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Wie man Business-Regeln in 7 einfachen Schritten schreibt

Von: Leanne Armstrong

Obwohl sie für verschiedene Unternehmen unterschiedliche Dinge bedeuten können, sind Business Regeln im Grunde Aussagen, die beschreiben, wie bestimmte Aktionen am Arbeitsplatz ausgeführt werden sollten. In den meisten Fällen sind diese Regeln so konzipiert, dass sie den Mitarbeitern bestimmte Entscheidungsbedingungen, Kriterien und Ausnahmen vorgeben. Es gibt viele Vorteile, wenn man weiß, wie man Geschäftsregeln effektiv schreibt, unter anderem:

Ein besseres Verständnis der verschiedenen internen Prozesse zu erreichen

  • Verbessern der Datenleistung
  • Verkürzung der Projektlaufzeiten
  • Konform bleiben
  • Erhöhung der organisatorischen Agilität

Ein kurzer Blick darauf, warum geschäftliche Bemühungen manchmal scheitern (denken Sie z.B. an das Projektmanagement), sollte klar machen, wo Sie von der Festlegung von Grundregeln für bestimmte Aktivitäten profitieren könnten – und warum die Dokumentation dieser Richtlinien sie viel effektiver macht.

In diesem Leitfaden zum Schreiben von Business-Regeln werden wir einige verschiedene Arten von Regeln am Arbeitsplatz untersuchen, wo sie angewendet werden könnten, und einen Prozess für ihre Entwicklung in 7 einfachen Schritten vorstellen.

Warum sollte man lernen, wie man Business-Regeln schreibt?

Das Aufstellen einer Geschäftsstrategie ist wichtig, um Ihre Operationen aus einer übergeordneten Perspektive zu fokussieren. Das Schreiben von Geschäftsregeln ermöglicht es Ihnen jedoch, diesen Fokus in detaillierte Anweisungen zu übersetzen.

Hier ist ein Beispiel.

Sagen wir, Sie haben ein Auto geleast und das perfekte elektrische Sport Utility Vehicle gefunden. Wenn es zur Erfolgsstrategie des Autohauses gehört, nur mit Kunden zu arbeiten, die nachweislich zahlungsfähig sind, könnte es eine schriftliche Geschäftsregel geben, die verlangt, dass Sie mehrere strenge finanzielle Bedingungen erfüllen müssen, bevor Ihr Leasingantrag genehmigt wird.

Um festzulegen, was Teams oder Einzelpersonen in einem bestimmten Szenario tun oder nicht tun dürfen, legen interne Geschäftsregeln die Erwartungen für die Durchführung der Arbeit fest. Externe Geschäftsregeln hingegen legen fest, wie eine Organisation staatliche oder andere externe Anforderungen erfüllen soll.

In der Praxis haben Sie wahrscheinlich bereits eine Reihe von Regeln in Ihren Arbeitsplatz eingebaut.

Wenn Sie jedoch lernen, wie man Geschäftsregeln in eine formale Dokumentation schreibt, werden Sie und Ihr Team besser in der Lage sein:

  • Ziele zu erreichen und Fristen konsequenter einzuhalten
  • Onboarding und Schulungen zu rationalisieren
  • Zeit und Geld zu sparen, indem Sie häufiger kohärente Geschäftspraktiken anwenden

Die Erstellung eines Handbuchs oder einer Bibliothek für Geschäftsregeln – komplett mit Verfahrensvorlagen, Beispielen und Richtlinien – kann die Klarheit der Prozesse verbessern und eine bessere Orientierung bei allen täglichen Geschäftsaktivitäten bieten.

Entwicklung von Business-Regeln in 7 Schritten

Wenn Sie Ihre Business Regeln entwickeln und dokumentieren, kann es hilfreich sein, sich diese als „Standardarbeitsanweisungen“ vorzustellen.

Einige dieser Prozeduren können ziemlich komplex sein (wie z.B. die Berichterstattung der Unternehmensfinanzen an die Aktionäre). Andere sind vielleicht einfach genug, um sie in einem einzigen Satz zu beschreiben (wie die Richtlinie eines Kreditkartenausstellers, dass „alle Kundenanträge schriftlich ausgefüllt werden müssen“).

So oder so gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, die Geschäftsanweisungen, die Sie aufzeichnen wollen oder müssen, ausfindig zu machen und festzulegen.

Sie könnten z. B. versuchen, Business-Regeln zu entwickeln:

  • Was Sie über die besten Wege herausgefunden haben, Ihre Unternehmensprojekte zu initiieren (denken Sie z. B. an die Anforderungserfassung)
  • Eine nachgewiesene Notwendigkeit, bestimmte Aufgaben als Teil der Entwicklung oder Markteinführung eines Produkts zu erledigen
  • Bewährte Praktiken, die Sie durch die Zusammenarbeit mit unternehmenseigenen oder externen Fachleuten kennengelernt haben
  • Gemeinsame Prozesse oder Praktiken in Ihrem Unternehmen, die für mehr Effizienz standardisiert werden können

Wenn Sie sich hinsetzen, um Erkenntnisse wie diese in formale Business Regeln umzuwandeln, werden Sie und Ihr Team diese viel wertvoller finden, wenn Sie diese 7 einfachen Schritte befolgen, um sie aufzuschreiben.

Schritt 1: Wählen Sie ein Dokumentationssystem, das für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist (dies kann bedeuten, dass Sie Tabellenkalkulationen oder eine vielseitige Drag-and-Drop-Mapping-Software wie MindManager verwenden)
Schritt 2: Erstellen Sie ein System zur Benennung oder Kennzeichnung von Regeln, das sowohl für den Benutzer aussagekräftig ist als auch ein einfaches Nachschlagen ermöglicht.
Schritt 3: Erstellen Sie eine klare, leicht verständliche Beschreibung jeder Regel, die auch ihren Zweck hervorhebt.
Schritt 4: Fügen Sie ein Beispiel für Ihre Regel in Aktion ein, das sich auf Ihr Unternehmen bezieht (am besten verwenden Sie ein Flussdiagramm oder eine visuelle Karte, um Ihre Regel grafisch darzustellen).
Schritt 5: Notieren Sie die Quelle (Person, Abteilung oder Stakeholder) jeder Regel zur leichteren Nachverfolgung und Klärung.
Schritt 6: Für maximale Praktikabilität sollten Sie jede neue Regel mit anderen verwandten Regeln, Workflows oder Prozessen digital verknüpfen.
Schritt 7: Legen Sie unbedingt eine Historie aller Änderungen (einschließlich Datum und Quellen) zu der von Ihnen erstellten Regel an.

Sie können Ihre Business Regeln besser auf dem neuesten Stand halten, wenn Sie die Verantwortung für jede Regel einem bestimmten Teammitglied zuweisen. Denken Sie jedoch daran, dass jede Überarbeitung einer bestehenden Regel mindestens einen, manchmal sogar mehrere Workflow-Prozesse beeinflusst. Seien Sie also besonders vorsichtig mit jeder Formulierung, die Sie ändern.

Sie sollten es sich auch zur Regel machen (Wortspiel beabsichtigt!), Ihre Bibliothek sauber und nützlich zu halten, indem Sie sie regelmäßig von Vorschriften bereinigen, die nicht mehr auf die Art und Weise zutreffen, wie Ihr Unternehmen arbeitet.

Woher sollen Sie wissen, wie man Business-Regeln schreibt?

Während Workflow- und Policy-Richtlinien viele Formen annehmen können, lassen sich die meisten Business Regeln auf eine von zwei Hauptarten reduzieren: Entscheidungen und Berechnungen.

Da die Dokumentation von Business Regeln a) den Weg durch wichtige „Wenn-dies, dann-das“-Entscheidungen weist und b) die Mittel zur Auswertung von Daten und anderen Informationen bereitstellt, werden Sie feststellen, dass das Aufschreiben von Regeln besonders praktisch ist, wenn Sie:

  • Einem definierten Geschäftsprozess folgen oder ihn abbilden. Sie benötigen häufig schriftliche Business Regeln für Abläufe, bei denen bestimmte Bedingungen erfüllt sein müssen, wie z.B. bei Prototypentests, bei der Bewertung eines neuen Dienstleisters oder bei der Genehmigung von Urlaubsanträgen von Mitarbeitern.
  • Planen Sie eine Vorgehensweise, die auf Ergebnissen oder formelhaften Resultaten basiert. Viele Business Regeln sind an bestimmte Messwerte gebunden, wie z.B. die Verwendung etablierter Metriken zur Qualifizierung von Vertriebsleads oder die Anwendung einer strengen Formel zur Bestimmung, ob ein neuer Kunde kreditwürdig ist.

Nachdem Sie nun eine Vorstellung davon haben, wo Sie am ehesten Business Regeln verwenden werden, lassen Sie uns einen Blick auf einige Beispiele für den Prozess der Regelerstellung werfen.

Beispiele für die Dokumentation von Business-Regeln

In diesen Beispielen für die Dokumentation von Business Regeln haben wir den Entwicklungsprozess sowohl für eine entscheidungsartige Regel als auch für eine berechnungsartige Regel auf die oben beschriebenen einfachen Schritte aufgebaut.

So einfach diese Beispiele auch sind, sollten Sie nicht vergessen, dass es oft entscheidend ist, den Wortlaut Ihrer Business Regeln richtig zu formulieren. Wie Sie sich vorstellen können, kann der Unterschied zwischen einer Regel, die besagt „Der Kunde muss eine E-Mail-Adresse haben“ und „Der Kunde muss eine gültige E-Mail-Adresse haben“, weitreichende Konsequenzen für Ihr Unternehmen haben.

Beispiel für Business Regel Nr. 1: Genehmigungen von Firmenbestellungen

Da Sie wissen, wie wichtig es ist, Ihre Jahres- und Abteilungsbudgets einzuhalten (und in der Vergangenheit Probleme mit dem Cashflow hatten), möchten Sie eine Business Regel schreiben, die regelt, wer für die Genehmigung von Firmenbestellungen basierend auf dem Dollarwert verantwortlich ist.

Sie zeichnen und füllen eine einfache Entscheidungstabelle, beschriften und beschreiben Ihre neue Regel.

Regel PO101/Einkaufsaufträge – Zweck: Budget- und Cashflow-Integrität bewahren

  • Einzelbestellungen unter 200 $ werden vom zuständigen Abteilungsleiter genehmigt.
  • Einzelne Bestellungen von mehr als 200 $ werden vom Leiter der Buchhaltung genehmigt.

Anschauliches Beispiel: Bestellung von Druckerpapier oder anderem Büromaterial

  • Beträgt der Gesamtbetrag der Bestellung weniger als 200 $? Erstellen Sie eine Bestellung und lassen Sie diese von Ihrem Vorgesetzten abzeichnen.
  • Beträgt der Bestellwert mehr als 200 $? Erstellen Sie einen Bestellschein und lassen Sie ihn vom Leiter der Buchhaltung abzeichnen.

Regel initiiert von J. Smith, Controller des Unternehmens – 15. Januar 2021

Beispiel für Business Regel Nr. 2: Vorantreiben der Entwicklung eines neuen Produkts

Sie haben eine ziemlich gute Vorstellung davon entwickelt, wie viel Geld Ihr Unternehmen bereit sein sollte, in die Entwicklung eines neuen Produkts zu investieren, und wie viel Umsatz Sie dafür erwarten können. Nun möchten Sie eine Business Regel schreiben, die auf einer einfachen Screening-Berechnung basiert.

Sie arbeiten mit einer Standard-ROI-Formel und beschriften und beschreiben Ihre neue Regel.

Regel PD101/Produktentwicklung – Zweck: Minderung des Produktentwicklungsrisikos

„Als Teil des anfänglichen Marktforschungsprozesses muss das Produktentwicklungsteam den erwarteten ROI für jedes neue Produkt berechnen, indem es realistische und dokumentierte Daten in die folgende Formel einsetzt: Product Lifetime Sales ÷ Product Development Cost x 100.“

Anschauliches Beispiel: Bau einer besseren Mausefalle

  • Zeigt das Ergebnis der Formel einen erwarteten ROI von weniger als 20 %? Verwerfen Sie die Produktidee.
  • Zeigt das formelhafte Ergebnis einen erwarteten ROI von 20-25%? Überprüfen Sie Produktmerkmale und Kosten.
  • Zeigt das formelhafte Ergebnis einen erwarteten ROI von mehr als 25%? Gehen Sie zum nächsten Schritt im Produktentwicklungsprozess über.

Regel initiiert von S Jones, Product Development Manager – 15. Juni 2021

Eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Ihr Team versteht, wie man Business Regeln schreibt – sowohl von der Struktur als auch von der Zugänglichkeit her – ist, sie mit einem praktischen, benutzerfreundlichen Tool zum Schreiben von Regeln auszustatten.

Mit einer Plattform wie MindManager können Sie eine Vielzahl von Diagrammvorlagen verwenden, um die Dokumentation von Business Regeln so zu gestalten und zu verwalten, dass sie nicht nur übersichtlich, sondern auch leicht zu aktualisieren ist.