Vielleicht haben Sie bemerkt, dass wir in letzter Zeit viel über die Verbesserung der Produktivität und der Abläufe im Arbeitsleben geschrieben haben. Wir sind davon besessen, neue Wege zu finden, wie wir den Leuten helfen können, bessere und effizientere Möglichkeiten zu finden, sowohl ihre eigene Produktivität als auch die Produktivität ihrer Teams zu verbessern. Wir hören immer wieder gerne, wie MindManager Kunden neue Wege finden, ihre Resultate bei der Arbeit zu verbessern, und freuen uns riesig, dass wir daran teilhaben dürfen.
Aufgrund unserer Besessenheit für produktive Teams haben wir drei unserer Kunden dazu befragt, wie sie MindManager verwenden und wie MindManager ihnen hilft, ihre Produktivität zu steigern. Verfolgen Sie über die nächsten Wochen unseren Mindjet-Blog, um mehr über unsere geschätzten Kunden zu erfahren.
Das Interview dieser Woche wurde mit Andrew Makar geführt. Er ist IT-Director und ein Enthusiast in Sachen Agilität mit einem regen Interesse an der Umsetzung von PM-Theorie in die Praxis. Neben seinem anspruchsvollen Beruf ist er Autor, Lehrer und Dozent zu den Themen IT und Projektmanagement. Andy Makar ist seit 2002 ein begeisterter Anwender von MindManager. Er kann unter andy [at] tacticalprojectmanagement [dot] com erreicht werden.
Andy Makar hatte Folgendes zu sagen:
F: Wie verdienen Sie Ihren Lebensunterhalt?
Andy Makar: Ich bin als Leiter IT für das Projekt- und Programmmanagement und die Unternehmens-, Marketing- und Vertriebssysteme verantwortlich. Ich habe meine gesamte Karriere über im IT-Bereich mit einem Schwerpunkt auf Projekt- und Programmmanagement gearbeitet.
In dieser Rolle manage ich hauptsächlich Informationstechnologieprojekte, die das digitale Marketing, die Website-Entwicklung, ERP-Implementierungen und das CRM-System umfassen.
F: Welche Probleme hatten Sie bei der Verwaltung Ihrer Projekte, bevor Sie von MindManager erfuhren?
Andy Makar: Einige der größten Probleme, die sich mir stellten, standen im Zusammenhang mit der Bestimmung des Projektumfangs und der Entwicklung eines Projektstrukturplans (PSP). Dies und eine Vielzahl von Geschäftsfaktoren trugen zu einem allgemeinen Mehraufwand in der Verwaltung und einer Belastung bei, die häufig mit dem Management von Projekten einhergehen.
F: Wie hat Mindmapping bei der Lösung dieser Probleme geholfen?
Andy Makar: Mindmapping hat geholfen, diese Probleme zu lösen, indem es uns ermöglichte, komplexe Ideen schnell und einfach auf visuelle Weise zu kommunizieren. Durch die bildliche Darstellung des Projektumfangs oder der Erfassung eines detallierten Projektstrukturplans in einem Diagramm können komplexe Probleme einfacher kommuniziert werden – es wird nicht seitenweise Text benötigt.
F: Wie hilft Ihnen MindManager, produktiver zu arbeiten?
Andy Makar: Mindmapping ist eines der entscheidenden Instrumente zur Verbesserung der Produktivität und Kommunikation, über die alle Produktmanager verfügen sollten. Ein Beispiel ist die Dokumentation von Sitzungsprotokollen. Anstatt eine Tagesordnung zu erstellen und die Notizen in ein Word-Dokument zu übertragen, können Sie einfach eine Map verwenden, um die Sitzung zu leiten und die Notizen in Echtzeit zu erfassen.
F: Wie hilft Ihnen MindManager, zwischen verschieden Projekten hin- und herzuwechseln?
Andy Makar: Alle Projektmanager müssen sich daran gewöhnen, ständig zwischen verschiedenen Projekten hin- und herwechseln zu müssen. Mindmapping erleichtert dies, indem es ermöglicht, schneller einen Projektstrukturplan zu erstellen, den Umfang besser zu bestimmen und rasch Teamorganigramme zu entwickeln – und dies alles in einem einzigen Programm.
Der wichtigste Vorteil, den Mindmapping dabei bietet, liegt in der visuellen Kommunikation. Ich finde es einfacher, visuell zu kommunizieren, als seitenweise Text zu schreiben. Die Anschaulichkeit von Mindmaps trägt zu einer besseren Kommunikation und einem besseren Verständnis bei.
F: Wie hilft Ihnen MindManager dabei, die Anforderungen für neue Projekte zu bestimmen?
Andy Makar: Besonders deutlich werden die Vorteile bei der Projektplanung und der Definition des Umfangs. Am Anfang eines neuen Projekts stehen in der Regel jede Menge Ideen. Diese Ideen in einer Mindmap zu ordnen und um Klärung des Umfangs zu bitten, hilft den Umfang und die Grenzen eines Projekts zu definieren. Mithilfe eines visuellen Diagramms bestätigen zu können, ob ein Bereich innerhalb oder außerhalb des Projektumfangs liegt, ist besonders hilfreich.
Ich habe festgestellt, dass Mindmapping während des gesamten Projektlebenszyklus angewendet werden kann. Ich verwende Mindmapping hauptsächlich in den Phasen der Projektanbahnung, der Projektplanung und des Projektabschlusses. Mindmapping spielt auch während der Projektabwicklung und Projektüberwachung eine Rolle, aber ich verwende es in erster Linie in der Anfangsphase eines Projekts.
F: Was mögen Sie an den Projektmanagementwerkzeugen von MindManager?
Andy Makar: Die Gantt-Diagrammansicht eignet sich besonders gut zur Kommunikation einer detaillierten Zeitachse. In der Praxis verwende ich die Mindmap, um den Umfang und einen detaillierten Projektstrukturplan zu definieren. Sobald der Umfang bestätigt wurde, werden ein Teamorganigramm und ein detaillierter PSP ausgearbeitet. Ich verwende dann diese Maps, um mit den Projektmanagement-Tools den eigentlichen Ablaufplan zu erstellen.
Es ist ein fantastisches Programm, um die Anforderungen zu sammeln und Ordnung in die Funktionen zu bringen. Was die Abwicklung und Verwaltung der Aufgaben betrifft, wechsle ich für die Echtzeit-Zusammenarbeit und die Terminplanung normalerweise zu anderen Tools. Es ist wichtig, als Projektmanager über mehrere Tools zu verfügen, und MindManager ist eines dieser zentralen Tools!
F: Wie verwenden Sie MindManager mit Ihrem Team?
Andy Makar: Wir verwenden MindManager normalerweise, um in der Gruppe Ideen zu sammeln, die Anforderungen zu erfassen und den Umfang zu definieren. Durch die Anzeige und Projektion einer Mindmap kann ich das gesamte Team in die Sammlung und effektive Organisation der Ideen einbeziehen.
Nach dem Brainstorming verteile ich die Map. So erleichtert Mindmapping beispielsweise die Definition der Taxonomie und der erforderlichen Features einer neuen Website. Es ist ideal dafür geeignet, um im Team eine Sitemap zu erstellen und Notizen zu den Schlüsselfunktionen und Anforderungen zu erfassen.
Allgemein gesagt hilft Mindmapping, die administrativen Aufgaben zu verringern. Es vereinfacht alle Tätigkeiten und verbessert die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern. Das visuelle Denken begünstigt die Kommunikation der Ideen.
F: Welchen Einfluss hat die Projektion einer Mindmap auf die Dynamik einer Gruppe während eines Meetings?
Andy Makar: Ich konnte feststellen, dass sich diese Technik sehr gut für die strategische Planung, das Sammeln von Ideen zur Lösung eines Problems sowie die Erfassung einer Liste von Funktionen für ein Softwareprodukt eignet. Die Dynamik des Auf- und Zuklappens von Knoten fördert das Engagement. Und es unterscheidet sich von der langweiligen alten Tagesordnung in Form eines Word-Dokuments oder den ewig gleichen PowerPoint Präsentationen.
Ich ermutige Teams dazu, es mal auszuprobieren, um zu sehen, welchen Einfluss es auf die Dynamik und das Engagement in einem Meeting haben kann.
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