働き方改革関連法案が、衆院厚生労働委員会で可決され法案成立が目前となっており連日ニュースなどで話題になっています。
残念なことに残業時間に関する制度変更だけが取り上げられ、どうやったら残業を減らせるのかといった業務効率の改善方法については、企業の現場に委ねられているのが現状です。
多くの企業の現場では、こうした業務の効率化について定期的に検討されているのではないでしょうか。
今回は、MindManagerを使って業務を効率化するための方法を3つのステップとしてお話ししたいと思います。
業務改善を始める前に決めておくべき重要なこと
業務改善には様々な方法がありますが、効果をキチンと出すには本質を押さえることが重要です。
最初に決めなければならないのは、「そもそも、なぜ業務の効率化をしなければならないのか」ということです。
「残業代を減らすことができる」
「さらに仕事を増やすことができる」
といったことでは業務を改善することはできません。今より苦しくなるような改善なら、誰もやりたがらないからです。
重要なことは、何をゴールにするかということです。
人件費はさげずに効率をアップする、効率をアップしてコストをさげる、コストをさげて業績をアップする、業績がアップして社員の給与をあげる、給与をあげて社員のモチベーションもあがる、そして、さらに効率化を進めるといった善循環を構築することではないでしょうか。
最近は、残業を減らした分だけ、残業代を出す企業も増えていますので賛同は得られやすい状況になってきています。
「また、うちのボスが変なことを言いだした」
「どうせ、誰もやらないだろう」
と言われないようにするためにゴールイメージを決めましょう。
業務の改善には、原理原則があるので手順さえ押さえれば難しいことではありません。それでは、手順を追ってお話を進めましょう。
手順1．MindManagerを使って業務を棚卸ししましょう
どのような業務改善でも、今どんな業務をやっているのか洗い出さないと改善はできません。
その業務が必要なものなのか、成果につながっているのか、その人がやらなければならないものなのかをMindManagerを使って書き出してみるのです。
この業務の棚卸し作業では、できるだけその仕事に関わっているメンバーの参加が必要です。ひとりだけで業務の棚卸しをすると抜け漏れに気づかないからです。
業務の棚卸しが済んだら、個々の業務の要否を検討しなければなりません。
「本当に必要な業務なのか」
「もし、その業務をやらないとどうなるのか」
「代替えの手段や方法は無いのか」
業務改善は、どこの企業でもやっていますので、今さら「必要の無い業務」など無いと思われるでしょう。
しかし、書類の電子化やスマートフォンの普及でワークスタイルがどんどん変わってきているのです。
どこの会社でもオフィスにいなくても仕事のできるリモートワークが可能になっている現在では、今までやっていたきたことが正しい、今後も同じやり方で良いということはありえないと考えなければなりません。
MindManagerに書き出した、それぞれの業務に「目的」、「ゴール」、「手段」を書き加えてみてください。
目的：その業務の目的は何か
ゴール：その業務で達成するゴールは何か
手段：その業務を遂行するうえで必要な手段は何か
こうして書き出した「目的」や「ゴール」が会社やビジョンや目標とあっていて、「手段」が最適なものならその業務は必要といえます。
「目的」と「ゴール」に合致していない場合は、このように判断しましょう。
１．合致していない・・・その業務を省いてみる、いったんやめてみる
２．必要な業務だが効率が悪い・・・作業として負担になっているのであれば、代替え手段を考える必要があります。
こうして業務を棚卸しして俯瞰してみると何故こうしてきたのかわからない業務や作業が浮かび上がってくるはずです。
会社にとって何の利益を生まない業務については、完全に無くす前に一度やめてみてはいかがでしょう。
必要な業務だが効率が悪いものの代替え手段については、次のセクションでご説明します。
※業務を無くすうえでの注意点は、安全性を重視すること。
独特な方法や効率を優先するあまり、安全性を無視することがあってはいけません。作業で必要な安全確認、道具や保安用具を使わないと労災事故につながる恐れがあります。
手順2.MindManagerを使って手段を見直してみましょう
次にその業務を遂行するうえで必要な手段を見直します。手段とは、目的を達成するために必要な方法のことです。
このとき手段が明確でないと見直しができません。例えば、必要な書類にインデックスを貼ってファイリングするだけではダメです。どのようにファイルしているかも書き出す必要があります。
・書類を一枚、一枚クリアポケットに入れてファイルしている
・ファイルをアイウエオ順では無くイロハ順で並べている
このおかしな慣習は、当事者では気づかないことがありますので、他の部署や外部の人間を交えて定期的に見直す必要があります。
※手順を変更するうえでの注意点は、商品の質やサービスが低下しないこと。
特にお客様対応を簡素化したり、まとめて処理するために時間がかかったりするのは、サービスの低下になります。例えば、お客様対応であれば、対応回数を減らすために何ができるかを検討する必要があります。
手順3．MindManagerでアイデア出しをしましょう
こうした改善の打ち合わせでは、業務を減らすことも、手順を見直すこともできないという結論に帰結することがあります。
先ほどのファイリングの場合、クリアポケットに入れるのをやめる、アイウエオ順に並べかえるといった小手先の手段ではなく、根本から変えてしまう方法もあります。
一例をあげましょう。
東日本大震災という未曾有の災害を経験したことで多くの企業経営者は、社員の安全を確保しながらどうやったら企業の活動が継続できるかということを考えたのでは無いかと思います。
「会社に来なくても企業活動が継続するためには、どうしたらよいだろう」
先ほどのファイルで管理していた書類であれば、電子化してクラウドで共有すればいつでも誰でも閲覧できるようになり、オフィスで万が一何かあった場合でも会社にとって重要なデータの安全性が担保されるようになります。
こうした、これまでの手順ややり方を根本から変える新しいツールやソリューションは、どんどん出てきています。
どう変えたらよいか判らないと思い悩む前にMindManagerを使ってアタマの中のアイデアを書き出してみてはいかがでしょうか。
まだ、MindManagerをお試しになっていない方は、こちらからダウンロードしてご活用ください。
