Eine Mindmapping Community aufbauen – 2. Teil

Von: David Halverson (Gast-Blogger)

Hier kommt der dritte Blogbeitrag aus unserer Reihe rund um das  Thema  „Aufbau einer Mindmapping Community in einem Unternehmen“. Um die vorherigen Beiträge aus dieser Reihe zu lesen, klicken Sie auf nachfolgenden Links:

• Warum sollte man eine Mindmapping Community gründen?
• Eine Mindmapping Community aufbauen – 1. Teil

Ein kurzer Überblick:

Wie der Name schon sagt, ist eine Gemeinschaft von Mindmap-Anwendern eine Gruppe von Mitarbeitern, die irgendwann mit dem Konzept des Mindmappings vertraut gemacht wurden und nun ihre Kenntnisse vertiefen oder das Mindmapping in ihrem Unternehmen fördern möchten.

Der zweite Beitrag behandelt folgende Aspekte:

• Das Arbeitsumfeld in Ihrem Unternehmen: Das müssen Sie wissen, bevor Sie Ihre Community planen
• Was Sie benötigen, um eine Community zu gründen
• Holen Sie sich Hilfe bei der Leitung der Organisation. Sie können nicht alles selbst machen!

Lesen Sie doch zuerst Teil 1 und Teil 2 dieser Reihe, diese liefern Ihnen den nötigen Kontext.

Die Planung der Community-Meetings

Vor dem ersten Meeting sollten Sie und Ihr Community-Management-Team festlegen, wie das Treffen angekündigt wird und welches Ziel verfolgt wird. Hier kommen einige Hinweise, die Ihnen weiterhelfen:

• Mein früherer Arbeitgeber war ein großes, über weltweit verteiltes internationales Unternehmen. An unseren Meetings beteiligten sich Mitarbeiter aus den ganzen USA und sogar aus Australien. Unser Forum wurde zwangsläufig per Telefon und Screen-Sharing durchgeführt. Bis zu 700 Personen gleichzeitig hörten unseren Rednern zu und sahen deren elektronische Mindmaps und PowerPoint-Folien. Das funktionierte gut für unsere Ziele. Die Redner konnten ihre Präsentationen von ihrem Home-Office aus halten, wodurch sich teure Reisen vermeiden ließen.
• Wir stellten fest, dass die Mittagszeiten in der Mitte der Woche die beste Zeit für unsere Treffen waren. Montag und Freitag sind problematisch, da Sie möglicherweise Mitarbeiter haben, die 4 Tage à zehn Stunden arbeiten und deswegen an diesen Tagen nicht teilnehmen können.
• Beginnen und beenden Sie Ihre Treffen rechtzeitig. Halten Sie sich strikt an die Zeiten, die Sie für Ihr Meeting bekannt gegeben haben. Ermutigen Sie Zuspätkommende nicht dadurch, dass Sie später beginnen, um auf sie zu warten. Überziehen Sie auch nicht, sonst laufen Ihnen am Ende des Treffens die Teilnehmer weg, weil sie andere Verpflichtungen haben.
• Der Vorteil der Einhaltung eines regelmäßigen Zeitplans ist, dass Ihre Zuhörer die Zeit für das Treffen vorweg reservieren können. Für mich hat dies jedoch aus mehreren Gründen nicht funktioniert. Erstens ist es nicht immer möglich, da Sie vielleicht einen Gastredner haben, der an diesem Termin keine Zeit hat und dann müssen Sie einen anderen finden. Zweitens können Sie durch einen regelmäßigen Wechsel des Meetingtages und der -zeit, andere Leute anziehen, die während der regulären Meetingzeit bereits eine wöchentliche Besprechung angesetzt haben. Sie entscheiden selbst, was in Ihrer besonderen Situation am besten funktioniert.
• Planen Sie genügend Zeit für die Fragen Ihrer Mitglieder ein. Sollten die Fragen zu sehr ins Detail gehen, sagen Sie ihnen, Sie setzen sich später mit ihnen in Verbindung, und schicken die Antworten danach per E-Mail an alle Mitglieder.
• Planen Sie bei persönlichen Treffen, die länger als eine Stunde dauern, eine Pause ein, die lang genug ist, dass die Teilnehmer miteinander sprechen und sich kennenlernen können. Einige der besten Ideen entwickeln sich erwartungsgemäß während der Gespräche in den Pausen.
• Ein interessantes Konzept für ein langes virtuelles Treffen besteht darin, es dem Muster vieler Konferenzen anzugleichen, an denen verschiedene Redner gleichzeitig unterschiedliche Themen vorstellen. Sie können mehrere Konferenzgespräche ansetzen und die Teilnehmer wählen das Thema aus, dem sie folgen möchten.
• Einige Unternehmen besitzen hochentwickelte Videokonferenzsysteme. Ich fand diese nie besonders praktisch, außer Sie wollen eine Videoaufzeichnung für Ihre Mindmapping-Bibliothek aufnehmen.
• Wenn das Unternehmen es gestattet, richten Sie so schnell wie möglich eine Website ein. Auf diese Weise können Sie an einem zentralen Ort Präsentationen und andere Materialien für die Mitglieder speichern. Wir erörtern das später nochmals genauer.
• Benutzen Sie das Intranet Ihres Unternehmens, um die Zeiten und Themen der Treffen und einen knackigen Teaser zu veröffentlichen. Damit vereinfachen Sie Ihren Mitgliedern die Entscheidung, ob sie teilnehmen möchten. Sie benötigen dafür natürlich einen umfangreichen E-Mail-Verteiler.

Die Redner- und Programmplanung

Wie planen Sie ein Treffen Ihrer Mindmapping Community? Hier finden Sie einige einfache Empfehlungen für ein erfolgreiches Programm:

• Es ist wichtig, dass Sie Ihr Publikum kennen. Finden Sie durch eine Befragung heraus, welche Funktion die Teilnehmer ausüben und wo sie arbeiten. Das sollte Ihnen bei der Entwicklung eines Programms helfen.
• Wir hatten auf unserer Website eine Liste mit Vortragsthemen. Die Mitglieder konnten Vorschläge ergänzen und wir behielten diese auf der Website. Verwenden Sie für Ihre Präsentationen ein Mindmapping-Programm wie z. B. MindManager.
• Beginnen Sie beispielsweise damit, dass Ihre Mitinteressenten ihre Maps präsentieren und erzählen, wie sie diese verwenden. Die besten Fürsprecher für Mindmapping sind die Menschen in Ihrem Unternehmen, die mit Ihnen arbeiten! Ihre Kollegen genießen Glaubwürdigkeit.
• Sprechen Sie mit dem Führungsteam Ihrer Community und suchen Sie im Internet nach nationalen oder internationalen Mindmapping-Experten. Davon sprechen sicher viele gerne vor Ihrer Gruppe über ihre spezielle Verwendung von Mindmaps. Sie werden überrascht sein, wie viele Experten bereit sein werden, vor Ihrer Community zu sprechen – besonders, wenn Sie eine Telekonferenz durchführen.
• Besonders wirkungsvoll war es, als zuerst ein externer Redner über ein spezifisches Thema für 40 Minuten sprach und danach einige Mitarbeiter des Unternehmens ihre eigenen, dazu passenden Maps präsentierten. Dadurch, dass Mitarbeiter ihre eigene Arbeit zeigen, können zwei Dinge erreicht werden: Die Botschaft des Redners wird durch internes Fachwissen verstärkt und ihre Community-Mitglieder erlangen eine wohlverdiente Sichtbarkeit. Sie schließen viele Freundschaften, indem Sie Leute bitten, an Ihren Meetings zu sprechen!
• Entwickeln Sie rollenbasierte Programme. Wenn einfach nur die Funktionen des Programms gezeigt werden, erfahren die Teilnehmer nicht, wie sie Mindmappping für ihre Arbeit verwenden können. Sie müssen ihnen zeigen, wie sie damit besser, schneller oder günstiger arbeiten können, damit sie den Nutzen erkennen. Zeigen Sie Vorteile für spezifische Funktionen im Unternehmen.

Die Erarbeitung einer Community-Satzung

Mit dieser Satzung wird sichergestellt, dass alles, was Sie tun, Ihrem Plan entspricht. Sie können den Vorgesetzten Ihre Pläne zeigen und dass Sie genau wissen, was zu tun ist.

Hier ein paar Ideen:

• Bestimmen Sie Ihr Ziel unter dem Aspekt des Nutzens für das Unternehmen. Schwache Wohlfühlziele machen keinen Eindruck auf die Geschäftsführung. Sie wollen wissen, wie viel Geld gespart werden kann.
• Beziehen Sie die Funktionen Ihrer leitenden Angestellten mit ein.
• Geben Sie an, wie oft Sie sich treffen werden und welche Ressourcen Sie benutzen werden.
• Es wäre auch fantastisch, wenn Sie Ihren Sponsor dazu bringen könnten, die Satzung zu unterschreiben. Das würde die Glaubwürdigkeit Ihrer Community einen großen Schritt weiterbringen.
• Sie könnten ihre Kurzpräsentation als einführende Beschreibung verwenden. Lernen Sie diesen Abschnitt auswendig und wenn Sie jemand nach der Community fragt, wird er aus Ihnen heraussprudeln.

Nächster Blog

Im vierten Teil dieser Blog-Reihe werde ich Fragen bezüglich dem Aufbau und der Pflege einer Mindmapping Community erörtern. Die Konzepte können natürlich auch auf andere Communitys übertragen werden.

Bis bald!

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Über den Autor:

Dave Halverson war früher Customer Success Manager bei Mindjet und arbeitete 30 Jahre bei The Boeing Company für verschiedene Abteilungen als Systemanalytiker, Wirtschaftsanalytiker und Projektmanager. Er war Präsident und Direktor des N/W Electronic Commerce Roundtable und gründete vor acht Jahren die Mindmapping-Interessengruppe bei The Boeing Company, deren Teilnehmerzahl von anfänglich einem Dutzend auf über 600 anwuchs. Er hat außerdem am Bellevue College und der City University in Bellevue Washington Wirtschaftskurse geleitet. Dave Halverson ist unter blackdiamondmind@gmail.com erreichbar.