問題解決とは何か、なぜそれが職場で重要なのか

ビジネスのプロとして頼りにされると、解決すべき新しい問題が尽きることがないということです。ありがたいことに、職場での困難な状況や予期せぬ状況への対応、複雑な組織的課題の解決など、私たちは誰もがビジネス上の問題解決能力を身につける必要があります。

問題に生産的に取り組むことができるようになるための一番いい方法は最初から始めることです。結局、問題解決とは何かを理解し、それがあらゆる組織で果たす重要な役割を理解すればするほど、職場での問題解決スキルを向上させることが容易になります。

取り組んでいきましょう。

問題解決とは何か？

障害物、不具合、挫折など、問題は私たちの日常生活の一部です。良いニュースは、私たちの脳は複雑なシナリオを推論したり、これまでに経験したことのない状況で計算をしたりすることに優れているということです。つまり、私たち一人一人が問題解決能力に長けた人間になるように仕組まれているということです。

ヒントは、その生得的な能力をどのように活用し、それを意図的かつ実践的な方法で適用するかを学ぶことです。

問題解決の定義としては、難しい問題や複雑な問題の解決策を見つけることが挙げられます。しかし、実際には、職場での問題解決は、それよりも少し首を突っ込むものになります。

例えば、以下のような様々なツール、テクニック、リソースの使用が含まれます。

• 何がうまくいっていないのかを特定
• なぜうまくいかなくなるなるのかを把握
• それを修正するための最良の行動のコースを決定

しかし、一つだけ確かなことは、ビジネスや職場の問題をうまく解決することが不可欠であるということです。効果的な問題解決は、成長を促す価値を生み出すだけでなく、インパクトのある意思決定と密接に関連しています。

ビジネス問題解決のメリット

実際的に言えば、問題解決は、プロセス、製品、システムを改善する絶好の機会を提供します。

困難に冷静に向き合い、意図的に対処することを学ぶこともできます。

• 自信を高める
• 回復力を高める
• 貴重な批判的思考力を身につけることができる

乗り越えられないと思われる障害物に直面したときに問題解決のスキルを適用すると、視点を変えて潜在的なハードルを別の方法で見る訓練になります。

また、問題に対処するための複数の選択肢を検討することにも慣れ、自分の進むべき方向性に自信を持つことができます。

チームで問題を解決する

チームとしてのビジネス上の問題解決は、積極的なコラボレーションにより、個人レベルとグループレベルの両方で良いことが起こる傾向があるため、さらに幅広いメリットがあります。

例えば、以下のようなことが挙げられます。

• チームベースの問題解決は、新しいアプローチやアイデアを探求する際に、内蔵されている意見箱を持っているのと同じようなものです。
• 各チームメンバーの批判的思考スキルが進化すると、問題解決プロセスの集合体に新鮮な洞察力をもたらし、「三人寄れば文殊の知恵」という古くからの格言を裏付けます。
• また、チームで問題を解決することで、一人がパズルを解くことを任されているときにありがちな、個人的なリスクやリスクを軽減することができます。同じ問題を共有すると、リスク感が分散され、個々のチームメンバーが特別視されていると感じることが少なくなります。

グループで問題を解決した場合、不合理な解決策や偏った解決策にたどり着く可能性が低くなるだけでなく、その解決策を実行するために割り当てられたチームメンバーは、その成功により多く投資したように感じるようになります。

職場で問題解決能力を高めるべき理由

問題解決能力を向上させることは、物事を分析して推論する脳の自然な能力を最大限に活用するのに役立ちます。

平均的な職場では、多くの問題解決スキルが活躍していますが、そのすべてが、見落としを修正したり、対立を解決したり、予期せぬ障害に対処したりする能力に貢献します。

ここでは、職場での問題解決スキルの一般的な例と、それを向上させるためのヒントをご紹介します。

1. データ収集

問題の原因を突き止めるには、関連するデータを収集することが重要です。同僚との効率的なコンサルティング、オンラインリサーチ、チームでのブレインストーミングは、いずれも貴重なデータ収集スキルです。

2. アクティブリスニング

純粋に支援的、共感的な方法で聞くのとは対照的に、アクティブリスニングでは、相手の言っていることに完全に集中することで、内容を理解し、それに応じて反応し、後で何を言われたかを思い出すことができます。

3. トラブルシューティング

収集したあらゆるデータや人間の入力を利用して状況を分析し、トラブルシューティングする能力は、問題の核心を掘り下げ、潜在的な解決策を精査するために不可欠です。

4. ブレインストーミング

ブレインストーミングは創造的な思考、革新的な考えの生成および問題解決と同義になりました。ブレインストーミングの会議が生産的であればあるほど、あなたのグループは質の、実行可能な解決のリストをまとめられる可能性が高くなります。

有効な意思決定が有効な問題解決の貢献者、そして副産物の両方であることは興味深いことです。

例えば、分析能力や他の問題解決スキルを磨けば、必然的により良い意思決定ができるようになります。あなたの意思決定プロセスが効率的になればなるほど、様々な板挟みのなかで最も有望な解決策を発見し、行動することができるのです。

シンプルな問題解決のシナリオ

職場での問題解決をより快適に行えるようになると、全員が恩恵を受けることができることは明らかです。問題解決のスキルが役立つ状況の例として、以下のようなものが挙げられます。

• 顧客の技術的な問題を解決する
• 生徒のテスト成績を向上させる
• 店頭商品の盗難を減らす
• マーケティングの到達度を高める

しかし、ここで興味深いことがあります これらの状況では、解決すべき問題があることは明らかですが、その問題の正確な性質はそれほど明らかではありません。

例えば、生徒の場合、なぜ生徒の成績が悪いのかを理解するためには、追加の情報が必要になります。そうすることで初めて、最適な解決策を見つけ、望ましい学習成果を達成するための手順を踏むことができるようになります。

ここでは、その考え方を実証するための簡単なシナリオをご紹介します。

新規顧客をタイムリーに獲得することは、顧客対応戦略の重要な部分です。
しかし、数週間前にアレックスを採用して以来、新入社員研修は必要以上に時間がかかり、
チームメンバーから不満の声が上がっています。

このシナリオの問題は、チームがクライアントの新入社員研修の目標を達成できていないことにあることがわかりますが、重要なのは何が原因で滞留になっているのかを明確にすることです。

アレックスには時間管理の問題があり、そろそろ後任を探す時期だという結論に至るかもしれません。しかし、ビジネス上の問題解決でよくある間違いの一つは、すぐに解決策を見つけようとすることであるため、最終的に不要だと判明したり、実行可能な解決策を提供しない解決策に時間とリソースを浪費することになりかねません。

そうではなく、問題解決のスキルを発揮する時が来ました。

データ収集とトラブルシューティングを使って、新入社員研修のボトルネックを特定して明確にし、アレックスの視点から状況を解釈するために積極的に耳を傾けることで、問題の真の原因が自分が考えていたものではないことがすぐにわかります。

実際には、採用プロセス中の管理上の見落とし（これも解決しなければならない問題です！）により、アレックスは新規顧客の新入社員研修を効率的に行うために不可欠なビジネスプロセスマップを知らず、アクセスすることができませんでした。必要なリソースを提供してしまえば、アレックスがスピードを上げるのに時間はかかりません。

熱心な問題解決者のチームがいても、最善の方法を見極めるのは容易ではありません。そこで、汎用性の高いマインド マップ ソフトウェアが役立ちます。

MindManager は、問題解決プロセスを完全にサポートする視覚的なフレームワークを提供するだけでなく、理解度を向上させ、より創造的な解決策を鼓舞し、あなたとあなたのチームが問題解決スキルを拡大すると、可能な限り最高の意思決定を行う能力を高めることができるのです。

この記事は、Problem solving: what it is, and why it’s important in the workplace | LEANNE ARMSTRONG | JUNE 30, 2020 を翻訳したものです。