Dateiverzeichnis und Arbeitsoberfläche in Einem
Verteilte Informationen in unterschiedlichen Systemen
Eine der vielen Herausforderungen in unserem Arbeitsalltag ist die unübersehbare Menge an Informationen, die wir verarbeiten müssen und sei es nur durch die Entscheidung, dass wir sie nicht brauchen. Wir sammeln Informationen in Form von E-Mails, Präsentationen und Dokumenten. Wir sortieren Protokolle und Materialien in mehr oder weniger gut durchdachte Orderstrukturen oder wir „verschlagworten“ sie, um die spätere Suche zu erleichtern. Dennoch: ein Dokumentenname kann aus der einen Perspektive absolut sinnvoll vergeben und in einem anderen Kontext völlig irreführend sein. Am Ende suchen wir plötzlich in unterschiedlichen Verzeichnissen und Systemen nach den Informationen, die uns vorher unwichtig erschienen oder die irgendwo in einem ganz anderen Zusammenhang abgelegt wurden. Und es kommt noch schlimmer: wir suchen immer wieder das Gleiche und fertigen unzählige Kopien an, von denen wir annehmen, dass wir sie auf unserem überfüllten Desktop schnell und zuverlässig finden werden.
Egal ob ich zur Vorbereitung auf ein Kundengespräch zwischen CRM-System, SharePoint, zahlreichen Excel -Tabellen und Outlook hin und her wechseln muss, oder ob ich für die Eventorganisation zwischen verschiedenen Webseiten, meinem Fileserver mit den PowerPoint Präsentationen der Versionen 1 bis 14 und DropBox rangiere – um alle Informationen zusammenzusuchen vergeht nicht nur viel Zeit. Die Suche erfordert auch Konzentration und kostet Nerven.
Nach dem Kundentermin oder Event: das gleiche Spiel. Die offiziellen Unternehmenssysteme müssen aktualisiert werden, Dokumente werden ablegt und E-Mails über den neuesten Stand intern wie extern mit Anhängen verschickt. Und ein anderer Kollege oder Partner hat dann das Vergnügen, entsprechend in seinen für ihn relevanten Systemen und Strukturen ebenso zu handeln und später dann leider doch zu suchen.
Zusammenführung von Informationen im Projektkontext
Wichtig für die tägliche Arbeit ist die schnelle Verfügbarkeit von Informationen im jeweiligen Arbeitskontext meiner Aufgaben und aktuellen Projekte. Im Idealfall habe ich alle Dokumente, E-Mails und Webseiten, die ich an einem bestimmten Tag brauche, gleich morgens ohne Suche parat, egal wo die entsprechenden Informationen tatsächlich liegen. Auf einer Arbeitsoberfläche wie einer MindMap ist genau das möglich: hier kann ich Ideen, Aufgaben und Projekte flexibel anordnen und alle notwendigen Informationen im jeweiligen Kontext anhängen oder verlinken. Durch das Auf- und Zuklappen von Zweigen oder entsprechende Filterfunktionen habe ich eine selektive Ansicht auf das Wesentliche.
Jetzt kann ich Daten aus meinen CRM System automatisch einbinden, in SharePoint abgelegte Dokumente direkt verlinken, Excel-Tabellen anhängen oder auch Forecast-Planungen direkt in der Map kalkulieren und verschiedene Budget-Szenarien flexibel durchspielen. Internetrecherchen zu den besten Event-Locations können direkt aus der Map heraus durchgeführt und die Ergebnisse als Unterzweige mit automatischem Hyperlink gespeichert werden. Outlook-Informationen wie Aufgaben oder Kontaktdaten stehen bidirektional synchronisiert direkt in der Map zur Verfügung.
So ist es möglich, von einer einzigen Arbeitsoberfläche heraus agierend mit einfachen Klicks auf alle relevanten Informationen zuzugreifen, die ich für meine tägliche Arbeit oder ein bestimmtes Projekt brauche. Zentral abgelegt und mit den entsprechenden Rechten versehen, können sich dann auch Kollegen oder Partner die Suche sparen und auf die Zusammenstellung von Informationen im Projekt- oder Team-Kontext zurückgreifen.
Agenda & Protokoll, Word & Excel in einem
Außerdem kann in den einzelnen Arbeitsschritten oder Projektphasen immer wieder auf dieselbe MindMap zurückgegriffen werden. Eine Meeting-Agenda in Word zu erstellen, als PDF-Anhang in einer E-Mail zu versenden, als PowerPoint-Folie im Meeting zu projetzieren, ein handschriftliches Protokoll zu führen, in Word abzutippen und wiederum als PDF-Anhang in einer E-Mail zu verteilen, um dann nach den vereinbarten Fristen den Status der verteilten Aufgaben abzufragen und allen anderen per E-Mail weiterzuleiten… das könnte dann der Vergangenheit angehören. In einer allen zugänglichen Agenda-Map werden während des Meetings die Ergebnisse, Aufgaben und Fristen festgehalten. Aus einer entsprechenden Mindjet-Map können Aufgaben direkt über Outlook, SharePoint oder das Mindjet Aufgabenmanagement Tool an die verantwortliche Person delegiert werden, der über eine entsprechende Rechtevergabe auch alle in der Map angehängten oder verlinkten Informationen zur Verfügung stehen. Wird die Abarbeitung der Aufgaben konsequent synchronisiert und die Map durch die neu entstanden Resultate ergänzt, behält jeder der Beteiligten den Überblick über den Verlauf.
Viele Dokumente müssen so erst gar nicht mehr erstellt werden. Die Agenda, das Protokoll, die Aufgabenliste und der allgemeine Projektplan sind in ein und derselben Map, die sich mit dem Projektverlauf weiterentwickelt. Dadurch reduziert sich auch die Anzahl an E-Mails und der Zeitaufwand für das Nachverfolgen und erneute Zusammentragen von Informationen. Anstelle vieler unterschiedlicher Dokumente mit sich häufig wiederholenden Inhalten, steht eine MindMap mit entsprechenden Verlinkungen zur Verfügung.
Persönliches Cockpit für den Arbeitsalltag
Nicht selten arbeitet man an mehreren Aufgaben und Projekten gleichzeitig. Gerade dann ist es wichtig, den Überblick zu bewahren und Prioritäten, Ressourcen und mögliche Änderungen auch über mehrere Projekte hinweg für sich und/oder ein ganzes Team managen zu können. Neben den eigenen Aufgaben können die Kapazitäten im Team oder die Zusammenarbeit mit externen Partnern aus einer einzigen Map heraus organisiert werden. Unterschiedliche Ansichten inklusive Gantt-Diagramm machen eine Mindjet-Map zu einer dynamischen Schaltzentrale für Einzelanwender ebenso wie für Teams. Mit MindMaps lassen sich nicht nur Informationen visuell strukturieren; sie bieten gleichzeitig auch eine flexible Oberfläche für die Arbeitsorganisation. Sie sind Leitfaden und Resultat in einem.
Annette Großer, Marketing Manager DACH & Eastern Europe, Mindjet GmbH
