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Verwenden Sie die richtigen Tools für die Zusammenarbeit im Team?

Von: Emily Finlay

Unternehmen und Teams arbeiten nicht mehr in Silos. Dieser Wandel zeigt sich darin, dass das moderne Büro nicht mehr aus Zellen besteht, sondern aus offenen Arbeitsbereichen. Selbst wenn jeder Mitarbeiter von zu Hause aus arbeitet, legen Unternehmen Wert auf Teamarbeit und ständige Kommunikation.

Die Zusammenarbeit im Team sorgt nicht nur dafür, dass Ihr remote arbeitendes Team in Verbindung bleibt, sondern nutzt auch die unglaublichen Möglichkeiten, die Menschen erreichen können, wenn sie zusammenarbeiten. In jeder Branche oder Abteilung verbessert Teamarbeit das Engagement der Mitarbeiter, die Flexibilität des Unternehmens, die Kreativität, die Produktivität und vieles mehr.

Bevor Sie Ihr Team mit einem Problem konfrontieren, das es zu lösen gilt, müssen Sie ihm zunächst die Werkzeuge an die Hand geben, die es für eine möglichst effektive Zusammenarbeit benötigt. Von der Kommunikation bis zur Dokumentation unterstützen diese Ressourcen die Aufgaben und Gespräche, die sie verfolgen. Außerdem sorgen sie dafür, dass sich Ihr Team auf seine beste Arbeit konzentrieren kann.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr remote arbeitendes Team problemlos zusammenarbeiten und erfolgreich sein kann, indem Sie ihm die unten aufgeführten Tools für die Teamzusammenarbeit zur Verfügung stellen.

Was sind die besten Tools für die Zusammenarbeit im Team?

Die besten Tools für die Zusammenarbeit im Team sind diejenigen, die die Arbeit Ihres Teams nicht einschränken, sondern verbessern. Suchen Sie nach Ressourcen, die ständige Kommunikation, produktives Brainstorming, Effizienz und optimale Ergebnisse ermöglichen.

In diesem Artikel haben wir die Tools, die Sie benötigen, in die verschiedenen Arten von Funktionen unterteilt, die sie bieten. Mit diesen Tools ist Ihr Team in der Lage, jedes Projekt, das Sie ihm übertragen, gemeinsam zu bewältigen.

Kommunikations-Tools

Diese Kategorie von Tools steht fast immer ganz oben auf der Liste, da eine gute Kommunikation für die Zusammenarbeit unerlässlich ist. Auch wenn E-Mails und gelegentliche Telefonate für manche Projekte ausreichen, verlangsamen und verkomplizieren sie die Teamarbeit nur. Dies gilt umso mehr für remote arbeitende Teams. Bei der Zusammenstellung Ihrer Collaboration-Tools ist es wichtig, Kommunikationsoptionen zu finden, die für zwei Hauptzwecke verwendet werden können: Besprechungen und schnelle, projektinterne Gespräche.

Kollaborationstools für Besprechungen

Wenn Sie keine Möglichkeit haben, Ihr Team an einem Ort zusammenzubringen (auch wenn es ein virtueller Ort ist), wird es schwierig sein, zusammenzuarbeiten. Dies ist heute besonders wichtig, wenn Ihr Team aus Mitgliedern besteht, die remote miteinander verbunden sind. Auch wenn Sie durch die Entfernung getrennt sind, ermöglichen Tools wie Videokonferenzen direkte Gespräche mit allen Beteiligten. Sie können alle Teilnehmer sehen und so sicherstellen, dass sich jeder an der Diskussion beteiligt und einbringt.

Kollaborationswerkzeuge für schnelle Kommunikation

Es ist ineffizient, jedes Mal, wenn Sie eine Frage haben oder ein Feedback wünschen, einen Videoanruf zu starten. Suchen Sie stattdessen nach Tools, die eine Sofortnachrichtenoption bieten. Apps wie Slack ermöglichen beispielsweise schnelle Nachrichten zwischen Ihren Teammitgliedern. So lassen sich Hindernisse, die sonst die Produktivität aufhalten könnten, schnell beseitigen.

Sie können auch separate Kanäle für bestimmte Teile des Projekts einrichten, um den Dialog konzentriert zu halten. Dies verhindert eine Überlastung mit Benachrichtigungen und Nachrichten für diejenigen, die nicht an diesen speziellen Bereichen beteiligt sind. Ihr Team kann Aufgaben viel schneller und effektiver angehen, da es über Kommunikationsoptionen verfügt, die den Arbeitsablauf nicht stören.

Tipps für die Zusammenarbeit im Team

Einige Teams verwenden gerne SMS, aber es ist in der Regel viel schwieriger, mehrere Gespräche mit denselben Teilnehmern zu verfolgen. Wir empfehlen die Verwendung einer speziell für das Chatten entwickelten Option.

Brainstorming-Tools

Da Sie nun eine Möglichkeit haben, Ihr Remote-Team zur Zusammenarbeit zusammenzubringen, benötigen Sie auch Tools, die Sie während Ihrer Besprechungen verwenden können. Genauso wie Sie bei einer persönlichen Besprechung ein Whiteboard oder eine große Pinnwand verwenden, um Notizen und Ideen festzuhalten, brauchen Sie für Ihre virtuellen Besprechungen ein Tool, mit dem Sie dasselbe tun können.

MindManager ist eine besonders gute Option für diese Anforderungen. Sie können es verwenden, um das Wissen des Teams rund um Ihr Projekt zu zentralisieren. Mit einer Wissenslandkarte können Sie zum Beispiel verfolgen, wer was weiß. Ihr Team weiß dann, an wen es sich wenden muss, wenn es Informationen benötigt. Auf diese Weise können Sie die Stärken und die Erfahrung Ihres Teams nutzen und die anfallenden Arbeiten rationalisieren.

Sobald Sie über alle erforderlichen Informationen verfügen, können Sie mit dem Brainstorming über mögliche Optionen für das Projekt selbst beginnen. Erstellen Sie Mindmaps, Ideenkarten oder andere Datenvisualisierungen, die die von Ihnen entwickelten Ideen darstellen. Diese Grafiken helfen Ihnen, den Ideenfluss aufrechtzuerhalten und die besten Optionen für Ihre Arbeit zu finden.

Tipps für die Zusammenarbeit im Team

Während Sie diese Visualisierungen erstellen, sollte jedes Teammitglied sie auf seinem Bildschirm geöffnet haben. Dies hilft Ihrem Team, den Gedankenfluss zu verfolgen, und bietet jedem die Möglichkeit, einen Beitrag zu leisten.

Projektmanagement-Tools

Bei Teamprojekten gibt es in der Regel viele bewegliche Teile. Helfen Sie Ihrem Team mit Projektmanagement-Tools, organisiert und auf Kurs zu bleiben. Bei der Zusammenarbeit helfen diese Tools allen Beteiligten, ihre jeweiligen Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu koordinieren. So können Sie sicherstellen, dass nichts übersehen wird und alles reibungslos abläuft.

Tools wie Asana oder Trello bieten einen zentralen Ort, an dem Sie Ihren Fortschritt speichern und verfolgen können. Sie können Aufgaben bestimmten Teammitgliedern zuweisen und alle relevanten Details innerhalb der App hinzufügen. Anstatt jeden einzelnen Mitarbeiter über den Fortschritt zu informieren, können Sie mit einem Projektmanagement-Tool sicherstellen, dass alles erledigt wird.

Eine nahtlose Organisation ermöglicht eine enge Zusammenarbeit. Projektmanagement-Tools machen die Rollen aller Beteiligten klar und verhindern so mögliche Konflikte und Rückschläge. Da Sie mit diesen Tools Dateien und Informationen speichern können, bleibt Ihr Team effizient und produktiv. Halten Sie Ihr Team auf derselben Seite (im wahrsten Sinne des Wortes!), indem Sie Ihr Projekt mit den richtigen Tools verwalten.

Tipps für die Zusammenarbeit im Team

Bei Ihren wöchentlichen Teambesprechungen sollten Sie den Projektfortschritt überprüfen und gegebenenfalls aktualisieren. Viele Projektmanagement-Tools verwenden Versionen einer Kanban-Tafel, um Projekte zu organisieren. Nutzen Sie also diese wöchentlichen Besprechungen, um Ihre Tools auf dem neuesten Stand zu halten.

Damit Sie eines dieser Tools möglichst effektiv nutzen können, ist es wichtig, einen Projektplan zu erstellen. Mit einem Tool wie MindManager können Sie einen Zeitplan für das Projekt erstellen und es in bestimmte Phasen unterteilen. Mit diesen visuellen Darstellungen der zu leistenden Arbeit kann Ihr Team besser zusammenarbeiten. Alle Beteiligten haben die Vision und die Ziele des Projekts klar vor Augen und können so ihre beste Arbeit leisten.

Tools zur Erstellung von Communities

Sobald Ihr Team den Projektplan verstanden hat, ist es an der Zeit, sich an die Arbeit zu machen. Die spezifischen Tools, die Sie für Ihre Arbeit benötigen, variieren je nach Branche, aber es gibt einige Tools, die fast jedes Team verwenden kann.

Viele Projekte beinhalten zum Beispiel irgendeine Art von Schreiben oder Dokumentation. Diese Aufgaben profitieren von der Verwendung einer cloudbasierten Suite von Office-Tools, wie Microsoft 365 oder Google Workspace. Sie können Textdokumente schreiben, Präsentationen erstellen, Daten in Tabellenkalkulationen verfolgen und vieles mehr. Am wichtigsten für ein Remote-Team ist, dass diese Tools in Echtzeit funktionieren. Sie können alle gleichzeitig an den Dokumenten arbeiten und dabei auf den Ideen der anderen aufbauen.

Wenn diese Dokumente einsatzbereit sind, können Sie sie direkt in Ihre MindManager Projektpläne oder Visualisierungen importieren. Durch das direkte Hinzufügen zu den entsprechenden Aufgaben oder Phasen wird Ihre Arbeit rationalisiert. Sie müssen keine Zeit mit der Suche nach den richtigen Informationen zur richtigen Zeit verschwenden. Stattdessen stehen Ihre Ressourcen genau dann bereit, wenn Sie sie brauchen.

Tipps für die Zusammenarbeit im Team

Je nach Art Ihrer Arbeit finden Sie wahrscheinlich die Tools, die Sie benötigen, mit cloudbasierten Funktionen. Diese Art von Software ermöglicht es Ihrem Team nicht nur, ohne Verzögerungen an denselben Aufgaben zu arbeiten, sondern sie fördert auch die kollegiale Zusammenarbeit. Anstatt die Fehler, die eine Person gemacht hat, erst nach Abschluss ihrer Aufgabe zu bemerken, kann ein anderes Teammitglied sie in Echtzeit erkennen und beheben. So kommen Ihre Projekte viel schneller und mit weniger Problemen voran.

Tools zur Verwaltung der Arbeitskräfte

Remote-Teams erschweren einige der einfacheren Aspekte der Teamarbeit. Ihre Mitarbeiter befinden sich vielleicht nicht einmal in der gleichen Stadt, geschweige denn im gleichen Bundesland oder Land. Aus diesem Grund müssen Sie möglicherweise unterschiedliche Zeitpläne berücksichtigen, z. B. mehrere Zeitzonen oder ein Privatleben, das sich nicht mit dem typischen 9-to-5-Tag vereinbaren lässt.

Eines der Tools, die Sie in Erwägung ziehen sollten, um Ihr Team in einem Zeitplan zu halten, der die Zusammenarbeit ermöglicht, ist ein gemeinsames Kalendertool. Sie können Schichten einrichten, die auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmt sind und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihr Team zusammenarbeiten kann. Wenn jemand eine Frage an eine bestimmte Person hat, kann er leicht sehen, wann diese Person verfügbar ist. Auch der Zeitplan für die Teambesprechungen ist für alle einsehbar.

Da so viele Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, ist ein Zeiterfassungstool eine weitere wichtige Ergänzung für die Zusammenarbeit in Ihrem Team. Wenn alle Mitarbeiter remote arbeiten, können Sie nicht sehen, wann sie zur Arbeit kommen oder gehen. Mit einem Zeiterfassungstool kann jeder seine Arbeitszeiten zuverlässig nachverfolgen. Außerdem können Sie damit die für Ihre gemeinsamen Projekte aufgewendete Zeit nachverfolgen, so dass Sie sie Ihren Kunden genau in Rechnung stellen können.

Tipps für die Zusammenarbeit im Team

Gute Teams arbeiten nicht nur gut zusammen, sondern bauen auch gerne Beziehungen zueinander auf. Ein Teil Ihres Personalmanagements sollte die Organisation sozialer Veranstaltungen sein, die den Zusammenhalt des Teams fördern. Je mehr Ihr Team einander vertraut, respektiert und gerne zusammen ist, desto besser werden Ihre Projekte und Ergebnisse sein.