業務プロセスとは、目的を持った組織的な目標を持ち、非常に具体的で、一貫した結果をもたらすあらゆる活動のことです。業務プロセスには、業務的なも の、管理的なもの、支援的なものがあります。
業務プロセスとは、組織の製品やサービスを開発し提供するなど、収益を生み出し、顧客に価値を提供する中核となる活動です。管理プロセスは、目標指向で、タスクの調整、従業員のトレーニング、予算編成、チームの動機付けなど、業務を推進するプロセスです。
支援部門は、製品やサービスとは直接関係なく、組織内の円滑な運営を支援するものです。経理、人事、ITなどの部門は、すべて支援プロセスの例です。
業務プロセス改善（BPI）は、企業のリーダーが組織のプロセスを分析し、その正確性、効率性、有効性を向上させる方法を特定することを支援します。例えば、業務手順や従業員のスキル、利用可能な技術などを改善・追加する機会を特定することで、より効率的なワークフローを実現し、ビジネスの成長を促進することができるのです。
業務プロセス改善の第一の目標は、公式・非公式な組織プロセスのパフォーマンスを向上させることです。ボトルネックや非効率性など、プロセスに関連する問題を特定することで、組織は次のようなことを実現することができます。
- 冗長なプロセス（特定の目的を果たさない不要なタスク）の排除
- 適用される規則や規制の遵守の確実化
- エラーや不必要なコストの削減
- 製品やサービスの品質の向上
- 顧客の要求とビジネス目標の充足
この記事では、BPI 計画の重要性、業務プロセス改善はどのように企業の業務プロセスの非効率なところを特定および評価するのに役立つか、組織で BPIを実施する方法、そして BPI 戦略を強化するために MindManager® とそのビジュアルツールを使用する方法について考察します。
なぜ業務プロセスの改善が必要なのでしょうか？
時代遅れで非効率なプロセスは、ビジネスの成長を停滞させます。ボトルネックを見つけて解決することで、コストを削減し、業務の生産性を高め、組織を成功に導くことができます。業務プロセス改善では、プロセスの実施方法を確認し、評価することで、物事の進め方を簡素化し、再設計する方法を決定します。
組織内では、すべての部門、チーム、個人、機能が独自のプロセスがある可能性があります。これらのプロセスの有効性を分析しなければ、企業の成長とパフォーマンスに悪影響を及ぼす可能性があります。業務プロセス改善戦略の導入が有益であることを示すサインには、次のようなものがあります。
- プロセスが再現不可能 もし、挫折したときに、もう一度プロセスを作り直さなければならないのであれば、そこには改善の余地があります。最適なプロセスとは、毎回同じ結果を出すことを目的とした、標準化された活動、行動、参加者の集合体です。
- プロセスの知識と情報の不足 プロセスがどのように発生し、どのような結果が期待されるかを従業員が理解していなければ、プロセスに関わるステップを正しく実行することはできません。これは、業務上のギャップや収益の損失を引き起こす可能性があります。
- 顧客満足度に影響する一貫性のない結果 顧客に価値を提供するためには、一貫性のない結果をもたらすプロセスを改善する必要があります。顧客からの批判、冗長なタスク、プロセス標準の管理不足は、すべて改善の余地があることを示すサインです。
業務の有効性を高めるために、多くの組織が業務プロセスマップを利用しています。この種のマップは、業務プロセス内のステップの視覚的な図を生成し、誰もが会社の業務プロセスがどのように機能するかを理解できるようにします。
プロセスマップは、ボトルネックの発生箇所を特定するための鍵になります。フローチャートを作成することで、組織のプロセスやサブプロセスに関わる各ステップの重要性を判断し、非効率なステップや不要なステップを特定することが容易になります。
例えば、業務プロセスマップは、従業員の時間を浪費する反復作業を浮き彫りにすることができます。このような作業を自動化または合理化する技術に投資すれば、従業員はより影響力のある業務に集中する時間を確保することができます。
紙やホワイトボードを使って業務プロセスをマップすることもできますが、MindManager のような協働可能な「見える化」ツールを使用すると、次元が上がります。さまざまな適応性のあるテンプレートにより、ユーザーと他のユーザーは、業務プロセスの改善と最適化を可能にする図を簡単に作成、編集、共有することができます。
業務プロセス改善の組織への導入方法
業務プロセス改善は、業務を強化する目的でプロセスを合理化し、最適化するものです。BPI計画を実行するための方法は様々ですが、一般的には以下のような手順で進められることが多いです。
- 緊急性を持たせる プロセス変更の必要性を訴える際には、変更の必要性を周囲に理解させ、迅速に行動を起こすことの重要性を伝えることが重要です。たとえば、潜在的な脅威やBPIを導入しない場合の影響を確認したり、業務プロセスを改善することで発生する可能性のある機会を検討したりすることができます。このような議論は、他の人が一般的な問題を評価し、主要な利害関係者の支持を集めるのに役立ちます。
- BPIチームの編成 BPIは、一人の人間が単独で推進することはできません。業務プロセスの改善を推進するための戦略を策定するためには、個人で構成されるチームが必要です。プロセス改善チームは、プロセスオーナー、チームリーダー、および選択したプロセスに直接的または間接的に関与する主要な利害関係者で構成することができます。そして、このチームが協力して、強化の機会を特定し、既存のプロセス内の課題を分析し、改善を実行します。
- 改善したいプロセスを特定 BPI戦略の次のステップは、組織のプロセスの中で何を改善したいのかを明確にすることです。その際、そのプロセスを日常的に扱っている人たちから意見を聞き、外部のユーザーからはすぐにわからないような隠れたステップを明らかにします。フローチャートやスイムレーン図などの図を用いて、プロセスやそれに伴う様々な個人や部門の責任を可視化します。業務プロセスをマップ化したら、その図を評価して、ボトルネック、重複、その他の非効率性など、システム内の問題点を特定します。
- プロセスを再設計 BPIチームは、特定の業務プロセスに影響を与える根本的な問題を特定したら、そのような問題を解消するための解決策のブレインストームをします。例えば、反復作業をなくすために新しい技術を購入して導入したり、従業員の能力をさらに高めるために従業員トレーニングに投資したり、ひいては会社のアウトプットを向上させることができます。業務プロセスを再設計する理想的な方法は、無
駄な活動や不必要な活動を排除しながら、価値を提供するあらゆるステップを最適化することに焦点を当てることです。 - 小さく始めて、頻繁に評価 業務プロセス改善計画を開始する際には、小さく始め、段階的な変化に焦点を当てることで、変化の努力に圧倒されることなく、人々のモチベーションを維持することができます。組織内で変革プロセスを支援し、プロセス改善を行っている人たちを評価し、賞賛します。業務プロセスの改善は困難な場合があります。そのため、初期の段階での成功を認識することは、人々が変化に抵抗するのではなく、熱意を維持するのに役立ちます。
MindManager を使用して業務改善法を進めるには
プロジェクト管理の方法論と同様に、業務プロセスを改善したい組織が利用できるオプションは多数あります。これらの方法論は、変更を特定、分析、および呼び出す方法が異なりますが、組織の効率を向上させるという最終的な目標は同じです。
一般的な業務プロセス改善の方法論には、PCDA サイクル、リーンシックスシグマ、カイゼン が含まれます。ここでは、これらの手法について詳しく説明し、MindManagerの視覚的な図式作成ツールを使用して組織内でこれらの手法を実行する方法について説明します。
PDCA(計画－実行－評価－改善)
業務プロセスの継続的な改善を実施しようとする組織では、PDCA (Plan-Do-Check-Act)フレームワークを使用して実施します。PDCAモデルは、生産性の妨げとなる非効率性を特定し、解決することによって、あらゆるレベルのプロセスを改善し、変更するのに役立ちます。
新しい業務プロセスや改善された業務プロセスを開発する場合、PDCAの手順には4つの重要な要素が含まれています。
- 計画 改善すべきプロセス、またはその他の変革の機会を特定します。目標やゴールを設定し、組織全体で変革の戦略を共有します。
- 実行 計画を実行に移し、分析や評価のためのデータや洞察を収集することによって、業務プロセスの改善における効果を検証します。
- 評価 BPI活動のビジョンや目標との整合性を保つために、計画やテストの結果を定期的に評価することが重要です。
- 改善 これらの計画やテストから学んだことを利用して、必要な場合には是正措置を取り、成功した取り組みをさらなるプロセス変更に反映させます。
MindManager には、カスタマイズ可能 な多数のテンプレートが用意されており、PDCA
サイクルを設計する際にいくつかのオプションを使用できます。また、PDCA
の個々の構成要素に異なるマインドマップを使用することもできます。たとえば、計画フェーズでは、戦略マップを使用して、目標、ターゲット、および関連する重要業績評価指標 (KPI)をブレインストーミングして定義できます。
リーンシックスシグマ
リーンシックスシグマの手法は、データと統計に基づき、プロセスを再設計するものです。これにより、運用パフォーマンスを向上させ、製品やサービスの品質に影響を与える可能性のあるプロセスのばらつきを減らすことができます。
「リーン」という名称は、リーンワークフロー哲学の無駄の排除プロセスと、シックスシグマの継続的改善を達成するためのデータ駆動型の探求を組み合わせたことに由来しています。このように、リーンシックスシグマの手法を業務プロセス改善計画に導入する企業は、パフォーマンスを向上させ、プロセスを標準化しながら、無駄と欠陥を排除することを目的としています。
リーンシックスシグマの手法を用いた業務プロセス改善計画の基礎となるのは、DMAIC（定義、測定、分析、改善、管理）と呼ばれる5つのステップの手法です。
- 問題を定義する。
- 数値やデータを用いて問題を測定（定量化）する。
- 問題の根本的な原因を分析し、特定する。
- 問題の根本的な原因を解決するための解決策を実施することにより、プロセスを改善する。
- プロセス戦略を制御し、持続的な改善を実現する。
以下は、MindManager でのリーンシックスシグマ業務プロセス改善ワークフローの例です。
カイゼン
改善を継続的に監視、識別、および実装することで、カイゼン法は業務プロセスの継続的で前向きな進歩を後押しします。このアプローチでは、小さな変更を継続的に行い、時間をかけて大きな改善を積み上げていきます。
カイゼンは、全従業員がBPI戦略を提案し、その機会を捉えて実行することを奨励することで、プロセス改善へのボトムアップアプローチをとります。カイゼンのフレームワークは数多くありますが、この方法は通常、継続的な改善のための6つのステップサイクルに沿って実施されます。
- 従業員を参加させる。 問題点、改善点、一般的な情報収集に関する議論に従業員を参加させます。
- 問題の棚卸しを行う
従業員の議論から得たフィードバックを用いて、現在のプロセスを見直し、あらゆる問題を定義し、改善の機会を特定する。 - 解決策を練る 全従業員の創造的なアイデアを奨励し、プロセスのギャップを最もよく改善する解決策を選択します。
- 変更をテストする BPIソリューションをテストするために、パイロットプログラムやチームメンバーがロールアウトに参加する機会など、小さなステップを踏みます。
- 結果を分析する プロセス改善への進捗を評価します。変更が成功すれば、BPI戦略を組織内の他のプロセスに適用することができます。そうでなければ、必要に応じて調整します。
- 繰り返す 組織の業務プロセスをさらに向上させるために、新たな問題を特定し、対処するために、継続的にカイゼンを繰り返します。
業務プロセス改善によってボトルネック、非効率、重複作業を排除することは、ワークフローを改善し、従業員の体験を向上させるのに役立ちます。BPI戦略やイニシアチブを成功させるためには、組織内のすべての人のためにプロセスを文書化し、伝えることが重要です。そうすることで、曖昧さをなくし、業務プロセスの改善をサポートしない以前の行動や慣習に逆戻りすることを避けることができます。
業務プロセス改善計画は、個々のニーズに合わせて作成する必要があります。MindManagerにはカスタマイズ可能なテンプレートが多数用意されており、テンプレートからでもゼロからでも独自の図を作成することができます。さらに、MindManager
では、リアルタイムのクロスプラットフォーム共同編集機能 により、BPI プランを簡単に共同編集できます。
業務プロセスの改善に MindManager がどのように役立つかをご覧ください。
この記事は、Are you using MindManager for business process improvement? | JUNE 29, 2022 を翻訳したものです。
