Die Zukunft der Email wird derzeit heftig diskutiert. Wird die elektronische Post auch in ein paar Jahren noch das zentrale Werkzeug und integraler Bestandteil eines normalen Arbeitstages sein? Oder gar noch wichtiger werden? Der Aufstieg und die zunehmende Verbreitung von Collaboration Software hat eine Debatte losgetreten. Schauen wir also, ob Email und Collaboration-Werkzeuge der neuesten Generation Freunde oder Feinde sind.
Andrew McAfee, US-amerikanischer IT-Pionier, schrieb in seinem Blog einmal, dass die meisten neuen Technologien ein großes Akzeptanzproblem haben. Wir kennen das alle – dieses Grauen davor, ein neues Tool zu „lernen“ und sind genervt, wenn wir es dennoch tun müssen. Was viele nicht wissen: McAfee quantifizierte dieses Phänomen und nannte es das 9-fache Email-Problem. Demnach unterschätzen wir im Normalfall um das Dreifache den möglichen Nutzen einer neuen Technologie und überschätzen mit demselben Faktor das Tool „Email“ im Vergleich zu anderen Collaboration-Lösungen. Dies ist also der Grund, weshalb viele glauben, ein Wechsel oder eine neue Technologie sei nicht notwendig.
Doch wie kam es eigentlich dazu, dass die Email zur Königin der elektronischen Kommunikation wurde? „Möglicherweise, weil Emails leichter zu handhaben sind als so manche Alternative“, schreibt James Dellow kürzlich in seinem Blog. Doch das war nicht immer so. In den frühen Tagen der Email gab es eine Vielzahl an Problemen, welche die Akzeptanz der Email zunächst erschwerten. Beispielsweise die fehlende Kompatibilität zwischen verschiedenen Email-Systemen, die hohen Kosten, der große Wettbewerb sowie die schlechte Usability und die geringe Funktionalität der frühen Lösungen. 1987 schrieb das Magazin InfoWorld, dass Emails immer noch zu umständlich in der Handhabung seien und wichtige Features weitgehend fehlten. Doch das Magazin sagte voraus: „Sind diese Probleme eines Tages gelöst, wird die Email einen festen Platz unter den wichtigsten Business-Werkzeugen einnehmen.“
Die mangelende Kompatibilität bzw. Integrationsmöglichkeit war wohl das größte Hindernis der frühen Email-Technologie. Mit der Entwicklung des Internets und neuen Netzwerktechnologien kam es dann zu Standardisierungsprozessen. Mit einen angepassten dem fertigen Standard war die Email nicht mehr wegzudenken.
„Bei vielen resultiert die Präferenz für die Email nicht nur aus der Möglichkeit zur Kommunikation, sondern aus der vertrauten Benutzeroberfläche“, schreibt Dellow. So wie sich die Features in den Email-Clients standardisierten, geschah es auch mit den Benutzeroberflächen. Heute können Sie jeden beliebige Email-Client öffnen und sicher sofort loslegen, ohne dass ihnen jemand etwas erklärt. „Email wird außerdem nicht mehr nur für die direkte Kommunikation genutzt, sondern ist zur universellen Inbox für viele verschiedene Kommunikationsarten, Alarme oder Newsletter geworden“, so Dellow weiter.
Aktuell wachsen immer mehr Informationssysteme wie Dokumentenmanagement oder CRM-Tools mit Email-Clients zusammen. Angesichts der Tatsache, dass „social“ immer alltäglicher wird, ist es nicht vermessen davon auszugehen, dass sich auch in dieser Hinsicht Email-Systeme anpassen werden.
Kein Zweifel: Email wird beliebt bleiben und wird auch in Zukunft ein wichtiges Interface für Wissensarbeiter sein. Die Evolution der Email wird weitergehen und damit ein integrales Tool im Büroalltag bleiben. Moderne Social Tools sollten einiges von der Email lernen, wenn sie eines Tages genauso wichtig sein wollen, beispielweise sollte eine gewisse Standardisierung der Benutzeroberflächen erfolgen, wenn sich diese Technologie durchsetzen will. Wir hören viel darüber, wer wen in Zukunft ersetzen wird. Wahrscheinlich wird keiner der Fälle eintreten. Tatsächlich ist alles, was wir gerade sehen und in Zukunft sehen werden, die Formation einer symbiotischen Beziehung der beiden. Nicht zuletzt, weil Wissensarbeiter die nötigen Skills entwickeln werden, um die positiven Eigenschaften der beiden Systeme bestmöglich zu nutzen.
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