Von: Brendan McConnell
Wir haben im vergangenen Jahr viel darüber gesprochen, wie MindManager von Projektleitern für ihre tägliche Arbeit verwendet wird. Wie Projekte einfacher geleitet und gesteuert werden können, ist ein Thema, das uns allen am Herzen liegt und über das wir immer gerne sprechen. Was wir jedoch noch nicht oft beleuchtet haben, sind die allgemeinen Konzepte, die die Grundlage des Projektmanagements bilden.
In den kommenden Wochen und Monaten werde ich die Grundkonzepte des Projektmanagements erörtern: die Phasen der Planung und Leitung eines Projekts und verschiedene Techniken, die Sie bei Ihrer täglichen Arbeit anwenden können.
Zuallererst gehe ich aber einen großen Schritt zurück und werfe einen Blick auf die Grundprinzipien des Projektmanagements.
Was ist Projektmanagement?
Zusammengefasst beinhalten die Grundlagen des Projektmanagements die Planung, Organisation und Überwachung eines Projekts und seiner Ressourcen von dessen Konzipierung bis zu seinem Abschluss. Ziel ist dabei, ein bestimmtes Geschäftsergebnis zu erreichen.
Wenn Sie mit der Planung eines Projekts beginnen, werden Sie erkennen, dass zur Erreichung Ihres Ziels viel mehr Variablen und Schritte erforderlich sind, als Sie ursprünglich dachten.
Wichtige Variablen sind beispielsweise:
- Ihr Team und Ihre Ressourcen
- der genaue Leistungsumfang
- die genauen Termine und Fristen
- die Erfolgskriterien und Kennzahlen zur Durchführung
- die wichtigsten Stakeholder und Entscheidungsträger
- die Kommunikationskanäle
Dies sind nur einige der grundlegendsten Variablen, die von Projektleitern zu Beginn jedes Planungszyklus berücksichtigt werden müssen. Bei größeren Projekten kann sich diese Liste als komplexer erweisen. Und da sich jede einzelne dieser Variablen im Verlauf des Projektlebenszyklus ändern oder entwickeln kann, kommt dem intelligenten Management eine noch größere Bedeutung zu.
Bevor wir uns mit der Rolle des Projektleiters befassen, möchte ich einen Schritt zurückgehen und betrachten, was ein „Projekt“ ist.
Die Grundelemente eines Projekts
Projekte sind im Wesentlichen ein Mittel, um ein bestimmtes Unternehmensziel zu erreichen. Sie sind ein System aus Aufgaben und Ressourcen, die alle zusammenwirken, um ein gemeinsames Ergebnis zu erzielen, das die Geschäftsausrichtung unterstützt.
Natürlich sind die Projekte von Unternehmen zu Unternehmen und von Branche zu Branche verschieden; jedes Projekt sollte jedoch vier Kernelemente beinhalten, die die Grundlagen des Projektmanagements bilden: Umfang, Ressourcen, Zeit und Geld.
Umfang
Der Umfang eines Projekts bezieht sich auf seine Größe, seine Ziele und die Bedingungen, die zur Erreichung des gewünschten Resultats erforderlich sind. Der Umfang ist möglicherweise das wichtigste Projektelement, das klar bestimmt werden muss, bevor mit der Arbeit begonnen wird. Änderungen des Umfangs und unklare Ziele können zu einer Überlastung der Ressourcen, zu Terminüberschreitungen oder, schlimmer noch, zum Misslingen des Projektes führen.
Ressourcen
Dies bezieht sich auf alle personellen und materiellen Ressourcen, die Ihnen zur Erreichung des Ziels zur Verfügung stehen. Dabei kann es sich um Mitarbeiter, Freiberufler, Werkzeuge, Software usw. handeln. Ein klarer Überblick über die Ressourcen, ermöglicht es den Projektleitern, diese möglichst effizient zur Umsetzung der Projektziele einzusetzen.
Zeit
Dies beinhaltet sowohl die Gesamtzeit für ein Projekt (von der Konzipierung bis zum Abschluss) als auch der Zeitbedarf für spezifische Aufgaben. Eine klare Aufgliederung aller erforderlichen Aufgaben, derer Bearbeitungszeiten, Abhängigkeiten und des „kritischen Pfades“ zum Projektabschluss ermöglicht es Projektleitern, ihre Ressourcen intelligenter und effizienter zu verwalten.
Geld
Sie sollten eine klare Vorstellung der Kosten des Projekts haben sowie des möglichen Gewinns, den es für das Unternehmen generieren wird. Mit der Durchführung einer einfachen Kosten-Nutzen-Analyse Ihres Projekts können Sie ermitteln, ob der Umfang zu groß oder zu klein ist und ob es sich überhaupt lohnt.
Warum ist Projektmanagement wichtig?
Projekte sind entscheidend für den Geschäftserfolg. Sie sind die Wege, über die das Umsatzwachstum erfolgt und neue Geschäftsmöglichkeiten gefunden werden. Je nachdem, welche Art von Projekten Sie durchführen, können diese einen direkten Einfluss auf Gewinnmargen, Kundenzufriedenheit und Kundenbindung haben und die Tür zu neuen Märkten öffnen.
Projekte sind das Mittel, mit denen im Geschäft etwas bewegt wird. Mit dem richtigen Projektleiter, kann sogar ein Projekt, das nur ein mittelmäßiges Ergebnis verspricht etwas bewegen.
Die Rolle des Projektleiters
Nachdem wir die Grundlagen des Projektmanagements definiert und dargelegt haben, warum Projektmanagement wichtig ist, wollen wir uns ansehen, welche Rolle der Projektleiter im Prozess hat.
Projektleiter sind im Wesentlichen die Koordinatoren eines Projekts. Sie sind für die Koordinierung der Planung, der Durchführung und der Ergebnisse eines Projekts verantwortlich sowie für die Steuerung und Leitung des Umfangs, der Ressourcen und der Zeitvorgaben. Alles, was sich auf den Projektplan auswirkt, sollte über den Projektleiter laufen, der dann festlegt, was als Nächstes zu tun ist.
Folgendes sind die Kernaufgaben eines Projektleiters:
- Kommunikation mit den Stakeholdern, um das wichtigste Unternehmensziel zu bestimmen
- Zusammenstellung eines Teams, das dieses Ziel optimal umsetzt
- Entwicklung eines Projektplans und -umfangs mit dem Team und Sicherstellung des Engagements der Teammitglieder
- Leitung und Steuerung der Arbeitsleistung des Teams und Abschluss der Projektaufgaben
- Kommunikation innerhalb des Teams und mit den Stakeholdern (Statusberichte, Risiken, Umfangsänderungen, Eskalationsprobleme usw. betreffend)
- Sicherstellung der Akzeptanz und Genehmigung der Leistungen durch die Stakeholder
- Letztendlich sicherstellen, dass das Projekt innerhalb des im Projektplan festgelegten Budgets, Zeitrahmens und Umfangs umgesetzt wird
Diese Liste ist natürlich nicht vollständig, sondern gibt nur eine Reihe von grundlegenden Projektmanagementaufgaben wieder. Projektleiter üben oft viele Funktionen aus und bringen sich in die unterschiedlichsten Aufgaben ein, um zu gewährleisten, dass die Projektziele erreicht werden.
Im nächsten Blog-Post erläutere ich einige der häufigsten Prozesse und Phasen des Projektmanagements ausführlicher.
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