ぜひ、Lean Six Sigmaホワイトペーパーをダウンロードください!

プロジェクト管理(MP4PM)のためのマインドマップ-はじめに

著者:マルクス・コップコ、MP4PM 創設者

PMBoKガイド®の知識エリアとプロセスおよびプロセスグループに準拠した
マインドマップの使用方法を詳細に説明していきます。

まずは、プロジェクトマネジメントの歴史に触れることから始めましょう。

私たちは何世紀にもわたってプロジェクト管理を知っており使用してきました。歴史家の多くはこの手法の始まりをエジプトのピラミッド建設の時とします。あるいは、その始まりをもっと早くから始まったと見ています。いずれにしても、プロジェクト管理は何世紀にもわたって発展してきました。プロジェクト管理は現代社会のますます増加する複雑さに対処する必要に迫られました。

20世紀の半ば頃、NASAを中心とした米軍が、プロジェクトマネジメントの方法論の開発の原動力となりました。

少し後には、大規模なエンジニアリング会社や建設会社が、大規模な予算や時間管理されたプロジェクトを管理するために、プロジェクト管理の原則とツールを使用し始めました。

この頃、プロジェクトマネジメント協会(PMI)が設立され、その後まもなく、製品管理方法論のベストプラクティスをまとめた「プロジェクトマネジメント知識体系(PMBOK®ガイド)」が出版されました。PMBOK®ガイドは、瞬く間に世界的に認知され、ANSI規格となりました。

「MP4PM」と題したこの新シリーズでは、PMBoKガイドに記載されている知識エリアとプロジェクト管理プロセスに100%沿ったマインドマッピング(特にMindManager)ベースのフレームワークを紹介します。

しかし、まず最初に、マインドマッピングがなぜ一般的な情報管理に優れたツールなのか、そして具体的にプロジェクト管理にどのように役立つのかを見てみましょう。

マインドマップは、アイディアや情報を視覚化するための方法です。地理的な地図が人々がどこに向かっているのかを確認し、障害物を特定して回避するのに役立つのと同じように、マインドマップは人々がアイディアを解釈し、情報を接続し、依存関係、接続、リスクなどを特定するために情報を管理することを可能にします。

マインドマップの利点とメリット

マインドマップは強力なテクニックであり、その利点はたくさんあります。

  • 各アイディアの相対的な重要性はいかに中心に近いかで明確に示されます。それによりメインのアイディアが明確なります。
  • 主要な概念と概念の間の接続は互いの距離そして関係から明瞭です。頭もまず鍵となる概念から、それらがつながり、統合していくことを理解します。マインドマップも同様に、想起とレビューがより速く、より効果的になることを意味します。
  • マインドマップの特徴として、新しい情報を簡単に追加することが可能です。
  • 各マインドマップには独自のパターンがあり、それはさらに想起を助けます。
  • マインドマップのオープンエンドな特徴により、頭も簡単に新しい刺激的な接続を行うことができ、それは、創造性への大きな助けとなります。

練習することでマインドマップがあらゆる思考状況であなたの最高の状態になるのを補助することがわかっていただけると思います。ここでは、様々なユースケースに関連したマインドマップの利点の概要をご紹介します。

これらのユースケースやメリットを見ていると、「そうか、プロジェクトマネジメントにも多いんだな 」と思うでしょう。答えは「イエス」です。

プロジェクトマネジメントは、情報を収集し、管理し、伝えることがすべてなので、マインドマップはこれらの作業に完全に活用できます。しかし、そうすると、「えっと、でも、これだけの事務作業……しかも、メモされていたら、どうやって情報を整理し直せばいいの?」と思うかもしれません。と思ってしまいますよね)。

そこでマインドマップソフトの出番です。マインドマップの原理に基づいたツールです。MindManager のようなマインド マップ ツールを使用することは、次のセクションで説明するように、多くの利点があります。

プロ仕様のマインドマップソフトを使うべき理由

マインドマップソフトウェアの利点は沢山ありますが、あなたのニーズや優先順位に応じて様々です。一般的には、以下の6つのカテゴリーに分類されます。

1. 考えた通りに他人を動かすことができる

マインドマップソフトウェアを使用すると、自由な形でアイディアをブレインストーミングして収集し、構造や深みを加えることができます。ドラッグ アンド ドロップでの編集やマーカーを使って、順序をつけたり、アイディアをつなげたり、コンセプトをテーマにまとめたりすることができます。添付のテンプレートを使えば、重要なプロジェクトを明確にすることができ、完成したマップはより効果的なコミュニケーションの方法を提供してくれます。

2. 情報の過多を軽減

マインドマップソフトウェアを使えば、アイディアや情報を一つのビューで整理できるので、つながりを確認したり、素早く結論を導き出すことができます。添付ファイルやリンクを使って、コンテンツが豊富な情報マップを簡単に組み立てることができ、異なるアプリやブラウザを飛び回らずに情報を処理することができます。Microsoft Outlookからタスク、電子メール、連絡先をマインドマップにインポートして、ワークライフをよりよく整理することもできるかもしれません。

3. ビジネス、戦略、プロジェクト計画の構造化を支援

マインドマップソフトウェアは、重要なビジネスプロセスや意思決定を推進するための情報を整理するための詳細な機能を提供します。より高度な機能としては、ガイド付きブレインストーミングツール、2×2分析ビュー、予算編成・予測ツール、後ほど詳しく説明する多数のプロジェクト管理機能などがあります。

4. コミュニケーションを向上

マインドマップの視覚的なフォーマットなら、全体像を表示し、必要に応じてドリルダウンして詳細を表示することができます。議論のメモやフォローアップのためのアクションアイテムをコンテキストで素早く記録することで、会議を改善します。優先度マーカー、シンボル、埋め込み画像を使用して、最も重要なポイントを強調表示できます。

5. 既存のツールとの連携

マインドマッピングソフトウェアは、Microsoft Word、Microsoft PowerPoint、Microsoft Excel、Microsoft Outlook、Microsoft Project、Apple Keynoteや Pages などの Microsoft や Apple の生産性アプリと連携できます。個人は自分の仕事をマッピングし、最終的な報告書や提案書を最適な形式で公開することができます。

6. 組織全体で使用可能

Microsoft SharePointとの統合を提供する価値を拡張する Enterprise 版を持っている可能性がありますが、マインドマッピングソフトウェアにより集合的な情報管理とコラボレーションを可能にします。Enterprise 版の人々と組織全体でこれを使用することができます。
直感的なビジュアルフレームワークで情報をキャプチャして整理し、編集可能なマップを共有することで、チームで問題を解決し、戦略の優先順位をつけ、プロジェクトを計画し、情報を一緒に処理できるようになります。

プロジェクトマネジメントにマインドマップを活用する6つのメリット

一般的なマインドマップとそのソフトウェアを使用することの利点を見ました。我々は、プロジェクト管理のためにそれらの組み合わせて得られる利点に焦点をあてていきましょう。

成功したプロジェクト管理は、期待とコミットメントの効果的な管理に依存します。マインドマップの方法論とツールを使用すると、プロジェクトが目標と期限を達成するかどうかを決定する意思決定とトレードオフについて、チームの整合性を保つのに役立ちます。目標の定義、課題の優先順位付け、利害関係者の意見の収集、要件の検証を行い、プロジェクトの青写真を作成します。

1. 目標の可視化

目標を明確に定義し、課題に優先順位をつけることは、チーム全体からのインプットを得ることを意味し、より重要なことは、チーム全体の賛同を得ることです。マインドマップは、プロジェクトチームにブレインストーミングのための仮想ホワイトボードを提供し、あらゆるアイディアや懸念事項を浮上させ、カタログ化することができます。マインドマップは、チームが視覚的に考えるのに役立つので、成果物を素早くレイアウトしたり、計画のギャップを特定したりすることができます。

2. 要件の検証

要件を適切に検証することは、プロジェクトを成功させるための最初のステップの一つです。参加を促す形式で、利害関係者の意見を迅速に収集する。トピックを視覚的に並べ替えたり、並べ替えたり、詳細を確認するためにドリルダウンしたり、優先度の高いマーカーを使用して本質的なトレードオフの議論を誘発したりして、決定事項を検証します。

3. リソースの管理

マインドマップを使用して詳細なプロセスマップを作成し、リソースをインテリジェントに割り当て、依存関係を特定します。マインドマップは、関係者全員が全体像とすべての詳細をコンテキストで確認するのに役立ちます。必要に応じて、Microsoft Projectや他のMicrosoft Office製品、または柔軟性の高いHTML5フォーマット(どのWebブラウザでも開くことができます!)に直接エクスポートすることができます。

4. 調整と最適化

スケジュールやリソースが変更された場合、迅速に調整を行うことができます。タスクロールアップ機能は、割り当てや依存関係の変更による全体的な影響を表示するので、誰もがスケジュールや予算の意味合いを理解(対応)することができます。統合されたガントチャートは、スケジュールのタイムラインビューを提供します。

5. 予算決定

プロジェクトのマインドマップで、優先順位やスケジュールと一緒にプロジェクト予算を作成して管理します。ほとんどのプロフェッショナルなツールには、マップ全体に数式をすばやく設定したり、数式エディタを使用してより高度な計算を追加したりする機能が備わっています。計算式の範囲内にトピックをドラッグしたり、範囲外にトピックをドラッグしたりして、「もしも」の分析を行い、計算を即座に調整できるようにしておきます。

6. 準備をしておく

ほとんどのプロ仕様のマインド マッピング ツール (MindManager など) では、プロジェクト マップ テンプレートと、プロジェクトの憲章、計画、ステータス、およびタイムライン を作成するための事前に作成されたマップ トピックを使用して、迅速にプロジェクトを開始することができます。

プロジェクトを作成したら、作業中のマインドマップをカスタム テンプレートとして保存して、今後の作業の指針とすることができ、次のプ ロジェクトの開始に必要な時間を短縮することができます。

MP4PM – プロジェクト管理のためのマインドマップ」フレームワークの紹介

Introducing MP4PM - 1

結論として、これはまさに私達が私達の「MP4PM -プロジェクト管理のためのマインド・マッピング」の取り組みで提供したいと思うものであり、PMBoK®ガイドに100%沿ったプロジェクト管理プロセスおよびすべての関連するITTOs (Inputs; Tools & Techniques; Outputs)をすべてカバーします。

このフレームワークを使用すると、プロジェクトテンプレートを自分で構築する必要がなく、そのまま使用し、自分のプロジェクトや組織に関連したカスタマイズすることができます。PMBoK®ガイドのプロセスを特定のプロジェクトのニーズに合わせて調整することは、PMBoK®ガイドを日々のプロジェクトに適用している間の重要な作業であり、次のPMBoKガイドの次期版ではさらに重要になりますが、PMIのプロジェクト管理哲学に依存していなくても、マインドマップを使えば非常に簡単になります。

Introducing MP4PM - 2

MP4PMとは?

上で、私がマインドマップがプロジェクトマネジメント全般に有益であると考える理由を説明しました。

私は、マインドマップがプロジェクトマネージャーの日々の業務を楽にし、効率化する上で大きな助けになると確信しています。

マインドマップの専門家チャック・フレイ氏の調査によると、例えば、マインドマップソフトウェアのユーザーは、生産性が平均25%上昇したと考えているそうです。

マインドマップは組織全体で使用されています。

  • 生産性の向上
  • 会議の強化
  • 提案のための要求(RFP)を簡素化
  • 知識エリアの概要
  • プロジェクト管理の最適化
  • コラボレーションとコミュニケーションの改善
  • その他多く

さらに、ツールでサポートされたマインドマップは、PMBoKのガイドプロセスやITTOのすべてを完璧にサポートすることができると信じています。そして、これはまさに「MP4PM – プロジェクト管理のためのマインドマップ」で実現したいことです。
この記事のヘッダーの映像は私達が「MP4PM」内の49のPMBoKガイドプロセスのそれぞれのために持っているようなサンプルプロセス地図を示しています。

これは記事シリーズの最初のポストである。今後の各記事では、PMBoKガイドの10の知識エリアのうちの1つを紹介します。

  1. プロジェクト統合管理
  2. プロジェクトスコープ管理
  3. プロジェクトスケジュール管理
  4. プロジェクトコスト管理
  5. プロジェクト品質管理
  6. プロジェクトリソース管理
  7. プロジェクト・コミュニケーション・マネジメント
  8. プロジェクトリスク管理
  9. プロジェクト調達管理
  10. プロジェクトの利害関係者管理

Introducing MP4PM - 3

 

MP4PMの特徴

MP4PMを作成する際には、使用するすべてのマップやツールをサポートすべき、いくつかの主な機能を念頭に置いていました。これらの機能はすべて、毎日のプロジェクト管理の実践の文脈で不可欠なものです。

以下の記事では、これらの機能の最初のいくつかを紹介します。

  • アイディアファイル:「MP4PM」マインドマップは、あなたのプロジェクトに関連するアイディアを収集し、保存するための理想的な場所です。さらに、別のマインドマップをあなたのマスターアイディアファイルとして維持します。
  • プロジェクトの目的:「MP4PM」マインドマップを使用して、プロジェクトの目的をリストアップし、常にその目的に焦点を当てられるように、プロジェクト遂行中は手元に置いておきましょう。。
  • マイルストーン:プロジェクトのマイルストーンを定義し、プロジェクトの主要な要素の進捗状況を「MP4PM プロジェクトダッシュボードマップ」で追跡します。
  • 質問:「MP4PM」マップは、プロジェクトのスコープについてすべての質問のリストを作成するための優れた場所です。

さらに一歩進んで、『PMBoKガイド』に示されているプロセスやITTOだけでなく、プロジェクト管理に役立つ追加のマップやツールを提供します。

その一例として、以下のような「Know Your Sponsor(スポンサーを知ろう)」マップがあります。画像をクリックすると、このマップのインタラクティブなオンライン版にアクセスできます。

Introducing MP4PM - 4

 

著者について

マーカス・コプコ氏は、20年以上のマネジメントとリーダーシップの経験を持ち、その中には18年以上のプロジェクトマネジメントとプログラムマネジメントの経験も含まれています。ITサービスとアウトソーシングの分野でプロジェクトマネジメントの成功を証明し、60人以上の管理職と非管理職の直属の報告チームや、請負業者、ベンダー、経営者、外部コンサルタントを巻き込んだプロジェクトチームを率いてきました。

彼の重要な目標とモチベーションの一つは、PMIのプロジェクトマネジメント哲学とPMIベースのプロジェクトマネジメント手法を会社や日々の業務で実践することです。この熱意を皆さんに伝えたいと思い、MP4PMを作成しました。

この記事は、Mind Mapping for Project Management (MP4PM): An Introduction を翻訳したものです。

今すぐトライアルを開始