Die Vorteile der Mindmapping-Methode liegen auf der Hand: Informationen können schnell und strukturiert erfasst und somit übersichtlich dargestellt und für andere leicht verständlich visualisiert werden. Nicht umsonst heißt es „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“ – und so hat sich diese Methode mittlerweile in zahlreichen Lebens- und vor allem Arbeitsbereichen etabliert. Heutzutage wird diese Methode nicht mehr nur mit Papier und Stift, sondern vor allem mit einer entsprechenden Software am Computer umgesetzt. Das erweitert die Vielfalt der Einsatzmöglichkeiten und erleichtert die Kommunikation in Teams in allen Projektphasen.
Aber wie kann man Projekte mappen und welche Vorteile hat diese Herangehensweise?
In der Regel beginnt ein Projekt mit einer Idee oder einem sogenannten Brainstorming – hier sind Mindmapping-Tools eine große Hilfe: Sie inspirieren die Projektmitglieder bereits in der ersten Projektphase, was sich in der Regel nicht nur in einem besseren Ergebnis niederschlägt, sondern vor allem zu mehr Engagement und Verbindlichkeit der einzelnen Projektmitglieder führt.
Über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden oft schon die ersten Schritte.
Eine wichtige Voraussetzung für das Gelingen ist unter anderem, dass alle Projektteilnehmer oder –begleiter, dasselbe Ziel verfolgen. Was wie eine Selbstverständlichkeit klingt, kommt in der Realität oft nicht vor. Der eigentliche Grund eines Projekts plus wesentliche Informationen über Ziel und Zweck werden häufig unvollständig oder missverständlich kommuniziert. Deshalb ist es hilfreich, schon zu Beginn das gesamte Team proaktiv zu involvieren und den direkten Austausch zu suchen. Bereits an dieser Stelle kann eine moderne Mindmapping-Software helfen, schließlich ist das Visualisieren und Kommunizieren komplexer Inhalte ein wesentliches Kernelement. Sie können beispielsweise Diskussionsabläufe abbilden sowie Schlussfolgerungen und die daraus folgenden Konsequenzen und Maßnahmen visuell darstellen. Die verbale Kommunikation wird durch optische Elemente leichter verständlich und ist dadurch für die meisten Menschen auch einprägsamer. Das belegen wissenschaftliche Studien zur Gehirn- und Gedächtnisforschung.
Von der Idee zum erfolgreichen Projektabschluss
Mit einem ersten Kick-Off Meeting oder Projektplan ist es nicht getan. Im nächsten Schritt gilt es, die einzelnen Teammitglieder aktiv in das Projekt einzubinden und zum Informationsaustausch zu motivieren. Durch das simultane Bearbeiten von Maps können verteilt arbeitende Projekt-Mitglieder nicht nur ihre Online-Meetings entsprechend begleiten und dokumentieren, sondern MindManager vor allem als zentrale Projektplattform nutzen. Der Vorteil: Hier sind alle relevanten Projektinformationen – als Anhang oder Hyperlink – problemlos zu finden und jederzeit für jeden zugänglich. Egal um welches Datenformat es sich handelt, ob externe Datenbanken eingebunden werden müssen, Internetlinks oder Filmmaterial – die Map hilft, all diese verteilten Informationen übersichtlich und verständlich darzustellen.
Mit den aktuellen Lösungen von Mindjet gehen die Funktionalitäten viel weiter und ermöglichen nach der Planung, auch dank der integrierten Aufgabenmanagementfunktion, die erfolgreiche Umsetzung in die Tat.
Die neuste Generation der Mindmapping-Software geht noch einen wesentlichen Schritt weiter. Durch die integrierten Kalkulationsfunktionen können Berechnungen direkt in der Map vorgenommen werden – dynamisch, flexibel und im Kontext aller anderen Projektinformationen. Im Unterschied zu gängigen Tabellenprogrammen können die Inhalte mühelos per Drag- und Drop verschoben werden, um schnell visuelle Was-wäre-wenn-Analysen durchzuführen. Die Daten sind damit einfacher zu bearbeiten, deutlich leichter zu präsentieren und zu erklären. So werden überzeugende Projektpläne inklusive Budgetierung, Forecast und Kostenkontrolle entwickelt – und zwar in einem einzigen Dokument – der eigentlichen Projekt-Map.
Fazit: Mapping Software als Projektmanagement-Tool
Gerade die sogenannten Business Projekte, also Projekte mit kleinerem Zeitfenster wie Eventplanungen, Vertriebs- und Absatzplanungen oder Produkteinführungen, unterliegen einer starken Dynamik und häufigen Änderungen. Doch viele der gängigen Projektmanagement-Tools sind für Großprojekte konzipiert, richten sich an spezialisierte Projektmanager und sprengen den Rahmen der kleineren Business-Projekte. Hier sind einfache und intuitiv bedienbare Werkzeuge gefragt, die der Herausforderung, viele Informationen leicht nachvollziehbar zur Verfügung stellen zu müssen, gerecht werden.