出会い、交流する方法を戦略的に計画する必要があります。

バーチャルミーティングにビデオ会議を利用するのは、そのための一つの方法です。参加者はお互いの顔を見て、ボディランゲージを読み、より強く結びつくことができるので、可能であればカメラの電源を入れるよう社員に勧めてください。

また、バーチャルな「ハッピーアワー」を開催し、最近の成功を祝ったり、打ち解け合うためのゲームをしたりして、チーム育成を図ることもできます。このような楽しいイベントを金曜日の午後に開催することで、仕事と遊びの両方の時間を確保することができ、両者を混同することはありません。

また、週末を早く迎えることができるなどの特典もあります。その結果、仕事への満足度が高まり、勤務時間中のより効果的なコラボレーションが可能になります。

また、このような取り組みを行うことで、従業員を人として大切にしていることが伝わります。自分が大切にされていると感じている従業員は、職場での満足度が高く、定着率や生産性も向上します。

チームとの対話では、従業員の気持ちや懸念に耳を傾ける時間を取りましょう。従業員が組織の中でつながっていると感じ、自分のことを見てくれていると感じれば感じるほど、彼らの生産性や仕事への意欲は高まります。

5. 柔軟でアジャイルなアプローチを採用する

パンデミックは急激な変化をもたらし、それを受け入れる必要があります。リモートチームを効果的に管理する方法を学ぶには、予期せぬ気晴らしに対処したり、コミュニケーション戦略を変更したり、避けられないテクノロジーの不具合に対処したりする必要がありますが、これらすべてに忍耐と柔軟性が必要です。

そのためには、忍耐と柔軟性が必要です。自分に合ったプロセスを見つけられるよう、チームをサポートしましょう。可能であれば、9時から5時までの典型的なスケジュールではなく、社員が最も生産性の高い時間帯に仕事をしたり、必要なことに合わせてスケジュールを調整できるようなシフト制にすることを検討します。

これには、子供の送り迎えや家族の世話などの業務も含まれます。

従業員のパフォーマンスを管理・追跡するための適切な組織ツールがあれば、従業員がいつ何を完了したかを確認することで、簡単に生産性を測定することができます。従業員が期待される仕事を続けている限り、何時間働いているかは問題ではありません。

最も重要なことは、マネジメント戦略がアジャイルで変化に対応できるものであることです。状況によっては計画通りに進まないこともあるでしょうし、特に、より多くの従業員がオフィスに戻ってきたり、新たなロックダウンが実施されたりした場合には、あなたの決定を変更する必要があるかもしれません。

あなたの仕事は、従業員がワークライフバランスを保ちながら、できる限り生産性を高められるようにサポートすることなので、あらゆる方法で従業員をサポートすることに注力してください。あなたとあなたの従業員の双方にとって効果的なリモートマネジメント戦略を開発し、進化させ続けることが、どのような状況下でもあなたのチームの成功につながります。

詳しくは、MindManagerがどのようにしてリモートチームがより効果的に連携できるかを紹介した無料ビデオ(英語)をご覧ください。また、30日間の無料トライアルでは、ご自身でこのソリューションをお試しいただけます。

この記事は、5 steps for effectively managing remote teams | OCTOBER 19, 2021 を翻訳したものです。

MindManagerセールスチーム
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