プロジェクト管理を成功させるには、十分に検証された方法論と高度な戦略的思考の両方をあてはめることが必要です。プロジェクト管理戦略は、チームメンバーが課題に対応し、効率を高め、期限内・予算内で目標を達成できるようにするためにあります。
戦略的プロジェクト管理は、予算やスケジュールといった従来のプロジェクト管理の問題点だけに焦点を当てるものではありません。その代わりに、プロジェクト管理の戦略的アプローチでは、組織の成功や収益の向上につながるプロジェクトを慎重に選択し、優先順位をつけ、リソースを割り当てる必要があります。
プロジェクト管理のツールやテクニックと同様に、プロジェクト管理戦略の策定に万能な方策はありません。この記事では、プロジェクト管理戦略を定義することのメリット、プロジェクト管理の様々なタイプの戦略の例、そして見える化ツールを使用することでプロジェクト管理戦略の作成を強化する方法について説明します。
戦略的プロジェクト管理のメリット
戦略的プロジェクト管理は、その名の通り、プロジェクトを組織全体の戦略プランに統合することに焦点を当てます。戦略的にプロジェクトをビジネスゴールに結びつけることで、成長と効率化が促進されるだけでなく、プロジェクト自体もより成功しやすくなる傾向があります。
以下に戦略的プロジェクト管理の利点を挙げます。
プロジェクト成功率の向上
プロジェクトが組織全体の戦略と整合している場合、プロジェクトは、定められたビジネス目標を達成し、期限内に終了し、予算内に収まるなど、より良い成果を上げる可能性が高くなります。しかし、戦略をプロジェクト管理の中核として扱っていない企業では、平均して67%のプロジェクトが失敗しています。
創造価値の向上
すべてのプロジェクトが同じ価値を提供するわけではありません。例えば、戦略との整合性が取れていないプロジェクトは、ある程度の金銭的な利益をもたらすかもしれませんが、必ずしもビジネスの成長を促進するわけではありません。戦略的プロジェクト管理は、組織が主要な目標やKPIの達成に近づくような価値の高いプロジェクトに時間とリソースを配分します。
無駄の排除
戦略的プロジェクト管理プロセスでは、異なるプロジェクトがいかに主要なビジネス目標をサポートするかに基づいて予算配分します。これにより、目標を達成できないプロジェクトは優先順位が下がるため、プロジェクトパフォーマンスの低下に起因する無駄な投資を排除することができます。
正しいプロジェクト管理戦略の決定方法
プロジェクトの効率を上げるために、いくつかのプロジェクト管理戦略を採用することができます。もちろん、同じプロジェクトは2つとしてないので、特定のプロジェクトの固有のニーズに応じて対応を変えることも重要です。以下は、プロジェクトマネージャーがプロジェクトを最初から最後まで導くために使える5つの戦略です。
1. 詳細から始める
プロジェクトを開始する前に、まず詳細を詰める必要があります。そうすることで、成功への道筋を明確にすることができます。もちろん、その計画に縛られるわけではありません。しかし、状況の変化や潜在的な問題が発生した場合、それに対応し、プロジェクトの安定性を維持することができるようになるのです。
プロジェクトの最終目標から始め、その目標に到達するために何が必要かを明確にします。プロジェクトに関連する役割と責任を明確にし、プロジェクトのライフサイクルを通じて自分の役割を全員が理解できるようにします。プロジェクトを軌道に乗せ、ボトルネックを防ぐために、マイルストーンを設定します。
2. 柔軟な目標を設定
プロジェクトの計画段階で設定する目標は、具体的、測定可能、達成可能、適切、タイムリー（SMART）であるべきです。しかし、プロジェクトのライフサイクルを通じてニーズが変化する可能性があるため、目標を変更できなくするべきではありません。
したがって、プロジェクト範囲やタイムラインに影響を与える変更に対応できるように、明確に定義された目標を設定する必要があります。潜在的な変更に対応するためのコンティンジェンシープランや、発生しうる問題を軽減するためのコンティンジェンシープランを用意しておくことは、戦略上有効な手段です。例えば、製品の在庫がプロジェクトの納期に影響を与える可能性がある場合、堅実なプロジェクト管理戦略では、最初の計画でその制約を考慮します。
3. 要件の理解
プロジェクトの範囲は、完了すべき仕事の量を知らせ、必要なリソースとタイムラインの概要を示すものです。プロジェクト要件に含まれるもの（含まれないもの）を理解することは、様々な制約がプロジェクトの成功にどのような影響を与えるかを評価するのに役立ちます。
また、要件はプロジェクトの規模に影響を与え、予算やリソース配分の要件に影響を与えます。プロジェクトマネージャーは、最初のプロジェクト要件の概要から、プロジェクトのタイムラインに影響を与える可能性のある混乱や変更命令のリスクを最小限に抑えることができます。戦略的なプロジェクト管理には、要件のクリープを避けるために、プロセスの早い段階で管理要素を導入することが含まれます。
4. 正しいプロジェクト管理の方法論活用
正しいプロジェクト管理の方法論で作業することは、プロジェクトのゴールと成果物の達成に大きく影響します。注意すべきは、同じ組織内であっても、すべてのプロジェクトに適用できる単一のソリューションが存在しない可能性があることです。
プロジェクトマネージャーは、特定のプロジェクトとプロジェクト管理チームのニーズに最も適した方法論を分析し、選択する必要があります。それぞれの方法論には長所と短所があり、特定の状況下で最も効果的に機能します。正しい方法を選択するためには、プロジェクトの複雑さ、期間、利用可能なリソースと予算、許容される柔軟性が必要です。
5. チームの協働を最大化
プロジェクトが望ましい結果を達成できるかどうかを決定するのに協働は重要な要素です。実際、プロジェクトの3分の1はコミュニケーション不足が原因で失敗しており、チームメンバーの協働がうまくいくかどうかに直接影響しています。創造性と問題解決を促進するコラボレーションツール、例えば、共有性を高め、チームの結びつきを強化するマップなどを探してみてください。
これらのツールは、プロジェクトのライフサイクルを通じてチームのつながりを維持し、効率を高めてより良い結果をもたらします。例えば、MindManager®は、ビジュアルな図式を通じて協働を促し、チームメンバーがデータソースやファイルを図式内のアイテムに直接リンクさせることを可能にするソリューションです。これにより、プロジェクト情報にリアルタイムでアクセスできるようになり、チームメンバーは互いの行動の背景を理解することができます。
マインドマップを使ったプロジェクト管理戦略の作成法
マインドマップは、情報を整理するための視覚的な方法です。マインドマップは、中心となるアイディアとそれに関連するトピックの関係を示し、私たちの脳と同じように情報を構造化します。
プロジェクト管理のマインドマップは、情報過多を解消し、複雑なアイディアをよりよく伝えることを可能にします。マインドマップは視覚的な形式で情報を表示するため、プロジェクトのライフサイクルの初期段階で、関連性や結びつきを正確に把握していなくても、チームメンバーは簡単にブレインストーミングを行い、アイディアやコンセプトを思いつくことができます。
MindManager では、マインドマップの作成は簡単な手順で行えます。プロジェクトの名前などの中心的なトピックから始めて、中心から関連するトピックやアイディアに枝分かれさせていきます。アイディアをグラフィカルに整理することで、複雑な文書で迷うことなく、必要な数のサブトピック、接続、および分岐を含めることができます。
マインドマップは、プロジェクトを、利害関係者、リソース、チームメンバー、対応策など、プロジェクト完了に必要な要素に分解するために使うことができます。メイン アイディアを中心に、各構成要素の相対的な重要度を、中心への近さで簡単に測ることができます。
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この記事は、Does your business need a project management strategy? | MAY 18, 2022を翻訳したものです。
