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Wie Sie die richtigen agilen Planungswerkzeuge und Vorlagen auswählen

Verfasserin: Emily Finlay

Agile Planungswerkzeuge bieten Struktur und Effizienz für Projekte aller Art. Kürzlich haben wir die Vorteile, Merkmale und Schritte zur Implementierung eines agilen Projekts behandelt. Bevor wir diese Serie jedoch beenden, möchten wir Ihnen die Möglichkeit geben, zu sehen, wie Sie diese Methode in Ihrem nächsten Projekt einsetzen können.

Die unten aufgeführten Optionen sind echte Beispiele für Best-Practice-Vorlagen zur agilen Planung. Während Sie diese Methode erkunden, sollten Sie die unten beschriebenen agilen Planungswerkzeuge als Leitfaden für Ihre eigenen Pläne und Prozesse verwenden. Sie werden sie im Handumdrehen auf den richtigen Weg zu besseren und schnelleren Projekten bringen.

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Was versteht man unter einer agilen Planungsvorlage?

Eine agile Planungsvorlage ist ein Dokument oder ein Tool, das Ihnen hilft, Ihren Planungsprozess zu visualisieren und zu organisieren. Diese Hilfsmittel helfen Ihnen dabei, Ihr Projekt in die Sprints aufzuteilen, die Sie zur Fertigstellung der Arbeit verwenden werden. Ihre Vorlage hilft Ihnen beim Erstellen und Verfolgen von:

  • Projektzusammenfassungen und -pläne
  • Roadmaps
  • Release-Pläne
  • Iterationspläne
  • Projekt-Backlogs

Das Erstellen einer Vorlage stellt sicher, dass Sie jedes Mal den gleichen Prozessen folgen und spart Zeit bei jedem Folgeprojekt. Außerdem hilft es Ihnen, das Beste aus der agilen Methode herauszuholen und Ihr Team auf dem Laufenden zu halten, was für die Arbeit erforderlich ist.

Agile Planungswerkzeuge

Bei der agilen Planung geht es darum, die Prozesse zu finden, die für Ihr Team innerhalb Ihrer Sprints am besten funktionieren. Die Vorlagen und Tools, die Sie verwenden, sind nicht anders. Es gibt mehrere Optionen für agile Planungsvorlagen, einschließlich Tabellen, Tools und Boards, die Ihnen helfen können, ein erfolgreiches, strukturiertes Projekt durchzuführen. Im Folgenden gehen wir auf jede dieser Optionen ein und zeigen, wie Sie sie für eine Vielzahl von Projekten verwenden können.

Verwendung einer agilen Planungsboards

Agile Planungstafeln verwenden eine Vielzahl von Methoden, um Ihr Projekt, Ihre Aufgaben und Ihren Zeitplan zu visualisieren. Wenn Sie eine Projekttafel verwenden, ist es hilfreich, einer Vorlage zu folgen, um sicherzustellen, dass Sie nichts für Ihr Projekt übersehen. Verpassen Sie nicht die herunterladbaren Vorlagen für jede Art von Tafel, die wir bei den Beschreibungen unten eingefügt haben.

Physische vs virtuelle Boards

Bevor wir uns mit den verschiedenen Arten von Boards befassen, ist es wichtig zu wissen, dass Teams entweder physische oder virtuelle Boards verwenden können, je nach ihren Vorlieben und Bedürfnissen.

Ein physisches Board wird oft entweder auf einem Whiteboard oder direkt an der Wand erstellt. Mit Post-It-Notizen, Folienstift oder Aufklebern können Sie eine physische Darstellung Ihrer Prozesse erstellen, bei denen das Projekt manuell durch die verschiedenen Phasen geführt werden muss. Für manche sind die zusätzlichen Erinnerungen und Interaktionen, die ein physisches Board erfordert, hilfreich, um das Projekt auf dem richtigen Weg zu halten. Diese Boards sind jedoch oft schwieriger zu erreichen und freizugeben, so dass sie vielleicht nicht die beste Option sind.

Virtuelle Boards sind in der Regel in ein Projektmanagement-Tool integriert, das allen Beteiligten einen einfachen Zugriff ermöglicht, unabhängig von ihrem Standort. Mit einer Software wie MindManager können Sie Ihre Boards so anpassen, dass sie die Größe und Komplexität widerspiegeln, die Ihr Projekt erfordert. Mit einem virtuellen Board müssen Sie nie befürchten, dass jemand einen wichtigen Teil des Projekts löscht oder entfernt. Sie können auch Links, Dokumente und Bilder zu Ihrem Board hinzufügen, um die Verwaltung zu verbessern und bessere Ergebnisse zu erzielen.

Kanban-Tafeln

Kanban kommt aus dem japanischen und bedeutet so viel wie „visuelles Signal“. Bei dieser Methode erstellen die Teams separate Karten für jedes der am Projekt beteiligten Arbeitselemente. Jede Karte enthält eine Beschreibung der Arbeit, wem sie zugewiesen ist, den geschätzten Zeitrahmen und alle anderen Informationen, die das Team wissen muss. Diese Karten werden dann durch verschiedene Spalten auf dem Board bewegt, um den Projektfortschritt zu visualisieren.

Eines der Hauptmerkmale der Kanban-Methode ist die Beibehaltung einer festgelegten Anzahl von laufenden Aufgaben pro Spalte. Wenn eine Karte aus einer Spalte verschoben wird, wird eine neue Karte hinzugefügt, um sie zu ersetzen. Auf diese Weise kann sich jeder auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren und Multitasking, das die Qualität beeinträchtigen kann, wird eingeschränkt. Wenn zum Beispiel eine Spalte ihr Limit erreicht, muss sich Ihr Team darauf konzentrieren, diese Aufgaben voranzutreiben, um das Projekt voranzutreiben.

Das Ziel eines Kanban-Boards ist es, dem Team einen Überblick über das Projekt zu geben. Während die Arbeit voranschreitet, können die Teammitglieder Screenshots, Diagramme und zusätzliche Details hinzufügen, um mehr Einblick in die Aufgabe zu geben. Jeder wird in der Lage sein, den Status, die Abhängigkeiten und die Probleme jedes Teils des Projekts zu sehen und zu bewerten. Ihr Team kann seine Selbstständigkeit verbessern und das Projekt vorantreiben, ohne dass es auf die benötigten Informationen warten oder sich mit anderen absprechen muss.

Wie sieht nun ein Kanban-Board eigentlich aus? Nehmen wir an, Sie erstellen eine Website für einen Kunden. Obwohl dieses Projekt die Codierung der Website-Struktur, die Integration des Grafikdesigns, die Veröffentlichung schriftlicher Inhalte und das Hinzufügen neuer Videoinhalte umfasst, werden Sie keine separaten Spalten für jeden Bereich erstellen. Stattdessen werden Sie Ihr Board eher einfach halten wollen. Für eine einfache Kanban-Projekttafel werden Sie nur drei Spalten verwenden:

  • To Do
  • In Arbeit
  • Erledigt

Allerdings müssen Sie Ihre Tafel nicht auf diese Spalten beschränken. Sie können eine Spalte für die Qualitätssicherungsprüfung hinzufügen oder wenn bestimmte Aspekte der Website live gehen. Viele Boards enthalten auch eine Spalte für Ihr Backlog. Solange Ihr Board detailreiche Karten verwendet, die sich visuell durch Ihren Prozess bewegen, kann der Kanban-Prozess Sie organisiert halten.

Scrum-Boards

Scrum ist die andere Methode, die Sie am häufigsten mit agiler Planung in Verbindung bringen. Wie ein Kanban-Board verwendet auch ein Scrum-Board Spalten und Karten, um Ihr Projekt visuell darzustellen. Ihr Team wird für jede Iteration ein neues Board erstellen, das die beteiligten Aufgaben zeigt, wer was macht und wo Sie sich in diesem Sprint befinden. Sie werden dieses Board auch verwenden, um das Team zu fokussieren, indem Sie Meetings vor dem Board (oder auf Ihrem Bildschirm) abhalten, um den Fortschritt zu überwachen und zu besprechen.

Zu Beginn jeder Iteration erstellen Sie Karten für jede der Aufgaben, die in diesem Zyklus anfallen. Wiederum wie ein Kanban-Board sollten diese Karten eine Fülle von Informationen über die Aufgabe enthalten. Im Gegensatz zu Kanban fügen Sie der Tafel jedoch keine neuen Karten hinzu. Sie nehmen nur die Aufgaben auf, die mit diesem bestimmten Sprint verbunden sind. Sie können Ihre Karten zur besseren Organisation farblich kodieren, indem Sie Farben für Teammitglieder, Arbeitsarten, Wichtigkeit oder andere hilfreiche Unterscheidungen für jede Iteration zuweisen.

Jedes Scrum-Board enthält mindestens vier Spalten:

  • Anwenderberichte/Sprint Backlog
  • To Do
  • In Arbeit
  • Erledigt

Wie bei Kanban können Sie auch hier Ihre eigenen Spalten hinzufügen, um sie an Ihren Prozess anzupassen. Unabhängig vom Prozess ist das Ziel, dass jede Aufgabe am Ende der Iteration in der Spalte „Erledigt“ steht. Sie können dann alle Karten entfernen und das Board für den nächsten Zyklus zurücksetzen.

Verwendung einer agilen Planungstabelle

Viele Leute verwenden Tabellenkalkulationen für ihre agilen Planungsprozesse. Wie Boards ermöglichen diese Tabellenkalkulationen die Verfolgung und Visualisierung jeder Phase Ihres Projekts. Sie können zwar nicht so viele Informationen über jede einzelne Aufgabe aufnehmen wie in einer Karte, aber diese Methode erlaubt es Ihnen, mehr über das Projekt als Ganzes aufzunehmen, als Sie es auf einem Board könnten. Mit jedem Teil Ihres Projektplans, der in Ihren Tabellen verfügbar ist, können Sie einen Überblick über alle Beteiligten erhalten.

Beginnen Sie damit, für jede Phase Ihres Projekts ein neues Blatt zu erstellen. Sie können für jede Phase ein separates Dokument erstellen, aber wir empfehlen, sie in Registerkarten innerhalb eines Master-Arbeitsblatts zu speichern. Gliedern Sie dann jedes Blatt mit Zeilen und Spalten in die Informationen, die jeder wissen muss. Sie könnten Blätter mit diesen Kategorien einfügen:

  • Projektplan – Spalten für Aufgaben, Ressourcen, Termine, Status und Kommentare, alle zeilenweise in Sprints unterteilt
  • Release-Plan – Spalten für Aufgaben und die Sprints, zu denen sie gehören, Termine, Status, Feature-Typ, Kommentare und das Endziel von jedem

Und so weiter. Sie können sogar die Kanban- oder Scrum-Methode verwenden, um Ihre Vorlagen zu erstellen. Es gibt auch viele vorgefertigte Vorlagen, an denen Sie sich orientieren oder die Sie verwenden können. Wenn Ihr Team am besten mit Tabellenkalkulationen arbeitet, sollten Sie die Einrichtung finden, die Ihrem Team die beste Organisation und die besten Voraussetzungen für den Erfolg bietet.

Eigene benutzerdefinierte Tools verwenden

Beim agilen Arbeiten geht es vor allem darum, flexibel zu bleiben, daher sollten Sie sich nicht auf eine bestimmte Methode zur Erstellung einer agilen Planvorlage festgelegt fühlen. Wenn Sie Ihre Ressourcen erstellen, probieren Sie verschiedene Optionen aus, um zu sehen, wie gut sie mit Ihrem Team funktionieren. Vielleicht stellen Sie fest, dass eine Art von Werkzeug besser funktioniert als eine andere. Vielleicht stellen Sie auch fest, dass eine Mischung von Optionen Ihnen die beste Arbeit ermöglicht.

Vielleicht möchten Sie zum Beispiel Ihren Gesamtprojektplan mithilfe einer Tabelle erstellen und überwachen. Während Sie sich durch jede Iteration bewegen, kann es jedoch einfacher sein, eine Tafel zu verwenden, um Ihre Aufgaben und Fortschritte zu verfolgen. Indem Sie beides erstellen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Team über die notwendigen Ressourcen verfügt, um die Aufgaben schnell und nach den von Ihnen festgelegten hohen Standards zu erledigen.

Denken Sie daran, dass das agile Projektmanagement mit jedem Zyklus Verbesserungen priorisiert. Das bedeutet, dass Sie Ihre Methoden nach und nach anpassen sollten, bis Sie die effizienteste und effektivste Option gefunden haben. Indem Sie verschiedene agile Planungsvorlagen ausprobieren und anpassen, können Sie sicherstellen, dass jedes Projekt die außergewöhnliche Arbeit hervorbringt, auf die sich Ihre Kunden verlassen.

 

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