Ja, die Zeiten ändern sich. Das ist nicht nur ein geflügeltes Wort, sondern wir erfahren es tagtäglich: Die Computer, mit denen wir arbeiten sind längst nicht mehr die gleichen wie vor 10 oder 20 Jahren. Der iPad und Smartphone Markt wächst rasant und die mobilen Geräte sind nicht mehr nur ein privates „Spielzeug“, sondern ein notwendiges Instrument, um auch auf Geschäftsreisen, beim Kunden oder mal eben bei einem Kollegen im Nachbarbüro, alle Daten und Informationen schnell zur Hand zu haben.
Wussten Sie, dass es weltweit betrachtet schon im Jahr 2002 erstmals mehr Telefonverträge für mobile Geräte als für Festnetzanschlüsse gab?* Und natürlich wird mit den neusten Mobilgeräten nicht nur telefoniert. Internetrecherche, Textnachrichten und der Austausch unterschiedlichster Dateien inklusive Fotos und Musik nehmen einen großen Teil der genutzten Funktionalitäten ein.
Die Informationsbeschaffung ist eine andere geworden. Die mehrbändige Enzyklopädie im Bücherschrank ist ein Relikt der Vergangenheit. Wikipedia hat inzwischen weltweit 470 Millionen monatliche Nutzer.* Die schnelle Verfügbarkeit aktueller Informationen, unabhängig vom eigenen Standort, ist zur Selbstverständlichkeit geworden. Wir haben uns so sehr daran gewöhnt, dass wir das auch von solchen Informationen erwarten, die wir für die tägliche Arbeit brauchen: die aktuellste Version des Forecasts, die neueste Reaktion auf die Pressemeldung oder den Status des neuen Businessprojektes.
Wer arbeitet an welcher Aufgabe? Wer hat was schon erledigt? Ist das ganz sicher die finale Version des Excel Sheets oder des Info Flyers? Und was ist eigentlich aus diesem oder jenem geworden? Da sollte doch mal… Wir suchen und fragen und scrollen… das nervt, kostet Zeit und am Ende auch Geld.
Wir arbeiten mit Experten aus anderen Abteilungen und Standorten ebenso selbstverständlich zusammen wie mit Partnern, Lieferanten, Dienstleistern und Kunden. Mittlerweile halten die ersten an sozialen Netzwerken orientierten Tools Einzug in die Geschäftswelt, um sich schneller auszutauschen und den Kommunikationsverlauf letztendlich auch für andere nachvollziehbar zu machen.
Zwar haben wir uns an E-Mails als zentrales Kommunikationsmedium gewöhnt, aber wer verliert, wenn er ganz ehrlich ist, hier nicht ab und zu den Überblick? Vorzugsweise natürlich dann, wenn man gerade besonders schnell etwas ganz wichtiges braucht, weil der Chef danach fragt…
Nach einer Studie von Forester suchen 42% der sogenannte Information Worker mehr als eine Stunde täglich nach Informationen. Die Notwendigkeit einer zentralen Datenablage und der Disziplin, diese auch zu pflegen, wird immer offensichtlicher und die meisten Unternehmen haben bereits entsprechende Systeme auf dem eigenen Server oder in der Cloud im Einsatz. Allerdings ist die Versuchung für die meisten Mitarbeiter groß, sich wenigstens die am häufigsten genutzten Dokumente lokal abzuspeichern, nämlich in den Ordner, der der eigenen Ablagestruktur entspricht, einem entsprechenden Projekt, Team oder Zeitfenster zugeordnet. Wie schön wäre es doch, wenn ich das betreffende Dokument zwar dort finden könnte, es aber trotzdem zentral abgelegt wäre? Es wäre immer aktuell, für alle zugänglich und trotzdem in meinem eigenen Arbeitskontext sofort verfügbar.
Die meisten Menschen haben ihre Art zu arbeiten, zu kommunizieren und sich zu organisieren gefunden und tun sich schwer, ihre Gewohnheiten aufzugeben. Wir halten Meetingnotizen handschriftlich fest, finden – wenn wir Glück haben – einen Freiwilligen, der das Protokoll in Word zusammenschreibt und Tage später verschickt, während ein anderer die Präsentation auf dem File Server ablegt und ein dritter die Fotos der Flipcharts im Intranet platziert. Das Ganze gefolgt von zahllosen Kommentaren per E-Mail, einer 2. Version des Protokolls und der abschließenden Frage: wie geht es eigentlich weiter? Die vorhandenen Informationen liegen verstreut in den unterschiedlichsten Systemen und Anwendungen und stehen in der Regel nicht gemeinsam im Kontext eines Projektes oder Vorgangs zur Verfügung. Wäre es nicht toll, wenn ich nur eine Anwendung öffnen müsste und meinen Aufgaben und Projekten gleich alle Informationen und Dateien zugeordnet wären?
Wer aus dem einen oder anderen Meeting gelernt hat, achtet auf eine entsprechende Aufgabenverteilung. Wer macht was bis wann und wann treffen wir uns wieder? Zu dumm nur, dass „der Meier“ gerade im Urlaub ist und „die Müller“ das letzte Meeting verpasst hat.
Jetzt werden alle E-Mails einfach noch mal weitergeleitet und kurze Zeit später stellen sich die gleichen Fragen wieder? Wo war noch gleich das Protokoll abgelegt? Weiß der Meier, was er zu tun hat? Und wenn ich jetzt noch eine tolle Idee habe, an wen schicke ich die eigentlich?
Kein Wunder, dass inzwischen 35% der Unternehmen in den USA ihre Ausgaben für Collaboration Anwendungen und 27% für Enterprise Social Network Tools erhöhen wollen**. Nach einer Studie von McKinsey kann nämlich durch entsprechende Technologien die Produktivität bei der Suche nach Informationen um 30-35%, und die die interne Kommunikation und Zusammenarbeit um 25-35% gesteigert werden.***
Eines ist sicher: Mindjet schont meine Nerven und spart mir eine Menge Zeit…
Annette Großer,
Marketing Manager DACH & Eastern Europe bei Mindjet
*Quelle: Internet Trends Mary Meeker, Mai 2012
** Quelle: Forrester Research, Inc. “Mapping the Value of Social Business and Collaboration”, November 2012
*** McKinsey Global Institute “The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies, Juli 2012