{"id":937,"date":"2021-08-19T06:30:51","date_gmt":"2021-08-19T06:30:51","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.mindmanager.com\/de\/2021\/08\/19\/wie-sie-in-ihrem-unternehmen-eine-gute-meeting-kultur-schaffen\/"},"modified":"2022-04-14T09:57:48","modified_gmt":"2022-04-14T09:57:48","slug":"wie-sie-in-ihrem-unternehmen-eine-gute-meeting-kultur-schaffen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.mindmanager.com\/de\/wie-sie-in-ihrem-unternehmen-eine-gute-meeting-kultur-schaffen\/","title":{"rendered":"Wie Sie in Ihrem Unternehmen eine gute Meeting-Kultur schaffen"},"content":{"rendered":"<p><em>Von: Leanne Armstrong<\/em><\/p>\n<p>Die Harvard Business Review hat einmal berichtet, dass F\u00fchrungskr\u00e4fte im Durchschnitt <a href=\"https:\/\/hbr.org\/2017\/07\/stop-the-meeting-madness\">fast 23 Stunden pro Woche<\/a> in schlecht getakteten und schlecht gef\u00fchrten Meetings verbringen.<\/p>\n<p>Laut Business Insider finden in den Vereinigten Staaten nicht nur t\u00e4glich etwa 11 Millionen Meetings statt (die die Unternehmen j\u00e4hrlich etwa <a href=\"https:\/\/www.businessinsider.com\/37-billion-is-lost-every-year-on-these-meeting-mistakes-2014-4\">37 Milliarden Dollar<\/a> kosten), sondern ein ganzes Drittel davon gilt als unproduktiv und ineffizient.<!--more--><\/p>\n<p>Es ist klar, dass gute Meetings nicht einfach so stattfinden.<\/p>\n<p>Die Schaffung einer Kultur, die gut organisierte, n\u00fctzliche Zusammenk\u00fcnfte f\u00f6rdert, erfordert Planung und Zielsetzung. Und das hat sich nicht ge\u00e4ndert, nur weil immer mehr Zusammenk\u00fcnfte virtuell stattfinden. Mit der zunehmenden Anzahl t\u00e4glicher Besprechungen ist auch die &#8220;<a href=\"https:\/\/www.healthline.com\/health\/zoom-fatigue\">Zoom-M\u00fcdigkeit<\/a>&#8221; gestiegen, mit der man zu k\u00e4mpfen hat.<\/p>\n<p>Wenn Sie Ihre Meetings auf eine Art und Weise steuern m\u00f6chten, hinter der Ihr gesamtes Team stehen kann, bietet dieser Artikel einen Einblick in das, was unserer Meinung nach eine gro\u00dfartige Meeting-Kultur ausmacht, sowie einige praktische Anleitungen f\u00fcr die Schaffung einer solchen in Ihrem Unternehmen.<\/p>\n<h2>Wie sieht eine starke Meeting-Kultur aus?<\/h2>\n<p>Als eine Reihe von Verhaltensweisen, die die Handlungen und Interaktionen am Arbeitsplatz leiten, geht es bei Ihrer Kultur vor allem um die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen etwas tut &#8211; wie z. B. Meetings abhalten.<\/p>\n<p>Eine starke Meeting-Kultur bedeutet in erster Linie, dass Sie in der Lage sind, professionelle Meetings jeder Gr\u00f6\u00dfe zu organisieren, die zu einem greifbaren Ergebnis oder zu n\u00e4chsten Schritten f\u00fchren.<\/p>\n<p>Ihre Meeting-Kultur sagt auch viel aus \u00fcber:<\/p>\n<ul>\n<li>die <a href=\"https:\/\/blog.mindmanager.com\/de\/blog\/best-practices-fuer-virtuelle-zusammenarbeit-fuer-sie-und-ihr-team\/\">Art und Weise, wie Ihr Team zusammenarbeitet<\/a><\/li>\n<li>welche Erwartungen Ihr Unternehmen an die einzelnen Mitarbeiter hat<\/li>\n<li>wie erfolgreich Ihr Team bei der Erreichung der Unternehmensziele sein wird<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die Unternehmensberatung <a href=\"https:\/\/www.kornferry.com\/about-us\/press\/working-or-wasting-time\">Korn Ferry<\/a> hat herausgefunden, dass 35 % der Mitarbeiter eher an einer Besprechung teilnehmen w\u00fcrden, von der sie wissen, dass sie unproduktiv sein wird, als die Einladung abzulehnen.<\/p>\n<p>Eine gute Meeting-Kultur hingegen ist transparent, nachhaltig und von gegenseitigem Respekt und Verantwortlichkeit gepr\u00e4gt. Jeder, der an produktiven Gruppendiskussionen beteiligt ist, kennt seine Rolle und hat ein klares Verantwortungsbewusstsein in Bezug auf die Meeting-Etikette.<\/p>\n<h2>So leiten Sie eine ordentliche Besprechung<\/h2>\n<p>Der beste Weg, Ihre Besprechungen zu organisieren, besteht darin, sie gut zu strukturieren. Die Entwicklung einer Besprechungskultur, die auf Umgangsformen wie solider Vorbereitung, P\u00fcnktlichkeit und Fortschritt beruht, ist ein guter Anfang.<\/p>\n<p><strong>Vorbereitung<\/strong><\/p>\n<p>Unabh\u00e4ngig davon, ob Sie eine Besprechung einberufen oder an ihr teilnehmen, sollten alle Teilnehmer vorbereitet sein. Das k\u00f6nnen Sie sicherstellen, indem Sie:<\/p>\n<ul>\n<li>Festlegung eines klar definierten Besprechungsziels<\/li>\n<li>eine gut durchdachte Tagesordnung aufstellen<\/li>\n<li>alle oben genannten Punkte den Besprechungsplattformen im Voraus mitteilen<\/li>\n<\/ul>\n<p>Wenn alle Teilnehmer wissen, warum sie dabei sind, was passieren wird und wie lange es dauern wird, werden Sie weniger Zeit verlieren und mehr aus Ihren Sitzungen herausholen.<\/p>\n<p><strong>P\u00fcnktlichkeit<\/strong><\/p>\n<p>Besprechungen am Arbeitsplatz sind daf\u00fcr ber\u00fcchtigt, dass sie zu sp\u00e4t beginnen und sich in die L\u00e4nge ziehen. Legen Sie nicht nur eine strikte Anfangs- und Endzeit fest, sondern machen Sie es sich auch zur Regel, dass Besprechungen p\u00fcnktlich beginnen:<\/p>\n<ul>\n<li>Versp\u00e4teten nicht noch &#8220;ein paar Minuten&#8221; Zeit zu geben, um teilzunehmen<\/li>\n<li>jede Besprechung auf ein einziges Ziel zu beschr\u00e4nken<\/li>\n<li>Planen Sie Besprechungen in einem vorher vereinbarten Zeitraum des Tages, so dass sie f\u00fcr die meisten Leute die meiste Zeit \u00fcber funktionieren<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die Zeit, die Sie f\u00fcr Ihre Besprechung einplanen, h\u00e4ngt zwar vom jeweiligen Thema und Ziel ab, aber es empfiehlt sich, nicht mehr Zeit einzuplanen, als Sie wirklich brauchen.<\/p>\n<p><strong>Fortschritt<\/strong><\/p>\n<p>Um sicherzustellen, dass Sie Ihr Ziel erreichen, brauchen Sie einen Plan, um die Kontrolle \u00fcber Ihre Besprechung zu behalten. Einige effektive Methoden, um Diskussionen auf Kurs zu halten, sind:<\/p>\n<ul>\n<li>Als Moderator fungieren oder einen speziellen Moderator zuweisen<\/li>\n<li>Stets an der Tagesordnung festhalten<\/li>\n<li>Bitten Sie die Teammitglieder, sich eventuelle Folgefragen zu notieren, damit sie sich nach der Besprechung an Sie wenden k\u00f6nnen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Sie werden auch eine gr\u00f6\u00dfere Effizienz und Zusammenarbeit erreichen, wenn Sie nur die Personen einladen, die an der Besprechung teilnehmen m\u00fcssen.<\/p>\n<h2>Ein greifbares Ergebnis der Besprechung schaffen<\/h2>\n<p>Um sicherzustellen, dass sich die Teammitglieder \u00fcber die n\u00e4chsten Schritte im Anschluss an die Besprechung im Klaren sind, sollten Sie diese als letzten Punkt auf die Tagesordnung setzen.<\/p>\n<p>Sie sparen auch Zeit, festigen das Verst\u00e4ndnis und verbessern das Behalten von Informationen, wenn Sie bew\u00e4hrte visuelle Hilfsmittel nutzen, um Ihr Ziel zu erreichen, wie z. B:<\/p>\n<ul>\n<li>Diashows<\/li>\n<li>Physische oder virtuelle<a href=\"https:\/\/blog.mindmanager.com\/de\/blog\/entdecken-sie-die-leistungsfaehigkeit-von-virtuellem-whiteboarding\/\"> Whiteboard-Tools<\/a><\/li>\n<li>Mapping- oder Diagrammsoftware (wie z. B. <a href=\"http:\/\/mindmanager.com\/de\">MindManager<\/a>)<\/li>\n<\/ul>\n<p>Auch hier gilt, dass eine gut ausgearbeitete Tagesordnung nach der Besprechung als Nachschlagewerk f\u00fcr die Gruppe n\u00fctzlich sein kann &#8211; eine Zusammenfassung, die alle Fragen nach der Besprechung beantwortet.<\/p>\n<h2>Nutzen Sie bew\u00e4hrte Meeting-Praktiken, um unn\u00f6tige Versammlungen zu vermeiden<\/h2>\n<p>Eines der gr\u00f6\u00dften Managementprobleme, mit denen sich Ihre Meeting-Kultur auseinandersetzen muss, ist der Zeit-, Energie- und Produktivit\u00e4tsverlust, der mit unn\u00f6tigen Meetings einhergeht.<\/p>\n<p>Laut einer Umfrage von Korn Ferry:<\/p>\n<ul>\n<li>Etwa zwei Drittel (67 %) der Berufst\u00e4tigen geben an, dass sie zu viel Zeit in Meetings und bei Anrufen verbringen, was sich negativ auf ihre Arbeit auswirkt<\/li>\n<li>Mehr als ein Drittel (34 %) gibt an, w\u00f6chentlich 2 bis 5 Stunden f\u00fcr Anrufe oder Besprechungen zu verschwenden, die wenig oder gar nichts bewirken.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Unn\u00f6tige virtuelle Meetings tragen nicht nur zur Online-M\u00fcdigkeit bei, sie erh\u00f6hen auch den Stress der Mitarbeiter.<\/p>\n<p>Gl\u00fccklicherweise kann Ihr Unternehmen solche negativen Auswirkungen vermeiden, indem es Best Practices f\u00fcr Meetings einf\u00fchrt, die zu weniger Zusammenk\u00fcnften f\u00fchren und die Meetings konstruktiver gestalten.<\/p>\n<h3>Tagesordnungen verbindlich machen<\/h3>\n<p>Indem Sie wertvolle Besprechungsagenden zur Pflicht machen, zwingen Sie die Organisatoren dazu, den Zweck ihrer Besprechung sorgf\u00e4ltig zu \u00fcberdenken und zu \u00fcberlegen, wer daran teilnehmen soll. In vielen F\u00e4llen wird eine solche \u00dcbung den F\u00fchrungskr\u00e4ften helfen, zu dem Schluss zu kommen, dass eine formelle Versammlung nicht wirklich erforderlich ist.<\/p>\n<h3>Planen Sie regelm\u00e4\u00dfige Treffen<\/h3>\n<p>T\u00e4gliche oder w\u00f6chentliche Besprechungen helfen Ihrer Organisation, sich besser auf Ziele und Arbeitsabl\u00e4ufe einzustellen, so dass Sie nicht st\u00e4ndig zusammenkommen m\u00fcssen, um die Richtung zu kl\u00e4ren.<\/p>\n<h3>Begrenzen Sie die Sitzungszeiten<\/h3>\n<p>Je weniger Zeit wir f\u00fcr die Erledigung einer Aufgabe haben, desto besser k\u00f6nnen wir Priorit\u00e4ten setzen. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen t\u00e4gliche oder w\u00f6chentliche &#8220;besprechungsfreie&#8221; Zeiten einrichten, f\u00f6rdern Sie eine Kultur, in der die Zeit aller Beteiligten einen h\u00f6heren Stellenwert hat.<\/p>\n<p>Um unn\u00f6tige Zusammenk\u00fcnfte zu vermeiden, sollten Sie zweimal nachdenken, bevor Sie die n\u00e4chste Besprechung einberufen. Gibt es eine bessere M\u00f6glichkeit, Ihre Botschaft zu vermitteln?<\/p>\n<p>In manchen F\u00e4llen reicht eine gut formulierte E-Mail (oder ein gemeinsam genutzter Link zu einer PowerPoint-Pr\u00e4sentation oder einem Dokument) aus, um ein bestimmtes Thema zu behandeln und alle Fragen zu kl\u00e4ren.<\/p>\n<h2>Themen, die ein Treffen erfordern, im Gegensatz zu Themen, die kein Treffen erfordern<\/h2>\n<p>Es gibt definitiv Themen, die am besten in einer Teambesprechung behandelt werden sollten &#8211; einschlie\u00dflich solcher, die eine <a href=\"https:\/\/blog.mindmanager.com\/de\/blog\/entscheidungsbaum-diagramme-was-sie-sind-und-wie-man-sie-verwendet\/\">dringende Entscheidung<\/a> oder einen Termin erfordern.<\/p>\n<p>Auch Gruppendiskussionen sind der richtige Weg:<\/p>\n<ul>\n<li>Austausch und Pr\u00fcfung unterschiedlicher Standpunkte oder Ideen<\/li>\n<li>zur Teambildung<\/li>\n<li>um sich auf ein neues oder zeitkritisches Projekt einzustellen<\/li>\n<\/ul>\n<p>Wie wir bereits er\u00f6rtert haben, kann das Thema jedoch auch auf eine andere, zweckm\u00e4\u00dfigere Art und Weise behandelt werden &#8211; zum Beispiel per E-Mail, Telefon oder Team-Messaging-App.<\/p>\n<p>Dies gilt vor allem f\u00fcr Themen, die keine direkte Interaktion oder ein pers\u00f6nliches Gespr\u00e4ch erfordern. Wenn Sie beispielsweise einfach nur Feedback einholen, Ergebnisse \u00fcberpr\u00fcfen oder Informationen weitergeben m\u00f6chten, k\u00f6nnen Sie mit gro\u00dfer Wahrscheinlichkeit auf eine formelle Besprechung verzichten.<\/p>\n<p>Um Ihnen dabei zu helfen, zwischen Themen zu unterscheiden, die es rechtfertigen, Ihr Team zusammenzubringen, und solchen, bei denen das nicht der Fall ist, finden Sie hier einige Beispiele f\u00fcr Themen, die wir als notwendige interaktive Beteiligung ansehen:<\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/blog.mindmanager.com\/de\/blog\/10-brainstorming-techniken-die-sie-mit-ihrem-team-ausprobieren-sollten\/\">Brainstorming-Sitzungen<\/a><\/li>\n<li>Projekt-, Produkt- oder Vertriebsjahresauftakt<\/li>\n<li>Projektnachbesprechungen und Round-ups<\/li>\n<li>Budget- oder andere Finanzsitzungen<\/li>\n<li>Onboarding-Sitzungen<\/li>\n<\/ul>\n<p>Einige Beispiele f\u00fcr nicht so notwendige Sitzungen sind:<\/p>\n<ul>\n<li>Laufende Status-Updates<\/li>\n<li>Besprechungen zur pers\u00f6nlichen Rechenschaftslegung (insbesondere f\u00fcr Remote-Mitarbeiter)<\/li>\n<li>Die meisten spontanen oder improvisierten (sprich: tagesordnungslosen) Treffen<\/li>\n<\/ul>\n<p>Denken Sie daran: Wenn Ihnen ein Projekt oder ein Ziel besonders am Herzen liegt, kann es leicht passieren, dass Sie sich in der Planung regelm\u00e4\u00dfiger Besprechungen mit Teamkollegen verlieren. Indem Sie Ihre Besprechungen auf solche beschr\u00e4nken, die wichtige Meilensteine oder Ziele unterst\u00fctzen, machen Sie es Ihrem Team leichter, produktiv und konzentriert zu bleiben.<\/p>\n<h2>7 Tipps zur Etikette bei Meetings, die die Ergebnisse optimieren<\/h2>\n<p>Durch die Einhaltung unternehmensweiter Regeln f\u00fcr das Verhalten in Besprechungen k\u00f6nnen Sie sicherstellen, dass Ihr Team jedes Mal, wenn es zusammenkommt, das Beste aus der Situation macht.<\/p>\n<p>Im Folgenden finden Sie 7 Tipps, wie Sie das Verhalten in Besprechungen so steuern k\u00f6nnen, dass die Besprechungsergebnisse optimiert werden:<\/p>\n<ol>\n<li>Legen Sie Wert darauf, dass die Sitzung p\u00fcnktlich beginnt und endet, und halten Sie sich immer an die Tagesordnung.<\/li>\n<li>Vermeiden Sie es, sich auf 1 Stunde Zeit zu beschr\u00e4nken. Experten empfehlen zwar, dass Meetings maximal 45-60 Minuten dauern sollten, aber k\u00fcrzer ist immer besser &#8211; insbesondere bei virtuellen Meetings.<\/li>\n<li>Entscheiden Sie im Voraus \u00fcber die Technik. Informieren Sie Ihr pers\u00f6nliches Team dar\u00fcber, ob sie ihre Telefone oder Laptops brauchen werden. Durch die Bereitstellung von Stift und Papier und die Aufforderung an die Teilnehmer, ihre Ger\u00e4te auszuschalten und wegzulegen, k\u00f6nnen Ablenkungen und Unterbrechungen minimiert werden.<\/li>\n<li>Beauftragen Sie einen Zeitw\u00e4chter. Lassen Sie jemanden ank\u00fcndigen, wann ein Drittel und zwei Drittel der Besprechungszeit verstrichen sind und wann nur noch 5 Minuten \u00fcbrig sind.<\/li>\n<li>Planen Sie Zeit f\u00fcr Fragen ein, aber halten Sie sich daran, offene oder themenfremde Fragen auf die Zeit nach der Besprechung zu verschieben.<\/li>\n<li>\u00dcben Sie sich in effektiver Kommunikation. Wenn koh\u00e4rentes Sprechen und aktives Zuh\u00f6ren nicht selbstverst\u00e4ndlich sind, kann es sich lohnen, in <a href=\"https:\/\/blog.mindmanager.com\/de\/blog\/Wie+man+die+Kommunikation+im+Team+verbessert%3A+10+Tipps+und+Techniken\">Teamkommunikation<\/a> zu investieren<\/li>\n<li>Bereiten Sie sich darauf vor, visuelle Hilfsmittel zu verwenden, und stellen Sie sicher, dass Sie am Ende jeder Sitzung die n\u00e4chsten Schritte zusammenfassen.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Wenn Sie eine gute Besprechungskultur mit einem vielseitigen Besprechungsmanagement-Tool wie MindManager kombinieren, k\u00f6nnen Sie Ihr Unternehmen darauf vorbereiten, Herausforderungen zu meistern, Entscheidungen zu treffen und Probleme schneller und effizienter zu l\u00f6sen.<\/p>\n<p>Finden Sie heraus, wie MindManager den Weg zu einer besseren Zusammenarbeit ebnet &#8211; mit unserer <a href=\"https:\/\/www.mindmanager.com\/de\/pages\/myfreetrial\/\">30-Tage-Testversion <\/a>mit vollem Funktionsumfang.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Von: Leanne Armstrong Die Harvard Business Review hat einmal berichtet, dass F\u00fchrungskr\u00e4fte im Durchschnitt fast 23 Stunden pro Woche in schlecht getakteten und schlecht gef\u00fchrten Meetings verbringen. 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