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Die 5 Grundsätze des Lean Management

von: Emily Finlay

Lean Management ist eine Technik, die Unternehmen nutzen können, um ihre Prozesse zu rationalisieren und bessere Ergebnisse zu erzielen. Ursprünglich von Toyota entwickelt, um seine Fertigungsprozesse zu optimieren, hat sich diese Praxis zu einer gängigen Methode für Unternehmen aller Branchen entwickelt, um ihre Abläufe zu verfeinern.

In unserem letzten Blogbeitrag finden Sie eine ausführlichere Diskussion über Lean Management, aber wir haben auch eine kurze Auffrischung unten eingefügt. In diesem Artikel erfahren Sie außerdem mehr über die Grundsätze des Lean Managements, die besten Praktiken für ihre Anwendung und Beispiele für die idealen Techniken, die Sie einsetzen können, um mit diesem Konzept erfolgreich zu sein.

Was ist Lean Management?

Lean Management ist ein Prozess, der darauf abzielt, Verschwendung in Ihrem Unternehmen zu beseitigen und Optimierungen in Ihren Abläufen zu erreichen. Bei dieser Technik geht es nicht nur um Aktionen, sondern um die Untersuchung aller Aspekte Ihrer Arbeitsabläufe. Dazu gehören auch die Ziele, die hinter Ihrer Arbeit stehen, und die verschiedenen Rollen, die Ihr Team innehat.

Die Verfeinerung dieser Elemente ermöglicht es Ihnen, Kosten zu senken, schneller zu arbeiten und Ihren Kunden die bestmögliche Erfahrung und Zufriedenheit zu bieten. Im nächsten Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie die Lean-Management-Prinzipien in Ihrem Unternehmen anwenden können, um Verschwendung zu reduzieren und den von Ihnen geschaffenen Wert zu steigern.

Was sind die Lean-Management-Prinzipien?

Der Lean-Management-Prozess folgt fünf Grundsätzen. Diese Grundsätze sind:

  1. Identifizieren Sie den Wert
  2. Erstellen einer Karte des Wertschöpfungsprozesses
  3. Entwicklung eines kontinuierlichen Arbeitsablaufs
  4. Schaffung eines Pull-Systems
  5. Ermöglichung einer kontinuierlichen Optimierung

Bei der Einführung eines schlanken Systems ist es wichtig, dass die Grundsätze in der richtigen Reihenfolge befolgt werden. Jedes Prinzip baut auf dem nächsten auf und ermöglicht es Ihnen, Ihre Abläufe mit jeder Stufe zu verfeinern. Manchmal ist es einfacher, sie als Schritte und nicht nur als Grundsätze zu betrachten, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Lassen Sie uns die fünf Lean-Management-Prinzipien näher betrachten.

1. Den Wert erkennen

Der Wert ist eine der Hauptmotivationen für die Lean-Management-Philosophie. Sie werden viele Vorteile aus der Umsetzung dieser Praxis ziehen, aber Ihr Hauptziel sollte es sein, einen größeren Wert für Ihre Kunden zu schaffen. Bevor Sie das tun können, müssen Sie jedoch zunächst wissen, worin dieser Wert für Ihr Unternehmen besteht.

Beginnen Sie damit, die Gründe zu untersuchen, warum Menschen Ihr Unternehmen für die benötigten Produkte oder Dienstleistungen wählen. Dies wird Ihnen zeigen, was Ihre Kunden brauchen und wie Sie diese Bedürfnisse erfolgreich erfüllen. Es wird Ihnen auch zeigen, was Sie besser machen können und welche einzigartige Qualität die Menschen dazu bringt, Ihr Unternehmen der Konkurrenz vorzuziehen.

Sobald Sie diesen Wert ermittelt haben, können Sie ihn nutzen, um den Rest Ihres Unternehmens zu bewerten. Wie Sie im nächsten Schritt sehen werden, ist Ihr Kundenwert der Schlüssel zu den Optimierungen, die Sie brauchen, um erfolgreich zu sein.

Techniken des Lean Managements: Wie man den Wert ermittelt

Die Ermittlung Ihres Wertes ist keine Aufgabe, die Sie allein bewältigen können. Wenn Sie die Gründe für die Entscheidung Ihrer Kunden für Sie verstehen wollen, müssen Sie mit ihnen sprechen.

In unserem digitalen Zeitalter gibt es viele kosten- und zeitsparende Möglichkeiten, diese Erkenntnisse zu gewinnen. Sie können eine Umfrage an die Kunden in Ihrer E-Mail-Liste senden oder eine Umfrage als Modal auf Ihrer Website einrichten. Sie können auch Social-Media-Kampagnen erstellen, um Antworten zu sammeln. Die demografischen und analytischen Informationen von Ihrer Website und Ihrer Werbung können auch Aufschluss über die Gründe geben, aus denen Kunden Ihr Geschäft aufsuchen. Wenn Sie die Zeit und die Ressourcen haben, können Sie auch Interviews führen, um die Kunden direkt nach dem Nutzen zu fragen, den sie sehen.

Sobald Sie so viel wie möglich von Ihren Kunden erfahren haben, ist es an der Zeit, sich mit Ihrem Team zu beraten. Halten Sie Brainstorming-Sitzungen ab, um den von Ihnen angebotenen Wert zu untersuchen. Nutzen Sie das von den Kunden gesammelte Feedback, um Ihren Fokus mit dem Ihrer Kunden abzustimmen. Am Ende dieses Schritts sollten Sie wissen, wonach Ihre Kunden suchen, wie sie es von Ihnen erwarten und wie Ihre Preisstruktur aussehen sollte.

2. Erstellen Sie eine Karte des Wertschöpfungsprozesses

Mit diesem neuen Verständnis des Kundenwerts können Sie nun Ihren Wertschöpfungsprozess abbilden. Diese Map deckt den gesamten Prozess ab, der für die Entwicklung jedes Produkts oder jeder Dienstleistung erforderlich ist, und beschreibt die Schritte, die Sie unternehmen, um Ihren Wert zu schaffen.

Beginnen Sie mit einer visuellen Darstellung der Prozesse, denen Sie folgen, beginnend mit dem allerersten Schritt, den Sie zur Entwicklung und Produktion Ihrer Arbeit unternehmen. Ein Tool wie MindManager ist ein großartiges Hilfsmittel für dieses Prinzip. Sie können eine Wertschöpfungsprozess-Map erstellen, in der jeder Schritt klar dargestellt ist, und diese mit Hilfe unseres Tools mit allen Mitgliedern Ihres Teams teilen.

Neben den Schritten, die in Ihren Prozessen involviert sind, sollte Ihre Map auch die Ressourcen und Mitarbeiter enthalten, auf die sie angewiesen sind. Geben Sie alle Aufgaben an, die Sie derzeit erledigen. Außerdem sollten Sie vermerken, wer für die Bewertung und Optimierung der einzelnen Schritte zuständig ist.

Lean-Management-Techniken: Wie man eine Wertschöpfungsprozessmap erstellt

Diese Übung dient dazu, Verschwendungsbereiche aufzuzeigen, daher ist es wichtig, dass Sie jeden Teil des Prozesses einbeziehen. Treffen Sie sich mit dem Team, das für jeden Prozessschritt verantwortlich ist, um das jeweilige Verfahren darzustellen. Wenn es verschiedene Prozesse gibt, die nur in bestimmten Situationen angewendet werden, sollten Sie diese in Ihre Karte aufnehmen. Notieren Sie vor allem die Gründe für das Auftreten dieser Situationen, damit Sie Lösungen finden können. Sie werden diese Karte verwenden, um Bereiche mit Verschwendung zu identifizieren, daher ist es wichtig, jedes Detail zu erfassen.

3. Entwickeln Sie einen kontinuierlichen Arbeitsablauf

In diesem Schritt arbeiten Sie daran, alle Verschwendungen innerhalb Ihrer Prozesse zu beseitigen, um einen optimierten Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen zu schaffen. Dazu müssen Sie sowohl den Prozess als Ganzes als auch die einzelnen Produktionsschritte untersuchen. Denken Sie daran, dass Sie den Wert, den Sie Ihren Kunden bieten, erhöhen und die Verschwendung aus Ihren Abläufen entfernen wollen. Behalten Sie diese beiden Ziele im Auge, während Sie diesen Schritt durchführen.

Da Sie nicht in jeden Teil Ihres Unternehmens eingreifen können, bitten Sie jeden Mitarbeiter um seine Mitarbeit. Ihr Feedback wird zeigen, welche Schritte unnötig sind oder optimiert werden können. Sie sollten auch nach Stellen suchen, an denen Sie den Einsatz von Ressourcen und Geld einsparen können.

Am Ende dieses Schritts sollten Sie über interne Prozesse verfügen, die von Anfang bis Ende reibungslos ablaufen.

Lean-Management-Techniken: Wie Sie einen kontinuierlichen Arbeitsablauf entwickeln

Führen Sie eine unternehmensweite Umfrage durch, um herauszufinden, was Ihre Mitarbeiter an den von ihnen angewandten Verfahren stört und was sie ändern würden. Sie können auch Meetings in den einzelnen Abteilungen abhalten. Einige Fragen, die Sie stellen könnten, sind:

  • Gibt es unnötige Schritte im Prozess?
  • Wie können wir den Prozess vereinfachen?
  • Wie oft nutzen Sie bestimmte Ressourcen?
  • Gibt es irgendwelche Engpässe in unserem Prozess?
  • Sind Sie in der Lage, effektiv mit anderen Teams oder Abteilungen zusammenzuarbeiten?

Sobald Sie diese Informationen gesammelt haben, können Sie sie nutzen, um überflüssige Aufgaben, Ressourcen oder Rollen in Ihrem Unternehmen zu streichen. Wenn Sie Ihr Personal reduzieren müssen, sollten Sie jedoch bedenken, dass der Respekt vor den Menschen ein wichtiger Bestandteil des Lean Managements ist. Sie sollten Ihr Unternehmen nicht übermäßig verkleinern, so dass die Mitarbeiter überlastet sind und zu wenig Unterstützung erhalten. Streichen Sie stattdessen nur das, was verschwenderisch ist.

4. Schaffen Sie ein Pull-System

Zunächst einmal: Was ist ein Pull-System? Es handelt sich um eine Arbeitsweise, bei der nur Aufträge berücksichtigt werden, die zu diesem Zeitpunkt aktiv sind. Wenn Sie zum Beispiel in einem Pizzarestaurant arbeiten würden, würden Sie keine zusätzlichen Pizzen herstellen, um sofort nach Eingang der Bestellungen Produkte zu entnehmen. Stattdessen würden Sie das Essen erst herstellen, wenn es bestellt wird.

Warum ist ein Pull-System so wichtig?

In demselben Szenario würde Ihr Team Zeit, Energie und Zutaten in die Herstellung dieser zusätzlichen Pizzen investieren. Wenn jedoch erst in einer Stunde eine neue Bestellung einträfe, wären all diese Investitionen umsonst gewesen.

Die Einführung eines Pull-Systems verhindert diese Verschwendung. Es lenkt diese Ressourcen auf den unmittelbaren Bedarf und sorgt dafür, dass Ihr Arbeitsablauf reibungslos verläuft. Ihr Team wird Prozesse entwickeln, die es ihm ermöglichen, Aufträge schnell und effizient auszuführen, ohne unnötige Vorbereitungsarbeit zu leisten.

Lean-Management-Techniken: Wie man ein Pull-System einrichtet

Wenn Sie den zeitlichen Ablauf der Kundenbedürfnisse kennen, können Sie ein System entwickeln, das sich an dieser Ebbe und Flut orientiert. Werten Sie Ihren Jahresrhythmus aus, um zu wissen, wann die Nachfrage in die Höhe schnellt und wann nicht. Mit diesen Informationen ist Ihr Team in der Lage, Prozesse zu entwickeln, die diesen Anforderungen gerecht werden. Sie können überflüssige Schritte und Einkäufe eliminieren, um einen schlanken, effizienten Betrieb zu gewährleisten.

5. Ermöglichen Sie kontinuierliche Optimierung

Es gibt immer eine Möglichkeit zur Optimierung, so dass der Lean-Management-Prozess nie endet. Dieses Prinzip erfordert ein ständiges Streben nach Optimierung, um neue Wege zur Beseitigung von Verschwendung und zur Verfeinerung Ihrer Prozesse zu finden. Wie können Sie in einer Zeit, in der auch Ihre Konkurrenten wachsen und sich verbessern, sicherstellen, dass Ihr Wert auch weiterhin den Kundenbedürfnissen entspricht?

Lean-Management-Techniken: Wie Sie eine kontinuierliche Optimierung ermöglichen

Auch wenn Sie nicht den gesamten Prozess durchlaufen müssen, sollten Sie nach Möglichkeiten zur Rationalisierung Ihrer Arbeitsabläufe suchen. Versenden Sie regelmäßig Kundenbefragungen, nehmen Sie Fragen zu Optimierungen in die Mitarbeiterbeurteilung auf, und halten Sie Brainstorming-Sitzungen ab, um neue Lösungen zu entwickeln. Wenn Sie Ihre Verfahren weiterhin auf Verbesserungsmöglichkeiten hin analysieren, können Sie sowohl für Kunden als auch für Mitarbeiter einen zusätzlichen Nutzen schaffen.