Ich habe zahlreiche Produkt-Launches, Website-Updates, Marketing-Kampagnen und Trainingsprogramme für Sales koordiniert – von daher weiß ich sehr genau um die Herausforderung, globale Teams nebst externen Dienstleistern und Agenturen synchron zu steuern. Mit ganz ähnlichen Problemen sieht sich unser HR Team konfrontiert bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter, genauso wie die Kollegen aus der Entwicklung, wenn es um Produkt-Updates geht, oder auch unser Sales Team, wenn es an den Planzahlen arbeitet. Tatsächlich stellen sich diese Herausforderungen ganz ähnlich für die meisten modernen Unternehmen dar. Man arbeitet zur selben Zeit an verschiedenen Projekten, mit unterschiedlichen Leuten, meistens an verteilten Standorten und natürlich immer unter Zeitdruck.
Genau hier setzt Mindjet ProjectDirector an. Die Lösung sorgt dafür, dass das gesamte Team stets auf dem gleichen Informationsstand ist und das gleiche Verständnis von Zielen, Prozessen und Aufgaben hat – vom Projektstart bis zum erfolgreichen Abschluss. Sie verbessert die Zusammenarbeit und löst Probleme, mit denen sich Projektteams oft konfrontiert sehen:
• Einverständnis und Motivation statt Missverständnissen und Enttäuschung: Besonders bitter ist es, wenn man hart am gewünschten Ergebnis gearbeitet hat und dann herauskommt, dass manche Ziele oder Anforderungen nicht für alle Beteiligten zur vollen Zufriedenheit erreicht wurden, weil ganz einfach unterschiedliche Vorstellungen im Prozessverlauf herrschten. ProjectDirector stellt hierzu eine virtuelle Projektansicht bereit, die es jedem Projektbeteiligten ermöglicht, simultan und aktiv bei der Ideensammlung, der Priorisierung und der Planung zu partizipieren. Dadurch entsteht bei allen ein klares Bild der Ziele und der erwarteten Ergebnisse. Indem Projektdetails in einem Format dargestellt werden, das jeder versteht, lassen sich Probleme frühzeitig identifizieren und rechtzeitig lösen, was allen Beteiligten viel Zeit und Ärger erspart.
• Aktuelle Infos auf einen Blick statt zeitverzögerte E-Mails: Auch der allerbeste Plan muss manchmal geändert werden und Neuerungen kommen hinzu. Doch wenn es zu viele Meetings gibt, sinkt die Aufmerksamkeit der Teilnehmer. Die naheliegendste Alternative ist auch nicht viel besser: Lange Emails mit großen Verteilern führen eher nicht zu knackigen Entscheidungen, da sie zu Verzögerungen führen und die Gelegenheit bieten, Dinge falsch zu verstehen. Die Kommentarfunktion in ProjectDirector sorgt dafür, dass jeder Änderungsvorschläge unterbreiten kann und dann Entscheidungen treffen kann, die auf den aktuellsten und vollständigen Informationen beruhen.
• Direkter Zugriff im Projektkontext statt aufwendiger Informationssuche: Es ist wirklich nicht einfach, die richtige Information zu finden, wenn die Dateien an verschiedenen Orten liegen oder in verschachtelten Ordnern verborgen sind. Zusätzlich zu Projekt-Ordnern, die die relevanten Dateien konsolidieren, führen embedded Links in ProjectDirector-Maps die Teammitglieder einfach und schnell zu den relevanten Dateien, ganz gleich, wo sie liegen.
Letztlich geht es beim Thema Erfolg heutzutage vor allem auch um die Teamarbeit. Wenn sie funktioniert, ist alles im Lot. Mindjet ProjectDirector wurde entwickelt, um die Teamarbeit in Projekten noch besser zu unterstützen. Wenn Sie die neueste Projektmanagement-Software von Mindjet als einer der ersten kennenlernen möchten, klicken Sie bitte hier: www.mindjet.de
Annette Großer
