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Nutzen Sie die Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit? Hier erfahren Sie, warum Sie das sollten

Von: Leanne Armstrong

Der Begriff Collaboration wird in der heutigen Geschäftswelt so häufig verwendet, dass man leicht aus den Augen verliert, warum er so wichtig ist.

Die Zusammenarbeit mit anderen, um etwas zu schaffen oder zu erreichen, was man alleine nur schwer erreichen könnte, ist eines der größten und mächtigsten Merkmale des Kollaborationsprozesses. Kooperative Plattformen können nicht nur erhebliche Produktivitätssteigerungen bewirken, Statistiken nennen Kollaborationstools in 67 % der Fälle als wichtige Voraussetzung für die Effizienz von Mitarbeitern.

Trotz des Vormarschs der Remote-Arbeit neigen wir jedoch immer noch dazu, uns kompetente Teamarbeit als eine Sache von Angesicht zu Angesicht vorzustellen. Bedeutet das also, dass wir uns mit zweitbesten Ergebnissen zufrieden geben müssen, wenn wir uns für virtuelle Zusammenarbeit entscheiden?

Ganz und gar nicht!

Virtuelle Zusammenarbeit am Arbeitsplatz kann sich als gleichwertig, wenn nicht sogar als effektiver erweisen, als wenn Sie Seite an Seite mit Ihren Teamkollegen sitzen – insbesondere wenn es um Folgendes geht

  • Kommunikation in Echtzeit
  • Erstellung und gemeinsame Nutzung von Arbeitsdateien und anderen Dokumenten
  • Abschaffung ineffizienter persönlicher Meetings

In diesem Beitrag gehen wir der Frage nach, was sich hinter der Bedeutung der virtuellen Zusammenarbeit verbirgt, wo sie sich auszeichnet, warum Sie sie nutzen sollten und worauf Sie achten sollten, wenn Sie sie nutzen.

Was ist virtuelle Zusammenarbeit?

Virtuelle Zusammenarbeit bezieht sich auf jede Partner- oder Gruppenaktivität, die sich auf digitale Technologie oder Online-Tools stützt, um schneller und effizienter zu sein.

Wenn Sie denken, dass sich das sehr nach Remote Collaboration anhört, haben Sie Recht!

Der entscheidende Unterschied ist jedoch, dass die virtuelle Zusammenarbeit nicht nur für Teammitglieder gilt, die von zu Hause oder auf der anderen Seite des Globus arbeiten.

Um die Frage zu beantworten, was virtuelle Zusammenarbeit eigentlich ist, ist es wichtig zu verstehen, dass die technikgestützte Kommunikation auch von Personen, die sich einen physischen Arbeitsplatz teilen, sehr effektiv genutzt werden kann:

  • Auf Fragen oder Wünsche von Kollegen so zu reagieren, dass deren Konzentration oder Arbeitsablauf nicht gestört wird
  • zeitkritische Daten oder Unterlagen jemandem (oder allen) so schnell wie möglich zur Verfügung stellen wollen
  • Kurze, spontane oder Last-Minute-Brainstorming-Meetings mit Teamkollegen initiieren

Schließlich haben die meisten Teams mit den Herausforderungen zu kämpfen, die sich aus der räumlichen Trennung ergeben – selbst wenn es nur die Bürowände oder nicht abgestimmte Arbeitszeiten sind, die sie voneinander trennen.

Wie Sie die virtuelle Zusammenarbeit für sich nutzen können

Es ist in jeder Branche schwierig, erfolgreich zu sein, ohne die Zusammenarbeit im Alltag zu priorisieren. Die Pandemie mag die Nutzung der virtuellen Zusammenarbeit beschleunigt haben, aber ihre Anwendung ist ein anhaltender Trend, seit die digitale Kommunikation aufkam.

Nicht nur, dass Unternehmen längst erkannt haben, dass Mitarbeiter sich nicht mehr einen Schreibtisch teilen müssen, um Ideen auszutauschen und wirkungsvolle Ergebnisse zu erzielen, 70 % der Mitarbeiter geben an, dass sie durch digitale Technologien besser zusammenarbeiten können.

Virtuelle Verbindungen können schneller stattfinden als physische Interaktionen, sie sind eine großartige Möglichkeit, den Puls der Ereignisse zu überwachen, während sie sich entfalten, und – da sie größere Flexibilität und Erreichbarkeit fördern – sind sie wahrscheinlicher, dass die Teammitglieder engagiert und koordiniert bleiben.

Die Arbeit an einem gemeinsamen Ziel mit Hilfe digitaler Ressourcen kann sich beispielsweise als äußerst wertvoll erweisen, wenn es darum geht, die Kommunikation rund um Gruppenprojekte zu optimieren und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand bleiben.

Virtuelle Zusammenarbeit ist auch effektiv für:

  • Aufbrechen von Silos am Arbeitsplatz
  • Schaffung einer dynamischeren Geschäftsumgebung
  • Ihr Team in Verbindung zu halten, obwohl es sozial weit entfernt ist

Hier sind ein paar häufige Dilemmas am Arbeitsplatz, die mit ein wenig virtuellem Know-how leicht gelöst werden können.

Wie viele haben Sie schon erlebt?

Ihr Abgabetermin für den Bericht rückt näher.

Die gute Nachricht: Ihr Kollege in der Zentrale hat Ihnen die Zahlen übermittelt, die Sie für Ihren Bericht benötigen. Die schlechte Nachricht ist, dass die Zahlen nicht zusammenpassen und etwas einfach keinen Sinn ergibt. Sie haben Ihren Teamkollegen per E-Mail gebeten, die Daten zu klären, aber das Hin und Her dauert zu lange, und Ihr anschließender Telefonanruf hat wenig dazu beigetragen, dass Sie sehen, wo das Problem tatsächlich liegt.

Lösung für virtuelle Zusammenarbeit: Dies ist ein großartiges Beispiel dafür, dass der Einsatz von Tools für die virtuelle Zusammenarbeit wie Instant Messaging, Team-Chat-Räume und Bildschirmfreigabe für die Kommunikation und die Bearbeitung von Problemen in Echtzeit sehr nützlich sein kann.

Sie und Ihr Team wurden mit der Leitung eines wichtigen Arbeitsprojekts betraut.

Sie tippen schnell eine Skizze der Anforderungen und verbringen dann einige Stunden damit, einen groben, auf Tabellenkalkulationen basierenden Zeit- und Arbeitsplan zu erstellen. Ihre Mitarbeiter können es kaum erwarten, an die Arbeit zu gehen. Aber obwohl sie in der Lage waren, Ihr Word-Dokument und die Tabellenkalkulation zu öffnen, hat sich die gemeinsame Bearbeitung als schwierig erwiesen – und der Mangel an klaren Visualisierungen hat einige Projektmitglieder verwirrt, wie sie weiter vorgehen sollen.

Lösung für virtuelle Zusammenarbeit: Tools und Plattformen (wie MindManager), die speziell für die virtuelle Visualisierung entwickelt wurden, ermöglichen es Teams, eine einzige Informationsquelle (z. B. eine zentrale Map) zu erstellen, darauf zuzugreifen und sie gemeinsam zu bearbeiten, egal wo sie sich befinden.

Ihr Manager hat eine weitere Besprechung angefordert.

Sie stellen eine Benachrichtigung auf Ihrem Desktop ein und bereiten sich darauf vor, den aktuellen Stand Ihres Produktdesigns zu erläutern und sich über die neueste Umgehungsstrategie des Kunden zu informieren (wobei Sie darauf achten, dass Sie genug Zeit haben, um Ihre Arbeit zu speichern, sich abzumelden und sich auf den Weg zum Besprechungsraum im 15. Stock zu machen). Ihr Manager, der durch einen wichtigen Anruf aufgehalten wird, kommt 10 Minuten zu spät, verbringt weitere 5 Minuten damit, das Whiteboard im Konferenzraum zu suchen und einzurichten, und stellt dann fest, dass er seine Notizen in seinem Büro vergessen hat. Es ist eine halbe Stunde vergangen, und Sie haben Ihr Meeting noch nicht begonnen.

Lösung für virtuelle Zusammenarbeit: Egal, ob ein Mitarbeiter oder Kollege am anderen Ende des Landes oder nur den Flur entlang wohnt, ein virtuelles Meeting per Videochat oder die Zusammenarbeit mit Hilfe eines virtuellen Whiteboard-Tools kann Zeit und Frustration sparen.

Virtuelle Zusammenarbeit bietet nicht nur Mitarbeitern in verschiedenen Niederlassungen, Abteilungen oder Städten eine bequeme Möglichkeit, zusammenzuarbeiten und dabei nahtlos auf die benötigten Informationen zuzugreifen. Wenn sie richtig gemacht wird, kann sie Ihr Team inspirieren, Ziele zu erreichen oder zu übertreffen, indem sie die gemeinsame Kreativität fördert.

Vorteile und Herausforderungen der virtuellen Zusammenarbeit

Wie jede Geschäftsmethodik kann auch die virtuelle Zusammenarbeit ihre Höhen und Tiefen haben. Aus diesem Grund erfordert der Aufbau oder die Verwaltung eines digital vernetzten Teams in der Regel Voraussicht und ein kontinuierliches Engagement, um es richtig zu machen.

Dennoch bietet die Einführung eines virtuellen Kommunikations- und Kooperationsstils einige enorme Chancen. Und das Beste daran ist, dass computerbasierte Teamarbeit keine Alles-oder-Nichts-Angelegenheit sein muss. Sie können sich entscheiden, Gruppenarbeit digital zu implementieren, wie, wo und wann sie sinnvoll ist.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über einige der größten Herausforderungen und Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit.

Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit

Digitale Kommunikations- und Arbeitsprozesse haben das Potenzial, talentierte Menschen auf eine Art und Weise zusammenzubringen, die die Produktivität, Effizienz und das Engagement fördert.

Es gibt viele Möglichkeiten, virtuell zusammenzuarbeiten, unabhängig davon, ob das Ziel Ihres Teams darin besteht, einen schnellen und sicheren Zugang zu Geschäftsdaten zu erhalten – oder zueinander.

Flexible File-Sharing-Tools, Workflow-Management-Plattformen und spezielle Team-Kanäle machen es einfach, Geschäfte online abzuwickeln, indem sie Sie mit Kunden, Partnern und Kollegen gleichermaßen verbinden
Virtuelle Chat- und Video-Tools können langsame, herkömmliche Kommunikationssysteme verbessern (oder ersetzen), um zeitnahe Interaktionen und eine bessere Konzentration der Mitarbeiter zu fördern
Vielseitige, visuelle Dashboards erleichtern den nahtlosen Austausch von Konversationen und Daten für verbessertes Brainstorming, Planung, Aufgabenplanung und Problemlösung
Durch die virtuelle Zusammenarbeit werden viele manuelle Aufgaben reduziert, so dass die Teammitglieder mehr Erfolg bei der Erfüllung von Aufgaben haben und sinnvollere Arbeit leisten können.
Anstatt sich nur auf lokales Personal zu verlassen, ermöglichen digitale Verbindungen die Suche nach und die Zusammenarbeit mit den besten Talenten von verschiedenen Standorten
Indem sie dafür sorgt, dass die Mitarbeiter miteinander verbunden, aber nicht überfordert sind, ist die virtuelle Zusammenarbeit eine lohnende Investition für Remote-, Inhouse- oder Hybrid-Teams.

Herausforderungen der virtuellen Zusammenarbeit

Eine der größten Herausforderungen bei der virtuellen Zusammenarbeit ist die Notwendigkeit, organisiert zu bleiben und Prozesse zu implementieren, die sicherstellen, dass die Mitarbeiter jedes Mal, wenn sie sich verbinden, in der Lage sind, Maßnahmen zu ergreifen, die sich positiv auf die Ergebnisse auswirken.

Vor diesem Hintergrund ist es erwähnenswert, dass:

  • Die virtuelle Zusammenarbeit macht es manchmal schwieriger, Bindungen zwischen den Teammitgliedern aufzubauen und zu erhalten
  • Wenn keine präventiven und korrigierenden Maßnahmen ergriffen werden, kann die virtuelle Kommunikation zu einem verkümmerten Dialog oder Missverständnissen führen
  • Es kann für einige Teammitglieder schwierig sein, spontan zu digitalen Diskussionen beizutragen oder die Führung zu übernehmen.

Trotz dieser Herausforderungen deuten Untersuchungen darauf hin, dass virtuelle Teams mit den richtigen Praktiken in vielen Fällen bessere Leistungen erbringen können als Teams, die an einem Ort arbeiten.

Da Mitarbeiter, die virtuell zusammenarbeiten, weniger Ablenkungen bei der Arbeit erfahren, berichten sie in der Regel über eine höhere Produktivität und sind besser in der Lage, Fristen einzuhalten. Außerdem entwickeln sie effizientere Kommunikationsfähigkeiten und -strategien, da sie nicht immer den Luxus haben, zur nächsten Kabine hinüber zu rufen, wenn sie Arbeitsdetails austauschen oder klären müssen.

Die Quintessenz ist, dass großartige Dinge passieren können, wenn großartige Köpfe in Verbindung bleiben.

Die Nutzung virtueller Zusammenarbeit am Arbeitsplatz ist der Schlüssel zur Schaffung eines robusten, zusammenhängenden Teams von Personen, die die Werkzeuge und die Fähigkeit haben, auf den Stärken der anderen aufzubauen, egal wo sie gerade sind.