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Wie Sie in Ihrem Unternehmen eine gute Meeting-Kultur schaffen

Von: Leanne Armstrong

Die Harvard Business Review hat einmal berichtet, dass Führungskräfte im Durchschnitt fast 23 Stunden pro Woche in schlecht getakteten und schlecht geführten Meetings verbringen.

Laut Business Insider finden in den Vereinigten Staaten nicht nur täglich etwa 11 Millionen Meetings statt (die die Unternehmen jährlich etwa 37 Milliarden Dollar kosten), sondern ein ganzes Drittel davon gilt als unproduktiv und ineffizient.

Es ist klar, dass gute Meetings nicht einfach so stattfinden.

Die Schaffung einer Kultur, die gut organisierte, nützliche Zusammenkünfte fördert, erfordert Planung und Zielsetzung. Und das hat sich nicht geändert, nur weil immer mehr Zusammenkünfte virtuell stattfinden. Mit der zunehmenden Anzahl täglicher Besprechungen ist auch die „Zoom-Müdigkeit“ gestiegen, mit der man zu kämpfen hat.

Wenn Sie Ihre Meetings auf eine Art und Weise steuern möchten, hinter der Ihr gesamtes Team stehen kann, bietet dieser Artikel einen Einblick in das, was unserer Meinung nach eine großartige Meeting-Kultur ausmacht, sowie einige praktische Anleitungen für die Schaffung einer solchen in Ihrem Unternehmen.

Wie sieht eine starke Meeting-Kultur aus?

Als eine Reihe von Verhaltensweisen, die die Handlungen und Interaktionen am Arbeitsplatz leiten, geht es bei Ihrer Kultur vor allem um die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen etwas tut – wie z. B. Meetings abhalten.

Eine starke Meeting-Kultur bedeutet in erster Linie, dass Sie in der Lage sind, professionelle Meetings jeder Größe zu organisieren, die zu einem greifbaren Ergebnis oder zu nächsten Schritten führen.

Ihre Meeting-Kultur sagt auch viel aus über:

Die Unternehmensberatung Korn Ferry hat herausgefunden, dass 35 % der Mitarbeiter eher an einer Besprechung teilnehmen würden, von der sie wissen, dass sie unproduktiv sein wird, als die Einladung abzulehnen.

Eine gute Meeting-Kultur hingegen ist transparent, nachhaltig und von gegenseitigem Respekt und Verantwortlichkeit geprägt. Jeder, der an produktiven Gruppendiskussionen beteiligt ist, kennt seine Rolle und hat ein klares Verantwortungsbewusstsein in Bezug auf die Meeting-Etikette.

So leiten Sie eine ordentliche Besprechung

Der beste Weg, Ihre Besprechungen zu organisieren, besteht darin, sie gut zu strukturieren. Die Entwicklung einer Besprechungskultur, die auf Umgangsformen wie solider Vorbereitung, Pünktlichkeit und Fortschritt beruht, ist ein guter Anfang.

Vorbereitung

Unabhängig davon, ob Sie eine Besprechung einberufen oder an ihr teilnehmen, sollten alle Teilnehmer vorbereitet sein. Das können Sie sicherstellen, indem Sie:

  • Festlegung eines klar definierten Besprechungsziels
  • eine gut durchdachte Tagesordnung aufstellen
  • alle oben genannten Punkte den Besprechungsplattformen im Voraus mitteilen

Wenn alle Teilnehmer wissen, warum sie dabei sind, was passieren wird und wie lange es dauern wird, werden Sie weniger Zeit verlieren und mehr aus Ihren Sitzungen herausholen.

Pünktlichkeit

Besprechungen am Arbeitsplatz sind dafür berüchtigt, dass sie zu spät beginnen und sich in die Länge ziehen. Legen Sie nicht nur eine strikte Anfangs- und Endzeit fest, sondern machen Sie es sich auch zur Regel, dass Besprechungen pünktlich beginnen:

  • Verspäteten nicht noch „ein paar Minuten“ Zeit zu geben, um teilzunehmen
  • jede Besprechung auf ein einziges Ziel zu beschränken
  • Planen Sie Besprechungen in einem vorher vereinbarten Zeitraum des Tages, so dass sie für die meisten Leute die meiste Zeit über funktionieren

Die Zeit, die Sie für Ihre Besprechung einplanen, hängt zwar vom jeweiligen Thema und Ziel ab, aber es empfiehlt sich, nicht mehr Zeit einzuplanen, als Sie wirklich brauchen.

Fortschritt

Um sicherzustellen, dass Sie Ihr Ziel erreichen, brauchen Sie einen Plan, um die Kontrolle über Ihre Besprechung zu behalten. Einige effektive Methoden, um Diskussionen auf Kurs zu halten, sind:

  • Als Moderator fungieren oder einen speziellen Moderator zuweisen
  • Stets an der Tagesordnung festhalten
  • Bitten Sie die Teammitglieder, sich eventuelle Folgefragen zu notieren, damit sie sich nach der Besprechung an Sie wenden können.

Sie werden auch eine größere Effizienz und Zusammenarbeit erreichen, wenn Sie nur die Personen einladen, die an der Besprechung teilnehmen müssen.

Ein greifbares Ergebnis der Besprechung schaffen

Um sicherzustellen, dass sich die Teammitglieder über die nächsten Schritte im Anschluss an die Besprechung im Klaren sind, sollten Sie diese als letzten Punkt auf die Tagesordnung setzen.

Sie sparen auch Zeit, festigen das Verständnis und verbessern das Behalten von Informationen, wenn Sie bewährte visuelle Hilfsmittel nutzen, um Ihr Ziel zu erreichen, wie z. B:

Auch hier gilt, dass eine gut ausgearbeitete Tagesordnung nach der Besprechung als Nachschlagewerk für die Gruppe nützlich sein kann – eine Zusammenfassung, die alle Fragen nach der Besprechung beantwortet.

Nutzen Sie bewährte Meeting-Praktiken, um unnötige Versammlungen zu vermeiden

Eines der größten Managementprobleme, mit denen sich Ihre Meeting-Kultur auseinandersetzen muss, ist der Zeit-, Energie- und Produktivitätsverlust, der mit unnötigen Meetings einhergeht.

Laut einer Umfrage von Korn Ferry:

  • Etwa zwei Drittel (67 %) der Berufstätigen geben an, dass sie zu viel Zeit in Meetings und bei Anrufen verbringen, was sich negativ auf ihre Arbeit auswirkt
  • Mehr als ein Drittel (34 %) gibt an, wöchentlich 2 bis 5 Stunden für Anrufe oder Besprechungen zu verschwenden, die wenig oder gar nichts bewirken.

Unnötige virtuelle Meetings tragen nicht nur zur Online-Müdigkeit bei, sie erhöhen auch den Stress der Mitarbeiter.

Glücklicherweise kann Ihr Unternehmen solche negativen Auswirkungen vermeiden, indem es Best Practices für Meetings einführt, die zu weniger Zusammenkünften führen und die Meetings konstruktiver gestalten.

Tagesordnungen verbindlich machen

Indem Sie wertvolle Besprechungsagenden zur Pflicht machen, zwingen Sie die Organisatoren dazu, den Zweck ihrer Besprechung sorgfältig zu überdenken und zu überlegen, wer daran teilnehmen soll. In vielen Fällen wird eine solche Übung den Führungskräften helfen, zu dem Schluss zu kommen, dass eine formelle Versammlung nicht wirklich erforderlich ist.

Planen Sie regelmäßige Treffen

Tägliche oder wöchentliche Besprechungen helfen Ihrer Organisation, sich besser auf Ziele und Arbeitsabläufe einzustellen, so dass Sie nicht ständig zusammenkommen müssen, um die Richtung zu klären.

Begrenzen Sie die Sitzungszeiten

Je weniger Zeit wir für die Erledigung einer Aufgabe haben, desto besser können wir Prioritäten setzen. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen tägliche oder wöchentliche „besprechungsfreie“ Zeiten einrichten, fördern Sie eine Kultur, in der die Zeit aller Beteiligten einen höheren Stellenwert hat.

Um unnötige Zusammenkünfte zu vermeiden, sollten Sie zweimal nachdenken, bevor Sie die nächste Besprechung einberufen. Gibt es eine bessere Möglichkeit, Ihre Botschaft zu vermitteln?

In manchen Fällen reicht eine gut formulierte E-Mail (oder ein gemeinsam genutzter Link zu einer PowerPoint-Präsentation oder einem Dokument) aus, um ein bestimmtes Thema zu behandeln und alle Fragen zu klären.

Themen, die ein Treffen erfordern, im Gegensatz zu Themen, die kein Treffen erfordern

Es gibt definitiv Themen, die am besten in einer Teambesprechung behandelt werden sollten – einschließlich solcher, die eine dringende Entscheidung oder einen Termin erfordern.

Auch Gruppendiskussionen sind der richtige Weg:

  • Austausch und Prüfung unterschiedlicher Standpunkte oder Ideen
  • zur Teambildung
  • um sich auf ein neues oder zeitkritisches Projekt einzustellen

Wie wir bereits erörtert haben, kann das Thema jedoch auch auf eine andere, zweckmäßigere Art und Weise behandelt werden – zum Beispiel per E-Mail, Telefon oder Team-Messaging-App.

Dies gilt vor allem für Themen, die keine direkte Interaktion oder ein persönliches Gespräch erfordern. Wenn Sie beispielsweise einfach nur Feedback einholen, Ergebnisse überprüfen oder Informationen weitergeben möchten, können Sie mit großer Wahrscheinlichkeit auf eine formelle Besprechung verzichten.

Um Ihnen dabei zu helfen, zwischen Themen zu unterscheiden, die es rechtfertigen, Ihr Team zusammenzubringen, und solchen, bei denen das nicht der Fall ist, finden Sie hier einige Beispiele für Themen, die wir als notwendige interaktive Beteiligung ansehen:

  • Brainstorming-Sitzungen
  • Projekt-, Produkt- oder Vertriebsjahresauftakt
  • Projektnachbesprechungen und Round-ups
  • Budget- oder andere Finanzsitzungen
  • Onboarding-Sitzungen

Einige Beispiele für nicht so notwendige Sitzungen sind:

  • Laufende Status-Updates
  • Besprechungen zur persönlichen Rechenschaftslegung (insbesondere für Remote-Mitarbeiter)
  • Die meisten spontanen oder improvisierten (sprich: tagesordnungslosen) Treffen

Denken Sie daran: Wenn Ihnen ein Projekt oder ein Ziel besonders am Herzen liegt, kann es leicht passieren, dass Sie sich in der Planung regelmäßiger Besprechungen mit Teamkollegen verlieren. Indem Sie Ihre Besprechungen auf solche beschränken, die wichtige Meilensteine oder Ziele unterstützen, machen Sie es Ihrem Team leichter, produktiv und konzentriert zu bleiben.

7 Tipps zur Etikette bei Meetings, die die Ergebnisse optimieren

Durch die Einhaltung unternehmensweiter Regeln für das Verhalten in Besprechungen können Sie sicherstellen, dass Ihr Team jedes Mal, wenn es zusammenkommt, das Beste aus der Situation macht.

Im Folgenden finden Sie 7 Tipps, wie Sie das Verhalten in Besprechungen so steuern können, dass die Besprechungsergebnisse optimiert werden:

  1. Legen Sie Wert darauf, dass die Sitzung pünktlich beginnt und endet, und halten Sie sich immer an die Tagesordnung.
  2. Vermeiden Sie es, sich auf 1 Stunde Zeit zu beschränken. Experten empfehlen zwar, dass Meetings maximal 45-60 Minuten dauern sollten, aber kürzer ist immer besser – insbesondere bei virtuellen Meetings.
  3. Entscheiden Sie im Voraus über die Technik. Informieren Sie Ihr persönliches Team darüber, ob sie ihre Telefone oder Laptops brauchen werden. Durch die Bereitstellung von Stift und Papier und die Aufforderung an die Teilnehmer, ihre Geräte auszuschalten und wegzulegen, können Ablenkungen und Unterbrechungen minimiert werden.
  4. Beauftragen Sie einen Zeitwächter. Lassen Sie jemanden ankündigen, wann ein Drittel und zwei Drittel der Besprechungszeit verstrichen sind und wann nur noch 5 Minuten übrig sind.
  5. Planen Sie Zeit für Fragen ein, aber halten Sie sich daran, offene oder themenfremde Fragen auf die Zeit nach der Besprechung zu verschieben.
  6. Üben Sie sich in effektiver Kommunikation. Wenn kohärentes Sprechen und aktives Zuhören nicht selbstverständlich sind, kann es sich lohnen, in Teamkommunikation zu investieren
  7. Bereiten Sie sich darauf vor, visuelle Hilfsmittel zu verwenden, und stellen Sie sicher, dass Sie am Ende jeder Sitzung die nächsten Schritte zusammenfassen.

Wenn Sie eine gute Besprechungskultur mit einem vielseitigen Besprechungsmanagement-Tool wie MindManager kombinieren, können Sie Ihr Unternehmen darauf vorbereiten, Herausforderungen zu meistern, Entscheidungen zu treffen und Probleme schneller und effizienter zu lösen.

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