Wie ich in unserem letzten Kundeninterview-Post gesagt habe, haben wir in letzter Zeit viel über Produktivitätssteigerung und Verbesserung der Arbeitsabläufe geschrieben. In unserem letzten Post haben wir mit Andy Makar gesprochen. Andy ist Leiter einer IT-Abteilung, Enthusiast in Sachen Agilität und begeisterter MindManager-Anwender. Er hat uns erzählt, wie er mit Mindmapping die Produktivität seines Teams steigern konnte. Diese Woche wird uns Wojciech Korsak mehr erzählen.
Wojciech kann auf eine zehnjährige Erfahrung als Fachberater und Ausbilder für verschiedene Projekte und Großunternehmen zurückblicken. Zuvor arbeitete er vier Jahre als Analyst in internationalen Großunternehmen aus dem Finanz-, Pharma- und Produktionssektor. Wojciech ist Experte auf den Gebieten des Informations-Mapping, der Kommunikation mithilfe interaktiver Dashboards, der Analyse, der Personal- und Teamentwicklung und der visuellen Kommunikation. Außerdem hat er ein Buch zum Thema der Visualisierung von Geschäftsinformationen sowie zahlreiche gratis erhältliche E-Books und Anleitungen zur visuellen Kommunikation und zum Mindmapping veröffentlicht. 2008 erhielt er von Mindjet eine Auszeichnung als innovativster Partner Polens.
Hier nun unser Gespräch mit Wojciech Korsak:
F: Warum eignet sich Ihrer Meinung nach Mindmapping-Software ideal, um persönliche Dashboards zu erstellen?
Wojciech: Der entscheidende Punkt ist die Einfachheit. Ein Mindmap-Programm ist sehr einfach zu benutzen. Da es keine lange Lernphase benötigt, kann man seine Arbeit schon nach kurzer Zeit mit Mindmaps managen. Die meisten Leute benutzen es ganz intuitiv.
Wozu dienen persönliche Dashboards? Meines Erachtens ist es die beste Methode, sowohl das große Ganze als auch die Struktur aller Details und Beziehungen unserer Arbeit zu sehen. Sie entscheiden, wie Sie Ihre Arbeit managen möchten, und erstellen dann eine entsprechende Mindmap-Struktur. Sie erstellen die Struktur der Map. Es handelt sich also um Ihr Dashboard, das auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Das ist ein sehr leistungsfähiger Ansatz!
F: Was enthält Ihre Dashboard-Mindmap? Können Sie uns einen groben Überblick geben?
Wojciech: Zuerst erstelle ich die Hauptzweige, also z. B. Buchhaltung, Marketing, Reporting usw. Danach erarbeite ich die Unterzweige. Ich verwende MindManager, weil ich die Zweige mit vielen Aspekten anreichern kann. Das hilft mir bei der Verwaltung der Aufgaben und Prozesse. Dazu gehören zum Beispiel:
- Erinnerungen
- Aufrollungen, die den gesamten Pfad der Aufgabe und deren Beziehungen zeigen
- Aufgabeninformationen mit den Ressourcen
- Tags, um spezifische Elemente zu markieren
- Symbole, die es mir ermöglichen, die Inhalte meines Dashboards zu filtern
- Interne Berechnungen für finanzielle Themen
Ich finde, es lohnt sich, sich die Zeit zu nehmen, den Zweigen in der Dashboard-Map Zusatzinformationen wie Tags und Symbole hinzuzufügen. Auf diese Weise finde ich die benötigten Informationen schneller. Ich verwende Notizen, um zusätzliche Informationen – wie z. B. Prozesselemente und die zur Erledigung der Aufgaben erforderlichen Schritte – zu erfassen, damit ich sie nachlesen kann, wenn ich sie benötige. Die übrige Zeit sind sie ausgeblendet, also nicht zu sehen.
F: Welchen Einfluss hat die Verwendung einer Dashboard-Map auf Ihre Produktivität?
Wojciech: Ich denke, entscheidend ist es, die Dashboard-Map bei schnellen Frage-und-Antwort-Runden dabei zu haben. Wenn ich Projektfragen beantworten muss und alle wichtigen Informationen dazu in meiner Map erfasst habe, dann finden sich diese wahrscheinlich in den Zweigerweiterungen, also z. B. verknüpften Maps, Anlagen und Hyperlinks. Wenn ich ein Dashboard verwende, komme ich weniger in die Situation, dass ich eine Frage nicht beantworten kann. Ich habe immer alle Informationen zur Hand.
F: Wie hilft Ihnen das Dashboard, den Blick auf die wesentlichen Dinge im Berufs- und Privatleben zu behalten?
Wojciech: Ich beginne meine Arbeit jeden Tag mit meiner Dashboard-Map. Sie zeigt mir den Verlauf der aktuellen Projekte mit den jeweiligen Aufgaben und ihren Beziehungen untereinander. Mithilfe von Tags (z. B. den Namen von Städten) filtere ich die Map, um alle Aufgaben im Zusammenhang mit einer bestimmten Stadt anzuzeigen. Wenn jemand nach dem Status eines Projektes fragt, kann ich auf einen Satz strukturierter Aufgaben mit Zusatzinformationen (Ressourcen, Fortschritte, Daten, Anmerkungen mit Kommentaren, verknüpfte Dokumente) zugreifen, die die Antworten enthalten.
F: Sie veröffentlichen viele Mindmaps und Diagramme auf Facebook. Wie ordnen Sie diese, damit Sie sie leicht wiederfinden? Sind diese mit Ihrem Dashboard verknüpft?
Wojciech: Um den Überblick über meine Beispiele zu behalten, erstelle ich Hyperlinks zu spezifischen Dokumenten und Ordnern mit Kategorien in meiner Dashboard-Map. Es hilft, Verzeichnisse der Ordner zu erstellen, um alle im Auge zu behalten.
F: Ist Ihr Dashboard ein lebendiges Dokument? Mit anderen Worten: Aktualisieren Sie die Projekte im Dashboard, an denen Sie arbeiten, regelmäßig mit neuen Dateien und Verknüpfungen?
Wojciech: Ja, ich aktualisiere meine Dashboard-Map täglich. Ich ändere den Status der Aufgaben und verwalte die Anhänge und Hyperlinks meiner Projekte. Wenn es ein neues Projekt gibt, füge ich dessen Struktur meiner Dashboard-Map hinzu und speichere die entsprechende Dokumentation und die Links in zentralen Ordnern ab.
F: Enthält Ihr Dashboard Live-Daten wie z. B. Zellenbereiche aus Kalkulationstabellen.
Wojciech: Ja, ich verwende diese Option sehr oft, da sie mir viele Möglichkeiten eröffnet. Ich arbeite mit vielen Excel-Tabellen. Es ist deshalb wichtig, dass die Schlüsselinformationen in meiner Dashboard-Map zu sehen sind. MindManager ermöglicht mir, spezifische Excel-Zellbereiche mit meiner Dashboard-Map zu verknüpfen, ohne die Tabellen öffnen zu müssen. Ich kann diese in MindManager auch aktualisieren, um die neuesten Daten abzurufen, was sehr praktisch ist. Wenn ich die Quelltabellen benötige, kann ich diese in Excel öffnen und dort analysieren (z. B. Pivot-Tabellen). Die Zellbereiche in meiner Map sind mit der Quelldatei verknüpft. Ich verwende auch Map-Aufrollungen, um Unterzweige mit Arbeitsblatt-Zellbereichen aus anderen Maps anzuzeigen. Meiner Meinung nach sollte eine Dashboard-Map soweit möglich Live-Daten enthalten.
F: Wenn Sie mit Kunden das Thema Mindmapping besprechen, wie viel des Gesprächs konzentriert sich auf Dashboards?
Wojciech: Das hängt von der Situation ab. Zum Beispiel, ob die Kunden Mindmaps verwenden möchten, um einfache Strukturen zu erstellen, oder ob sie ihre Daten auf eine umfassendere Weise verwalten möchten. Wenn jemand offen ist für neue Ideen und bereit ist, etwas Neues auszuprobieren – zum Beispiel die Idee der Dashboard-Maps –, ist es einfacher, ihn in dieser Hinsicht zu unterstützen. Wir alle haben unterschiedliche Arbeitsweisen. Wenn jemand sich mit der Dashboard-Idee nicht sofort anfreunden kann, kann er Mindmaps auch einfach nur als Diagrammtool verwenden.
F: Welche Schritte empfehlen Sie Ihren Kunden, um ein Dashboard einzurichten?
Wojciech: Ich finde, am besten ist es, wenn ich die Struktur der Dashboard-Map zuerst mit einem Bleistift auf Papier skizziere. Das empfehle ich auch meinen Kunden. Es hilft mir, alle zu erledigenden Aufgaben in der „realen“ Welt zu sehen und nicht einfach nur in einer abstrakten Softwareumgebung. Man kann sich so gut ein Bild von allen Informationsquellen – wie Geschäftspartnern, Dokumenttypen, Projektteams usw. – machen. Es ist dann auch einfacher, ein Dashboard mit einer kreativen Zweigstruktur einzurichten. Wenn ich das Modell auf Papier vor mir habe, kann ich zudem einfacher bestimmen, welche Art von Informationen ich als Zweige, Links, Anhänge, Tabellenzellbereiche oder interne Berechnungen haben möchte.
Wenn ich mir in der Anfangsphase Zeit nehme, ein Modell auf Papier zu zeichnen, komme ich weniger oft in die Situation, dass ich mich frage, wohin ein Zweig in einer Map gehört. Wenn ich mein Dashboard fertiggestellt habe, sehe ich nicht nur einen Baum mit Unterzweigen, sondern habe auch das handgezeichnete Modell im Kopf und kenne deshalb seine Struktur. Das macht es mir einfacher, die Informationen zu finden, die in den Unterzweigen der reduzierten Zweige verborgen sind.
F: Haben Sie Tipps für den Leser, wie eine wirksame Dashboard-Mindmap erstellt werden kann?
Wojciech: Ich denke, die leistungsstärkste Option in MindManager ist die Aufroll-Option. Wenn wir Aufgaben (Daten, Fortschritt, Priorität und Ressourcen, Tags, Notizen) definieren, können wir den vollständigen Verlauf der zu erledigenden Aufgaben sehen: wer, wann, wo und wie. Wenn wir für unsere Arbeit eine Dashboard-Map verwenden und diese jeden Tag öffnen, können wir den Fortschritt festhalten, um immer über eine aktuelle Map zu verfügen. Es besteht die Möglichkeit einer Synchronisierung mit Microsoft-Outlook-Elementen, wodurch es zu einem wirklich leistungsfähigen Instrument wird, um geschäftliche Aktivitäten mithilfe von schnellen Übersichten zu managen.
F: Welche Praktiken sollten bei der Erstellung und Verwaltung von Dashboard-Mindmaps vermieden werden?
Wojciech: Ich denke, man sollte genügend Zeit in die Planung des Dashboards investieren. Welche Art von Fragen werden im Dashboard gestellt? Welche Art von Informationen benötigen wir zur Verwaltung unserer Arbeit? Man sollte Erinnerungen planen, die in die Map eingefügt werden, damit MindManager im Arbeitsalltag helfen kann. Wird ein Dashboard „auf die Schnelle“ eingerichtet, ist es zwar möglich, Mindmaps für beliebige Themen zu erstellen, sie werden jedoch schwer zu benutzen sein. Wenn wir eine Struktur erstellen, ohne einen Plan zu haben, ist sie vielleicht ok für heute, aber schon morgen ist sie nicht mehr brauchbar.
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