はじめてのリモートワーク－うまくやる7つの方法

著者：カレン・ウィルソン

Covid-19の拡散で多くの企業が突然リモートワークに移行したことと思います。個人的には自宅で仕事をするのが好きですが、いつもオフィスに行くことに慣れているのであれば調整が必要です。リモートワーク初心者のためのいくつかのアドバイスをまとめました。

まず、その詳細に入る前に、私のお気に入りのメリットについて話しましょう:

• 短い通勤時間
• コーヒー、スナック、飲料の選択肢
• ガソリンや公共交通機関の交通費の節約

悪くないでしょう。

もちろん、リモートワークが予期していなかった日常生活であれば、これらのメリットは最初に思いつくことではなかったかもしれません。これらのメリットとあなたが発見する他のメリットで、移行が容易にすむことを願っています。

1)オフィスに行くかのようにスケジュールを守る

毎日最初の会議の5分前にベッドから抜け出し、髪を整え、上はちゃんとした身なり、でも下はパジャマのままというのは簡単なことです。しかし、肉体的にもちゃんとしないと精神的に仕事モードに入るのは難しいことに気が付くでしょう。起きて、服を着て、おいしい朝食を食べましょう。そうして仕事を始めることで、注意力が維持され、集中もできるでしょう。

一日を通して短い休憩をスケジュールして、何時間も机にかじりつきにならないようにしましょう。水を取りに行ったり、洗濯機に洗濯物を投入し、あなたの脳が数分間他のことに集中できるようにしてください。アラームとリマインダーを設定して時間の意識を忘れないようにもします。毎日の昼食の時間をブロックして、食事の時間を確保しましょう。

最後に、あなたの仕事を終える方法を見つけ出します。鞄にものをしまって自宅に向かうのと同じことです。私にとっては「仕事を終える」前に、次の日の業務の優先順位を決めるために数分を費やしています。オフィスにいるのと同じように忙しい日はあるものと思います。ルールとしてルーチンを確立し、忙しい日は例外としなければなりません。

2)仕事のためのスペースを家に設ける

これは不要不急の外出が制限され、お店に行けなくなっているときに急遽在宅勤務がはじまった今では難しいかもしれません。少なくとも機能的な机と快適な椅子が静かな空間に設置されていることが理想的です。しかし、オフィスやスペースがなく机が置けない場合、次に良いことは、地面に足を平らに置くことができる椅子とテーブルです。

重要なことは、あなたのスペースを確保することです。あなたの家を共有する人とあなたのニーズを伝え、あなたが働いているときと、そうでないときを理解できるようにします。私はオフィスに看板をかけているので、同僚は私が「集中モード」なときを知っています。あなたが考えたり会議のために静かな時間が必要な場合は、自宅でも同じことができます。

3) 必要な機器が手元にあるか確認

おそらくノートパソコン、そしてモニターをお持ちでしょう。インターネット契約内容に十分なデータ量と十分な速度があることをインターネットサービスプロバイダ(ISP)に確認して、超過料金やネットワーク品質の問題を回避してください。Wi-Fi に頼っている場合は、接続の切断を避けるために、仕事場に十分な強度の信号がきていることを確認してください。

次に、役に立機器をいくつか紹介します。

• モニター － 小さなノートパソコンの画面でよりも簡単に作業できます。
• マイク/ヘッドフォン－ 電話会議がやりやすくなります。
• プリンター－必要な場合は買ってもらいましょう。
• タブレット– 紙(およびプリンタ)の使用を排除するのに最適です。

4)自宅作業するために必要なソフトウェアを持っているか

ほとんどの場合、あなたはすでに業務で使用しているので持っているものと思います。ビデオ会議アカウント (WebEx、Zoom、Microsoft Teams) がない場合は要求すべきです。コラボレーション チャット ツール (Slack、Microsoft Teams) は、どこにいても迅速なメッセージを送信する場合にも非常に便利です。

オフィスでの仕事から自宅での仕事に移行することは精神的な調整が必要で、時にはタスクの管理、整理、優先順位付けを支援するツールが必要になることがあります。MindManagerでは、あらゆるトピックについて包括的に考える便利なマップに加えて、日常業務の整理、優先順位付け、管理も行うことができます。

以下は、MindManager でのプロジェクト管理ダッシュボードの外観の例です。このマップを使用すると、「やること(To Do)」 リストの一元化、関連ドキュメント、Web ページ、電子メールへのリンク、タスクの進捗状況と期限を追跡できます。関連するすべての情報を一ヶ所に保存することで、ドキュメントの検索に無駄な時間を省き、期日までに必要な作業内容を簡単に優先順位付けできます。

5)集中できる環境をつくる

気が散らず集中力を高めるのに役立つ環境づくりに積極的に取り組みましょう。作業に必要ない注意を引くサイトへのアクセスをブロックするブラウザー拡張機能を追加します。

音楽を聴くことが集中するのに役立つ場合は、思考時間にすぐに利用できることを確認してください。あるいは、他の周囲の騒音で気が散ってしまうのを減らすために、ホワイトノイズが必要な場合があります。

時々、私は自分自身に物事を成し遂げるためのご褒美を設定します。私は嫌な仕事をこなさなければならないときに、これは特に便利だと思っています。一定の時間働くか、特定のタスクを完了することを自分自身に約束します、そしてそれが、追加の15分休憩、または昼食時のチョコレートになるのです。タスクを完了するのに役立つのならそれはそれで素晴らしいことです。

6)バーチャルでも同僚と人間関係を構築

多くの人々が自宅で働いている理由を考えると、これまで以上につながりを保つことが大切です。同僚との関係づくりに意識しましょう。同じオフィスにいないということは、リモートワークで働くものは何が起こっているのかを多めに伝え、同僚がメッセージを受け取り、応答できることを再確認する必要があります。

これらのツールを使用すると、上司、チームメイト、その他の同僚との作業の迅速なやりとりが可能になり、コミュニケーション手段をオープンに保ち、チーム間の親密な関係を維持できます。

そして、社会的になるために時間を取ることを忘れないでください。オフィスでは、週末に見た番組や映画の最新エピソードについて話すことがあるかと思います。お互いに顔を合わせてないからといって、一緒に働くことの個人的な側面を軽視しないでください。

7)自分の健康を優先

節約した通勤時間を健康に焦点をあてましょう。家でも集中度とエネルギーレベルを改善する方法はたくさんあります:

• 5~10分の散歩
• スナックを買いに行く(準備され、テイクアウトできるもの)
• 30分間運動する

オフィスで働きながらお弁当を用意していた場合は、習慣を守り家でも準備してください。準備ができていれば時間を節約し、業務中の考え事がひとつ減らせます。

リモートワークの鉄則(特にはじめての場合)

働いている場所に関係なく、誰もが時間の100%生産的ではありません。邪魔が入らず(もう一つの大きな利点)でより多くのことをできる日もあれば、それほど生産的ではない日もあります。自分自身、そして、他人にも現実的な期待値を設定しましょう。そして、あなたが一番うまく働けるよう見出すため自分にやさしく接してください。

この投稿は、New remote worker? 7 ways to set yourself up for successを翻訳したものです。