Zusammen mit unseren Kollegen hatten wir kürzlich die Idee, dass wir unseren Lesern erzählen sollten, wie wir MindManager tagtäglich verwenden. Angesichts der vielen verschiedenen Positionen, die es in unserem Unternehmen gibt, nutzt jeder die Software ein wenig anders in der täglichen Arbeit.
In nächster Zeit berichten einige unserer Kollegen über ihre Lieblingsfunktionen in MindManager. Wir werden diese beschreiben und Ihnen erklären, wie die Funktionen uns bei der Arbeit helfen.
Den Anfang macht unser Kollege Brendan McConnell aus Kanada, der als Field Marketing Representative in einem globalen Marketing-Team bei MindManager arbeitet.
Was ist deine Lieblingsfunktion in MindManager?
Meine Lieblingsfunktion in MindManager ist die Fähigkeit nützliche Speicher-Dashboards für Projekte oder tägliche Aufgaben zu erstellen. Mithilfe von Links und Anhängen können Map-Links hinzugefügt werden zu:
- Dateien
- Websites
- Verzeichnissen
- Zweigen in oder zwischen Maps
- Mailto-Links für E-Mail-Adressen
- und weiteren Elementen
Fast alle Links können mithilfe des im Dashboard integrierten Browser-Fensters geöffnet werden. Ich kann also Inhalte im Browser durchsuchen, ohne die Map verlassen zu müssen.
Warum ist das deine Lieblingsfunktion?
Die Tatsache, dass Web-Links und Anhänge für praktisch jede beliebige Datei hinzugefügt werden können, hilft mir unglaublich hilfreiche Dashboards zu erstellen. Diese dienen als zentrale Stelle für alle relevanten Informationen, die ich für meine Arbeit benötige. Ich kann Dashboards sowohl für einzelne Projekte verwenden, als auch um meine Arbeit für ein ganzes Quartal zu organisieren. Die Dateien sind somit nicht über meinen ganzen Computer verteilt, sondern sind alle über eine einzige Map zugänglich.
Wie hilft dir das bei deiner täglichen Arbeit?
Ich verfüge über ein zentrales Dashboard, das alle Dateien enthält, die ich für die Fertigstellung eines Projekts benötige. Dadurch spare ich Zeit und erhalte ein übersichtliches und vollständiges Bild davon, was ich bereits erledigt habe und was noch zu tun ist. Anstatt mir jeden Tag aufs Neue überlegen zu müssen, welche Dateien ich für die Durchführung eines Projekts benötige und wo diese zu finden sind, kann ich sofort loslegen.
Außerdem sammelt man als Marketing Specialist ständig neue Ideen und neues, kreatives Material. Da ich in einem Mapping-Dashboard Hyperlinks hinzufügen und Links durchsuchen kann, kann ich alle Informationen sammeln und jederzeit darauf zugreifen. Es ist ähnlich, wie wenn man in einem Browser Seiten mit Lesezeichen markiert, nur viel interaktiver und sehr spezifisch auf ein Projekt bezogen.
Kannst du ein Beispiel geben, wie du diese Funktion verwendest?
Angenommen ich habe ein Projekt, bei dem ich fünf kurze Werbevideos produzieren muss. Jedes dieser Videos braucht ein Drehbuch, Bilder, Videodateien, Tondateien und möglicherweise Links zu Bezugsmaterialien. Bei dieser Menge von Dateien verliert man schnell den Überblick darüber, in welcher Phase des Projekts man sich befindet, wo eine wichtige Datei gespeichert ist und welche Dateien zu welchem Video gehören.
Wenn ich ein Mapping-Dashboard erstelle, kann ich für jedes Video einen Hauptzweig einrichten und dann alle zugehörigen Dateien als Unterzweige verknüpfen. Auf diese Weise werden alle Dateien, die ich für das Projekt benötige, zentral gespeichert und visuell dem entsprechenden Video zugeordnet. Das spart Zeit und stellt sicher, dass ich die gleiche Arbeit nicht zweimal mache. Außerdem behalte ich ohne Probleme den Überblick über die erzielten Fortschritte und kann sehen, welche Videos ich bereits produziert habe. Des Weiteren kann ich Dateien und Informationen kopieren, die für alle Unterprojekte wichtig sind. Zeitersparnis und der Überblick über das Projekt werden somit garantiert.
Wie könnten Leute, die in einer ähnlichen Position sind, davon profitieren?
Wie sicherlich alle Marketingfachleute bestätigen können, ist es entscheidend, dass man den Überblick über alle Dateien behält, damit Projekte reibungslos durchgeführt werden können und eine hohe Qualität sichergestellt werden kann. Versionsverwaltung, Überprüfungen durch das Team und Informationsaustausch: Das sind die täglichen Herausforderungen für Marketingfachleute, die dennoch effizient und reibungslos ablaufen sollten.
Mit Mapping-Dashboards lassen sich all diese Informationen auf sehr effektive Weise an einer zentralen Stelle aufbewahren. Anstatt dass Dokumente in E-Mails, Google Docs oder gemeinsam genutzten Laufwerken herumschwirren, können mithilfe von MindManager alle relevanten Dateien in einer einzigen Map verknüpft werden, wodurch sich das ständige und stressige Suchen der richtigen Datei oder Webseite vermindern lässt.
Alle Marketingfachleute, die es gewohnt sind, bei der Durchführung ihrer Projekte mit vielen Dateien und Webseiten zu arbeiten, können erheblich davon profitieren, wenn sie diese zentral in einem einzigen Dashboard zusammenfassen. Dadurch, dass der gesamte Aufwand für das Suchen und Verwalten von Dateien reduziert wird, können Marketingfachleute mehr Denkleistung dafür einsetzen, kreativ zu sein und erfolgreiche Ideen zu entwickeln.
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