著者：ブレンダン・マコネル
プロジェクトがより複雑になるとプロジェクトマネージャーは、より一層責任を果たさなければならなくなり、チームの意識統一を図り維持することがますます困難になっています。
その結果、チームによる共同作業の手法は、視覚化とスピードをプロジェクト管理の主題に置く技術主導のソリューションに変わってきています。この記事では、プロジェクト管理者が直面する課題のいくつかと、プロジェクト管理をやり遂げ、成功させるのにビジュアルな共同作業がどのように役立つかについて説明します。
チームの連携に関する課題
プロジェクトマネージャーには、ビジネスのさまざまな分野のグループから集まったチームがつくられます。チームがひとつに集まるのは初めてなので、PMは即座に克服しなければならない多くの障壁に直面します。
- 従業員はチームに加わりたくないかもしれません
- 従業員はお互いを知らないかもしれません
- 従業員は何を期待されているかを理解していないかもしれん
PMはプロジェクトが開始する前からチームの意識統一について考えています。これらの障壁を乗り越えるには時間がかかります。しかもそれは、プロジェクトの開始にあたってやることだらけでPMが時間が取れない時にやってくるのです。
- 特定および分析が必要な利害関係者
- 確認が必要な要件
- 作業分解構造の作成
- 見積もり、スケジュール、開発計画の作成
これらの項目は、プロジェクト チームが納期を守るためにすぐに開始する必要がありますが、チームの意識統一の障壁を乗り越える時間はあまりありません。
従来、PM はこの問題を解決するために 2 つのアプローチのいずれかを取ってきました。
- 電子メールまたは共有ドキュメントを使用して、各チームメンバーから個別の入力
- 各主要プロジェクトのグループセッションを開催し、全員で作業分解構造の作成
これらのアプローチの両方とも、明らかに問題があります。
1では、個人が簡単に離脱でき、共同詐欺用や実際のチーム一体化はありません。
2 では、チーム メンバーが必ずしも同じ場所にいるわけではありません。全員が同じ部屋にいない場合、ホワイトボードによるハンズオンのセッションのメリットを得ることはできません。また、ホワイトボードや付箋紙によるよい会議が行われたとしても、残っているのは会議で行われたものの静的なスナップショットであり、その文脈だけでは意味をなさない可能性があります。アイディアを進化させる余地はなく、瞬間的なチームによる共同作業は維持されません。
ビジュアル共同作業がどう役に立つのか
なぜ付箋紙がこのような効果的なブレーンストーミングツールなのか疑問に思ったことはないでしょうか?
それは、人々が対話できる視覚的な手がかりを提供するからです。グループ化、再配置、廃棄などをすることができます。チームメンバーは参加する意欲が高まり、アイディアやアクションをより明確にできます。
文章だけでは太刀打ちできないビジュアル 共同作業の主な利点を次に示します。
- ビジュアル共同作業は、より多くの情報を伝え、関係性を作成し、一見切断されたわずかのデータに脈絡を追加することができます。
- グループの他の部分では理解できない可能性のある「専門用語」または専門知識を減らすことで、ビジュアル共同作業は情報のアクセスを容易にします。
- 概念を説明するために何百もの言葉を発するよりもビジュアル共同作業は速く簡単です。ただ、図を描くだけで軌道に乗ります。
- プロジェクト チームが共同作業を行う必要がある情報のほとんどは、本質的に視覚的なものです。表計算、フローチャート、プロジェクト計画など、最終的な結果はビジュアルなドキュメントです。であれば、はじめからビジュアルな方法でそれらを作成してみませんか?
最終的な結果は、より緊密な共同作業、より明確な意識統一、共通の目標に向かって取り組むチームです。そして、もっとも重要なことはチームは納期に間に合うように集中させるべきで、これらは素早く行わなければなりません。
ビジュアル共同作業では、チームの構成に応じて、いくつかの異なる共同作業のためのソフトウェアが必要になる場合があります。Skype や Microsoft Teams などのビデオ会議ソフトウェアと、チームが生成したアイディアを収集し、タスクに従事させるビジュアルなプラットフォームが必要になるでしょう。一緒に、ビジュアル共同作業の利点を活用する強固な仮想共同作業会議を開催することができます。
ビジュアル共同作業をはじめましょう
ビジュアル共同作業をあなたの次のプロジェクトに展開する方法の詳細については、「ビジュアルツールを使ったプロジェクトチームの協同作業とは？絵は言葉よりも多くを語ります」の資料もあわせてお読みください。
この資料では、ビジュアル協同作業の実際の仕組みについて、次のように説明しています。
- チームが地理的に分散している場合にビジュアルな会議をする方法
- ブレーンストーミングを始める前にチームを知るための視覚的テクニック
- 重要な情報を収集し、それを実行可能なタスクに変換する手法
- プロジェクトの主要な関係者にコンセプトやアイディアの提示
- プロジェクト全体で情報と作業の管理
- 情報とタスク一覧を維持し、要件とタイムラインの予期せぬ変更に適応可能な状態を維持
- ビジュアルな協同作業を活用して、個人の生産性を向上させ、チーム メンバーの生産性も向上
ビジュアル協同作業が次のプロジェクトで革新になる方法の詳細については、資料をダウンロードしてください。資料は無料です。
この投稿は、Achieving True Team Alignment with Visual Collaborationを翻訳したものです。
