Einer der häufigsten Einsatzbereiche von MindManager ist das Projektmanagement. Angefangen von einer ersten Ideensammlung und individuellen Aufgabenlisten, persönlichen Projektplänen und Meeting-Dokumentationen in Mindmapping-Format, bis hin zur Nutzung als zentrales Arbeitstools in Business-Projekten. Mindmaps werden teamübergreifend eingesetzt und unterstützen unterschiedliche Projektmanagement-Methoden.
Heute fragen wir Holger Franke, zertifizierter PRINCE2-Experte bei Q-Stage nach seinen Einschätzungen und Erfahrungen mit MindManager:
1. Was sind die größten Herausforderungen beim Projektmanagement?
Meiner Erfahrung nach treten in Projekten die nachfolgend genannten Hindernisse am häufigsten auf:
• Unklare Anforderungen und Ziele oder mangelnde Dokumentation der Projektziele
• Wechselnde Anforderungen
• Unzureichende Projektplanung
• Rollen und Verantwortlichkeiten sind nicht klar definiert
• Mangelhaftes Stakeholder Management
• Schlechte Kommunikation
Allerdings sind die am häufigsten auftretenden Probleme nicht die am schwierigsten zu lösenden. Eine gute Projektmanagementmethode hilft dabei, diese Stolpersteine weitestgehend zu minimieren.
2. Welche Rolle spielt die Projektmanagement-Methode?
Projektmanagement heißt Wandel und Innovationen lenken. Eine an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassbare Projektmanagementmethode bildet die Basis für den Projekterfolg. Sie sorgt für klare Ziele, strukturiertes Vorgehen, optimale Kommunikation und das Berücksichtigen der Unternehmenskultur.
3. An welchen Stellen lässt sich MindManager in die Projektarbeit einbinden?
MindManager kann über alle Phasen eines Projekts als zentrales Projektmanagementtool bzw. Projektcockpit eingesetzt werden.
Sieben Grundprinzipien bilden den verbindlichen Rahmen der PRINCE2-Methode. Sie sind allgemein formuliert und ermöglichen dadurch die Anwendung in jedem Projekt und jedem Unternehmen.
Grundprinzip 1 – Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung:
In MindManager lässt sich der Business Case dokumentieren und das Risikomanagement abbilden. In Verbindung mit dem Kosten- und Zeitüberblick lässt sich jederzeit die wirtschaftliche Rechtfertigung nachvollziehen.
Grundpinzip 2 – Lernen aus Erfahrung:
Die Mapping-Software visualisiert das Erfahrungsprotokoll, dient als Wissensmanagement-Tool und ermöglicht das einfache Erstellen von Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben und Strukturen.
Grundprinzip 3 – Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten:
In MindManager kann eine schnelle Stakeholder-Analyse durchgeführt werden. Die Projektorganisation lässt sich übersichtlich darstellen und mit den Rollenbeschreibungen der Projektbeteiligten verknüpfen.
Grundprinzip 4 – Steuern über Managementphasen:
Durch das Zusammenspiel der PRINCE2-Methode mit MindManager ist die ständige Beobachtung und Kontrolle des Projektfortschritts sowie die Zuweisung von Arbeitspaketen möglich – social Taskmanagement inklusive. Wie PRINCE2 es vorsieht, kann in MindManager die Planung, Überwachung und Steuerung des Projekts nach Phasen gegliedert werden.
Grundprinzip 5 – Steuern nach dem Ausnahmeprinzip:
Anhand der Projekt-Map werden die einzelnen Projektziele überwacht und verschiedene Berichte, Register, Reportings und ähnliches erzeugt. Auf einfache Weise lassen sich dabei die von PRINCE2 empfohlenen Toleranzen definieren, die den Handlungsrahmen für Rollen und Aufgaben festlegen.
Grundprinzip 6 – Produktorientierung:
Das übersichtliche Mindmapping-Format erleichtert eine produktbasierte Planung, die Beschreibung der Qualitätskriterien sowie das Aufbereiten von Ziel- und Ergebnisdefinitionen.
Grundprinzip 7 – Anpassen an die Projektumgebung:
PRINCE2 fordert eine flexible Projektumgebung, um auf die speziellen Anforderungen eines Projekts hinsichtlich Umgebung, Umfang, Komplexität und Risiken eingehen zu können. Mit MindManager wird dies erreicht, indem flexible Projektcockpits erstellt werden können, die sich ganz individuell an unterschiedlichste Projekte anpassen lassen. Kontrollierte Zugriffsrechte und sämtliche Informationen sind jederzeit und über fast jedes Endgerät verfügbar.
Ich nutze das Programm beispielsweise, um Produktstrukturpläne und Projektpläne zu erstellen und diese als Gantt-Diagramme in MindManager anzeigen zu lassen, aber auch das Rechnen unmittelbar in der Mindmap oder das Erstellen von Arbeitspaketen kommt zum Einsatz. Ebenso arbeite ich mit der Ressourcenzuordnung und nutze die Filterfunktion, um z.B. nach Prioritäten zu selektieren.
4. Welche Vorteile bringt MindManager bei der Umsetzung von PRINCE2 oder anderen zertifizierten Vorgehensweisen?
Wie MindManager, ist auch PRINCE2 universell für unterschiedlichste Projekte, unabhängig von der Branche, einsetzbar. Beide haben zudem eine hohe Flexibilität und sind für individuelle Projektanforderungen bestens geeignet. Eine weitere Gemeinsamkeit ist die leichte Erlernbarkeit und der schnelle Einsatz mit überschaubarem Aufwand.
5. Nennen Sie drei konkrete (messbare) Verbesserungen durch den Einsatz von MindManager
In MindManager kann ich das PRINCE2-Prozessmodell visualisieren und es an die bestehenden, unternehmensspezifischen Abläufe anpassen, so führt mich die Mindmap von der Vorbereitung bis zum Abschluss Schritt für Schritt durch das Projekt.
MindManager ist ein hervorragendes Kommunikationsmittel, um mit allen Projektbeteiligten ein einheitliches Verständnis über die Ziele des Projekts, den Umfang der Produkte, die Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen sowie den Kosten- und Zeitrahmen zu erlangen.
MindManager hilft mir dabei, jedem Projekt das erforderliche Maß an Steuerung – also weder zu viel, noch zu wenig – zu Teil werden zu lassen. Dafür lässt sich die Map einfach anpassen und intuitiv auf dem aktuellen Stand halten.
Ein vierter wesentlicher Vorteil, den ich hier nennen möchte, ist: MindManager bietet ein hervorragendes Steuerungscockpit, das mir jederzeit den Überblick über die wichtigsten Informationen und den aktuellen Status eines Projekts liefert.
Wir danken Herrn Franke für seinen Beitrag und verweisen auf ein aufgezeichnetes Webinar zum Thema Projektmanagement mit MindManager und PRINCE2
Mehr zum Thema Projektmanagement mit MindManager finden Sie auf unserer Webseite.
