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効果的な変更管理プロセスの作成:すべてのマネージャーが知っておくべきこと

著者:リアンヌ・アームストロング

新しいソフトウェアシステムに移行する必要がある場合でも、マーケティング戦略全体に焦点を当てる必要がある場合でも、確立された変更管理プロセスに従うことで、スムーズな変革を実現することができます。

組織の変化を管理するのは簡単なことではありません。

それには多くの計画が必要です。コストを最小限に抑え、内部の抵抗を和らげる戦略が必要です。そして、その成功は、ポジティブな結果を促すためにどれだけの努力をしているかに大きく依存しています。

あるマッキンゼーのグローバル調査によると改革のうち通常成功するのは26%にすぎないという結果が出ています。しかし、変化に対して厳格で行動を重視したアプローチをとった組織では、成功率は3分の2以上に上昇したとのことです。

この記事では、シンプルだが実行可能な変更管理プロセスと、部署やビジネス全体で変化が発生する際の合理化のために使用できるテクニックを紹介します。

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変更管理の原則

変更管理プロセスは、最小限のコストで現在の状態から望ましい未来の状態にあなたの組織をシフトさせるように設計されます。あなたのアプローチがより整然としていればいるほど、そしてあなたが取る行動がより的を得ていればいるほど、結果がよりよくなります。

変化のプロセスが100%効果的になることを保証するものはありませんが、調査によると、ある特定の実践法に従うことで、成功する確率が3倍になることが示唆されています。

  • プロセス全体を通して効果的にコミュニケーションをとる
  • 積極的に、そして模範を示して指導する
  • 従業員やチームメンバーのエンゲージメントとエンパワーメント
  • 継続的な改善の環境づくり

多くの企業では、これらのようなベストな実践法が変更管理の中核となる原則となっています。変更管理プロセスを開発する際にこれらを念頭に置いておくことで、重要な改善をより簡単に達成することができます。

5つの重要な変更管理ステップ

ほとんどの組織の変化は、3つのステージで展開します。

変更管理プロセスの第1段階は、現在の構造、戦略、または技術がもはや有効ではないことに気づくときです。

第2段階では、会社が前に進む援助となるか、問題のある状況を回避するのに役立つ解決策を模索し、解決策を決定することを含みます。

第3段階はあなたが作成する変更管理の計画を実行し、監視することを含みます。

これら3つの段階すべて経る5つの主要な変更管理ステップを見てみましょう。

1. 必要な変化を探る

すべての変更管理プロセスは、解決すべき問題や改善すべき点を認識することから始まります。

  • 直面している課題を特定し、組織全体に及ぼす影響を探ります。
  • 市場の状況を評価し、外部要因を調査するためにパフォーマンス指標を検討し、従業員の洞察力を活用して内部要因を明らかにする。
  • 焦点をあてる変化が社員、手順、または技術のいずれかにあるかどうかを判断する。

自社の現状を理解することで、希望する未来の状態に到達するためには何を変える必要があるのかをより明確に可視化することができます。

2. 変更範囲を明記

目標を明確にしたら、変更が必要な範囲を特定し始めることができます。

  • 部門からのフィードバックやデジタル問題解決ダイアグラムなどのツールを活用して、システムの欠陥を探る
  • 変化を起こすために必要な時間的なコミットメントと予算の確保を始める
  • 今後のイニシアチブを「自分のものにする」サポートチームを構築する

ほとんどの変革の成功は、共通の目標に向かって協力し、他の人を巻き込むことに長けた、小規模で熱心なグループによって推進されています。

3. 変更計画を作成する

チームが作成する変更計画では、成功している製品、プロセス、人材の役割が可能な限りそのまま残されていることを確認してください。例えば、コカ・コーラの新しい成長戦略「2020ビジョン」では、会社の経営モデルの変更が求められているかもしれませんが、コア製品はそのままになっています。

  • 具体的にどのような変更を行うべきかを、施策、リソース、スケジュールとともにマップにする
  • 戦略が様々な部門に与える影響を評価し、準備する
  • 利害関係者による計画の承認を得る

継続的なコミュニケーションを優先することは成功のための最良の方法です。MindManager のビジュアル マップ ソフトウェアを使用すると、5 分以内で伝わる変更計画を作成することができます。

4. 変更計画の実施

整然とした方法で変更を実施するには、デザイン・テスト・リピートのアプローチを取り、欠点を確実に検出して対処します。

  • 従業員の準備とトレーニングで学んだ教訓、過去の変更の取り組みを参考にする
  • 計画の展開に合わせて、リーダーや個人がそれぞれの役割に責任を持つようにする方法を見つける
  • メトリクスとデータを設定して使用し、パフォーマンスの結果を分析する

注:クライアント中心のAmazonは、顧客の反応を測定するためにリアルタイムのパフォーマンス指標を使用する方法がわかるまでは、どのチームにも新しい取り組みを開始させませんでした。

5.変更管理プロセスの結果を評価する

計画の実行の一環として継続的な改善を行うと、変化の成果が成功する可能性が高まることをご存知でしょうか?

  • データと測定基準を継続的に使用して、戦略の実施期間中およびその後も戦略の結果を監視する。
  • チームメンバーに、前日の結果と今日の目標について毎日議論させる(そうするチームは、変化を成功させる確率が2倍になる
  • 積極的にフィードバックを募り、オープンにしておく

変革プロジェクトを批判的な観察や意見から遠ざけてしまうのは失敗のもとです。全員が自分の貢献がどのように大きな変化をサポートしているかを理解していれば、変革を成功させる可能性は約6倍になります。

よりポジティブなチェンジマネジメントの成果を促す方法

変化への抵抗は、組織内では普通のことであり、変化管理プロセスにおける最大の障害となっています。そのため、変革の実現に関わる人々に焦点を当てることが重要です。

例えば、コミュニケーションやリーダーシップなど、特定の変更管理の要件が存在する主な理由は、ポジティブな成果を最大化しながら、職場の調整に対するネガティブな反応を最小限に抑えることができるからです。

そのための要件とすることで、成果を向上させ、個人のモチベーションを高めることができます。

  • 変更管理プロセスを一度にすべて実施するのではなく、段階的に実施する
  • 変化に伴う影響について、透明性のあるコミュニケーションを実践する
  • チームメンバーをサポートし、見たい変化行動を積極的にモデル化する

ここでは、これらの目的を達成するのに役立つ変更管理のテクニックをいくつか紹介します。

  • 参加を呼びかける:計画の設計から実施の様々な段階に至るまで、変更管理プロセスのあらゆる側面にチームメンバーに参加してもらうと、部署やビジネス内での抵抗をより効果的に乗り越えることができます。
  • 全員に参加してもらう:レポート、電子メールでのコミュニケーション、グループでのプレゼンテーション、1対1のディスカッションなどを利用して、なぜ変更が必要なのか、提案されている変更がどのように見えるのかについて、変更前と変更実施中の両方で全員に情報を提供します。
  • 実践的なサポートを提供する:チームが変化を可能な限りシームレスにするために必要なトレーニングやリソースを確保することに加えて、質問に答えたり、発生した場合のストレスを軽減したりするために、自分自身が利用できるようにすることで、個別のサポートを提供します。また、コールセンターでも工場の現場でも、あるいはその両方でも、変化が活発に起こっている場所に時間を割くことをお勧めします。

変更管理プロセスを誘導しながら組織を前進させる最善の方法は、継続的な改善の哲学に則り、MindManager のような柔軟なマッピング ソフトウェアを使用して、知識、戦略、およびトラブルシューティング システムを開発および強化することです。

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