Eine Mindmapping Community aufbauen – 1. Teil

Von David Halverson (Gast-Blogger)

Dies ist der zweite einer Reihe von Blogbeiträgen zum Thema des Aufbaus einer Mindmapping Community in einem Unternehmen. Klicken Sie hier, um den ersten Beitrag zu lesen.

Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei einer Community von Mindmap-Anwendern um eine Gruppe von Mitarbeitern, die mit dem Konzept des Mindmappings vertraut gemacht wurden und nun entweder ihre Kenntnisse vertiefen oder das Mindmapping in ihrem Unternehmen fördern möchten.

In unserem ersten Beitrag haben wir:

• den Begriff „Mindmapping Community“ definiert
• einige Gründe erörtert, die dafür sprechen, an Ihrem Arbeitsplatz eine Mindmapping Community zu starten
• einige Vorschläge gemacht, wer an der Teilnahme an Ihrer Community interessiert sein könnte
• dargestellt, welchen Wert eine solche Community für Sie und Ihr Unternehmen hat
• einige praktische Erwägungen besprochen, die es vor der Gründung einer Community zu beachten gilt

Wir empfehlen Ihnen, den ersten Beitrag zu lesen, falls Sie es noch nicht getan haben. Er liefert den nötigen Kontext für diesen Beitrag.

Das Arbeitsumfeld in Ihrem Unternehmen

Bevor Sie sich entscheiden, ob Sie eine Mindmapping-Gruppe starten möchten, empfiehlt es sich, einige Informationen über Ihren Arbeitsplatz zu sammeln:

• Unterstützt Ihr Unternehmen Communitys? Falls ja, was sind die Regeln? Gibt es einen Mechanismus für die Unterstützung von Communitys, z. B. was die Nutzung von Besprechungsräumen, die Abhaltung von Telefonkonferenzen, die Überzeugung der Geschäftsführung betrifft? Gibt es vielleicht sogar finanzielle Unterstützung für Lunchpakete oder gegebenenfalls für Reisen?
• Dürfen Sie erwarten, dass die Geschäftsführung – unabhängig von der Geschäftspolitik – Ihre Bemühungen unterstützen wird? Einige Unternehmen erlauben es ihren Mitarbeitern, bis zu 10 % ihrer Arbeitszeit solchen Aktivitäten zu widmen. Andere Führungskräfte verlangen hingegen von Ihren Mitarbeitern deren ganze Aufmerksamkeit. Dann müssen Sie Ihren Mindmapping-Aktivitäten in der arbeitsfreien Zeit nachgehen.
• Gibt es in Ihrem Betrieb ein Intranet, in dem Sie Ihre Treffen ankündigen können?
• Wie ist das Unternehmen geografisch aufgestellt? Befinden sich alle Mitarbeiter an einem Platz oder sind sie über mehrere Standorte verteilt? Wenn sich alle an einem Standort befinden, können Sie persönliche Treffen organisieren. Handelt es sich um ein großes Unternehmen mit mehreren Standorten, müssen Sie unter Umständen auf Telekonferenzen oder einen Service wie Skype zurückgreifen.
• Kennen Sie Leute in Ihrem Umfeld, die sich ebenfalls für Mindmapping interessieren, mit deren Hilfe Sie die Community starten können und von denen Sie Unterstützung erhalten können?
• Gibt es in Ihrem Unternehmen Organisationen, die Mindmaps verwenden oder bereits damit in Berührung gekommen sind? Gibt es sonstige Communitys mit ähnlichen Interessen, die Ihre Mindmapping Community ergänzen könnten?
• Haben Sie bereits eine Führungskraft im Auge, die als Sponsor dienen könnte? Sie benötigen unter Umständen einen Sponsor, der Sie beim Aufbau Ihrer Organisation betreut und berät. Mehr dazu später.
• Machen Sie sich Gedanken zu Ihrer Motivation und überlegen Sie sich, ob Sie die Zeit und die Fähigkeiten haben, eine Community zu führen.

Die ersten Schritte zum Aufbau Ihrer Community

Wenn Sie nach diesen anfänglichen Untersuchungen immer noch denken, dass die Voraussetzungen für eine Community gut stehen, empfiehlt es sich, einige Dinge zu organisieren:

• Wählen Sie die Leute aus, mit denen Sie die Community starten möchten. Vielleicht sind einige bereit, Ihnen bei der Führung der Community zu helfen. Andere wollen unter Umständen einfach nur an den Treffen teilnehmen. Fangen Sie so oder so an, E-Mails zu verschicken, um alle Interessierten regelmäßig darüber zu unterrichten, was geplant ist.
• Organisieren Sie ein Treffen mit Ihren Helfern, um deren Meinung zur Häufigkeit und Art der Treffen (Telekonferenz oder persönliche Treffen), dem Zweck der Community und den zu erreichenden Zielen einzuholen. Fragen Sie sie auch, ob sie gute Redner oder andere Mitarbeiter kennen, die an einer Teilnahme an der Community interessiert sein könnten. Ihre Teammitglieder werden bestimmt gute Ideen haben, hören Sie auf sie. Sie bekleiden nun eine Führungsposition, auch wenn Sie vielleicht keine Führungskraft sind. Dies ist eine gute Übung zur Teambildung ohne direkte Befehlsgewalt.
• Verfassen Sie Satzungen hinsichtlich der Ziele Ihrer Gruppe, in denen die Rolle der Leitung der Community, die anvisierten Mitglieder und die Beziehungen zu unterstützenden Organisationen oder Personen definiert und die Community als Ganzes beschrieben wird.
• Entwickeln Sie eine Kurzpräsentation, die dazu verwendet werden kann, jemandem in 30 Sekunden Ihre Community zu beschreiben. Sie sollte kurz und knackig sein, um zur Unterstützung der Community oder sogar zur Teilnahme zu animieren.
• Suchen Sie sich einen Sponsor. Bei Ihrem Sponsor sollte es sich um eine Führungskraft handeln, die gewissen Einfluss hat und natürlich am Erfolg Ihrer Community interessiert ist.
• Melden Sie sich für alle Förderprogramme an, die Ihr Unternehmen zur Unterstützung von Communitys wie Ihrer unterhält. Es werden wahrscheinlich einige Regeln einzuhalten sein, aber unter Umständen erhalten Sie Hilfe dabei, Werbung für Ihre Community und Ihre Treffen zu machen.

Lassen Sie sich von Ihrem Team helfen

Die Zeit, die Sie der Community widmen können, ist beschränkt, deshalb werden Sie die Hilfe anderer benötigen, um Ihre Kapazitäten zu erweitern. Finden Sie heraus, wer in Ihrem Netzwerk mit dem Mindmapping vertraut ist und wer zu helfen bereit wäre. Bitten Sie diese Personen persönlich um ihre Hilfe beim Aufbau der Community. Pauschale E-Mails mit der Bitte um Hilfe bringen nichts. Niemand wird sich melden, denn E-Mails sind zu unpersönlich und alle denken, jemand anderes werde schon antworten. Nachfolgend einige mögliche erste Schritte zur Bildung Ihres Teams:

• Sprechen Sie persönlich (oder, falls dies nicht möglich ist, telefonisch) mit Ihren potenziellen Helfern über deren Interessen und Fähigkeiten und deren verfügbare Zeit. Denken Sie daran, dass einige der beschäftigtsten Personen auch die fähigsten sind.
• Lassen Sie sich mit der Auswahl des Teams Zeit. Es ist besser, unterbesetzt zu sein, als Mitglieder im Team zu haben, die nicht in die Community passen.
• Wählen Sie Leute aus, deren Fähigkeiten und Interessen zu Ihren Anforderungen passen. Das ist eine grundlegende Technik der Stellenbesetzung.
• Geben Sie Ihren neuen Helfern kleine Aufgaben und sehen Sie, was passiert. Werden die Aufgaben erfolgreich ausgeführt, können Sie diese erweitern.
• Leider wird sehr wenigen so viel am Erfolg der Community liegen wie Ihnen. Wenn Sie mit Personen sprechen, die eine Community leiten, werden sie oft hören, dass diese die meiste Arbeit selbst tun. Das ist o.k. Loben Sie Ihre Teammitglieder einfach so oft wie möglich und sehen Sie, ob sie in ihre Arbeit hineinwachsen.
• Je mehr Sie die Arbeit verteilen, desto stärker und engagierter werden die Teammitglieder.
• Hören Sie auf Ihre Teammitglieder und nehmen Sie sie ernst. Sobald die Zahl der Beteiligten wächst, wird Ihre Community zu einer wirklichen Community und Sie benötigen flexible Pläne, um allen Interessen entgegenzukommen.

Nächster Blogbeitrag in dieser Reihe: Die Pflege Ihrer Community

Im nächsten Blogbeitrag werde ich Fragen im Zusammenhang mit dem Aufbau und der Pflege einer Mindmapping Community erörtern. Die Konzepte können natürlich auch auf andere Communitys übertragen werden.

Wir werden einige grundlegende Dinge ansprechen, wie etwa den Aufbau der Community, die Treffen und Redner, das Finden eines Sponsors und die Entwicklung der Satzungen der Gruppe.

Bis bald!

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Über den Autor:

Dave Halverson war früher Customer Success Manager bei Mindjet und arbeitete 30 Jahre bei The Boeing Company für verschiedene Abteilungen als Systemanalytiker, Wirtschaftsanalytiker und Projektmanager. Er war Präsident und Direktor des N/W Electronic Commerce Roundtable und gründete vor acht Jahren die Mindmapping-Interessengruppe bei The Boeing Company, deren Teilnehmerzahl von anfänglich einem Dutzend auf über 600 anwuchs. Er hat außerdem am Bellevue College und der City University in Bellevue Washington Wirtschaftskurse geleitet. Dave Halverson ist unter blackdiamondmind@gmail.com erreichbar.