企業として立ち上げ、成長し、最終的に成功するためには、適切な計画が不可欠です。その計画には、組織が途中で達成しなければならない重要な目標やマイルストーンの設定も含まれます。
マイルストーンは、特定のプロジェクトの一部であっても、組織全体の成長を追跡するためであっても、事前に指定した要件に基づいて成果と進捗を測定するための目標点または通過ポイントです。マイルストーンを設定することで、目標達成に向けた成果の確認、責任管理、戦術の見直しを行うことができます。
プロジェクト管理では、マイルストーンを使うことで、関係者全員が、プロジェクトのスケジュールに沿って、いつ、どのように物事が起こるのかを「見える化」することができます。基本的にマイルストーンは、プロジェクトのタイムラインをより小さく、管理しやすい目標で構成される段階に分割するチェックポイントとして機能します。
マイルストーン図は、プロジェクトスケジュールの中でチームが完了しなければならないタスクの概要図です。これは、人々が主に視覚的に学ぶため重要なことです。マイルストーンr図を使うことで、チームメンバーは複雑な情報をより簡単に処理し、保持することができます。
この記事では、プロジェクトのマイルストーンの構成と、マイルストーン図での進捗の測り方について説明します。また、MindManager® を使って重要なマイルストーンへの進捗を見える化するなど、ビジネスでマイルストーン図を作成するさまざまな方法についても紹介します。
プロジェクトのマイルストーンとは
プロジェクトのマイルストーンを理解するために、まず、マイルストーンではないものから始めましょう。マイルストーンとゴールは混同されがちですが、プロジェクトマネジメントにおいては、この2つは異なる概念です。
具体的には、マイルストーンは目標に対する進捗を評価するためのものであり、ゴールは将来的に達成することを目指すものです。例えば、ある都市から別の都市へ車で移動する場合、最終目的地がゴールだと考えてください。数キロおきに見える次の出口までの残り距離を示す看板がマイルストーンです。
プロジェクト管理におけるマイルストーンの種類には、以下のようなものがあります。
- プロジェクトの承認 多くの場合、プロジェクトにおける最初のマイルストーンは、作業開始の承認である。これはプロジェクトの初期に発生し、チームは管理者や他の利害関係者からゴーサインを得ます。
- 要求事項のレビュー プロジェクトの承認後、次のマイルストーンは、通常、プロジェクトの計画をレビューし、要件を決定することです。これは、プロジェクトを成功させるために必要な機能、特徴、タスクのことです。プロジェクトの計画と要件を顧客とレビューし承認を得たら、このプロジェクトのマイルストーンは完了です。
- 設計承認 プロジェクトの設計には、そのプロセス、リソース、アウトプットが含まれます。チームがプロジェクトのアウトプット(アプリ、アイテム、Webサイトのデザインなど)のデザインを作成したら、クライアントやその他の主要な利害関係者に提示し、レビューを受けます。
- クリティカルなタスク マイルストーンは、重要なタスクやプロセスの完了を示すことができます。これらは、プロジェクト全体にとって重要度が高く、プロジェクトの成功度を測るために使用され、その期限が守られないとプロジェクトの完成に影響を与える可能性がある活動です。
- テスト デジタルプロジェクトでは、品質と安全性を確保するために、テストが重要な要素となります。例えば、セキュリティや電気、ITシステムが正しく機能するか、リンクやフォームなどユーザーの入力がすべて正しく行われるかなどを確認する必要があります。
- プロジェクトの完了 チームがすべてのタスクを完了し、すべての納期を守り、すべての製品を開発したとき、プロジェクトは完了したと考えることができます。この重要なマイルストーンでは、顧客や利害関係者がプロジェクト全体をレビューし、要件を満たしていることを確認してから承認します。
マイルストーン図で進捗を確認するには
プロジェクト管理において、マイルストーンを設定することはチームを一丸にするため非常に重要です。マイルストーン図は、何が完了し、何が必要かを視覚的に把握することで、効果的なコミュニケーションを促します。
マイルストーンチャートを作成する前に、まず、プロジェクトのゴールと目的を含む大まかなタイムラインを作成する必要があります。次に、プロジェクトのすべてのタスクと、それらを完了しなければならない順序を特定します。タスクを特定し、それぞれのタスクが完了するまでにかかる時間の見積もりができたら、タスクとマイルストーンを図示化できます。
マイルストーン図は、プロジェクトを見える化し、進捗を確認するためのものであることを忘れないでください。そのため、すべてのタスクやサブタスクがマイルストーンとして認められるわけではありません。プロジェクトのマイルストーンを決める際には、その重要性、影響力、価値によって評価する必要があります。
マイルストーンの例としては、以下のようなタスク、決定、イベントなどがあります。
- プロジェクトの期限に影響するもの
- プロジェクトの全体的な進行にとって重要なもの
- プロジェクト監視のための重要なチェックポイント
- プロジェクトの成功度を測ることができるもの
- 完了するために複数のチームメンバーが必要なもの
マイルストーンを決めたら、次のステップは、それらのマイルストーンがどのように互いに依存しているかを判断することです。マイルストーン間には論理的な相互依存関係が存在します。つまり、プロジェクトのタスクやフェーズを進めるためには、特定の順序に従わなければならないということです。
論理的依存関係には、主に4つのタイプがあります。
- 開始から終了 タスクBが開始されるまで、タスクAを終了できない。
- 完了から開始 タスクAが終了するまで、タスクBを開始できない。
- 開始から開始 タスクAを開始するまで、タスクBを開始できない。
- 終了から終了 タスクAが終了するまで、タスクBを終了できない。
これらの依存関係を定義したら、マイルストーンを設定して、顧客やその他の主要な利害関係者と一緒にプロジェクトの進捗を確認することができます。これにより、プロジェクト状況にあり、次に何が起こるかを全員が理解することができます。
マイルストーン図は、プロジェクトの最も重要なステップを明確にすることで、チームのやる気を維持し、利害関係者がプロジェクトの進行状況を確認するのに役立ちます。チームがマイルストーンに到達するたび、プロジェクトの完了に大きく近づくことになります。
マイルストーン図のさまざまな作成方法
マイルストーン図の標準的な作成方法はひとつではありません。ホワイトボードに絵を描いてマイルストーンを示す付箋をつけるといった簡単なものから、ソフトウェアを使ってインタラクティブなビジュアル図を作成するような複雑なものまで、さまざまなやり方があります。しかし、ビジュアルツールやマインドマップソフトを使えば、シンプルなマイルストーン図の分かりやすさと構造を向上させることができます。
タイムライン
タイムラインは、タスク、納期、成果物の概要を簡単に把握できる方法です。タイムラインは、左から右へ水平に流れるものと、上から下へ垂直に流れるものがあります。いずれにせよ、定義された期間に発生する一連のイベントを表します。
MindManager には、タイムラインを含む様々なテンプレートがプリインストールされており、その中か ら選択できます。始めるには、MindManager を開き、ナビゲーションメニューの「新規」をクリックして、テンプレート メニューを開きます。タイムラインテンプレートを選択し、表示されたプレビュー画面で「マップの作成」をクリックします。
ガントチャート
ガントチャートは、プロジェクトの重要なマイルストーンとイベントの順序を表示します。ガントチャートの最も基本的な使い方は、水平軸と垂直軸を使い、プロジェクトに関連するタスクとプロジェクトのスケジュールを記述することです。水平の線または棒は、ひとつのタスクを表し、その開始日、終了日、および期間を明確に見える化します。
MindManager では、ガント チャートを使用してマイルストーン チャートを簡単に作成できます。まず、プロジェクト計画テンプレートを選択します。
次に、関連するタスク、日付、期間、依存関係、およびマイルストーンを追加します。
次に、上部リボンの 「表示」 オプションに移動し、「Ganto Pro を表示」 を選択します。新しいウィンドウが開き、ガントチャート形式で表示されます。
タスクの期間は、水平バーの長さで示されます。横棒が重なっている場合は、そのタスクが同時に発生したことを示しています。菱形は、プロジェクトのマイルストーンを表します。
マイルストーンはKPI(重要業績評価指標)として、成功に向けた進捗を示すことでプロジェクト管理を強化します。また、マイルストーンは、利害関係者に対して、プロジェクトの状況をすばやく、高いレベルで示すことにより、可視性を高めます。
マイルストーン管理を改善する最良の方法のひとつは、MindManager のカスタマイズ可能なテンプレートを使用してマイルストーン図を作成することです。MindManager は、TrustRadius により、プロジェクト管理、マインドマップ、およびダイアグラミングソフトウェアのトップクラスのプロバイダとして最近も評価され、マイルストーンなどを追跡するための実績あるソリューションです。
一元化されたダッシュボードにより、MindManager では、チャートやダイアグラムに直接ドキュメントをリンクしたり添付したりすることが簡単にできます。また、リソースへのリンクやトピックへのタグを追加したり、優先度マーカーを設定したり、マイルストーン図をフィルタリングして、必要な情報を必要なときに表示したりすることも可能です。
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この記事は Ways to craft the perfect milestone chart | AUGUST 3, 2022 を翻訳したものです。