Von: Chuck Frey (Gastblogger)
Sind Sie wegen zu komplexen Aufgabenmanagement-Systemen frustriert? Fällt es Ihnen schwer, einen Überblick über den Status Ihrer Aufgaben zu behalten? Dann sollten Sie sich wirklich mal ansehen, wie Sie mit der Erstellung einer Kanban-Tafel Ihre Arbeit besser organisieren können.
Was ist Kanban?
Kanban ist ein visueller Ansatz, der von japanischen Automobilherstellern entwickelt wurde. Er bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren Arbeitsablauf abzubilden, den Status Ihrer Aufgaben im Rahmen Ihrer Prozesse genau zu erfassen und diese effizienter zu verwalten. Kanban ermöglicht Teams, ein großes Arbeitsvolumen schnell und effizient zu bewältigen.
Der Aufbau einer Kanban-Tafel ist simpel: Geschäftsprozesse werden in vertikalen Spalten, den sogenannten Schwimmbahnen, angeordnet. Jede Spalte entspricht einem Schritt oder Teilschritt in Ihrem Geschäftsprozess. Es kann sich dabei um einfache Schritte wie „noch zu tun“, „wird erledigt“ und „fertig“ handeln, aber auch um bedeutend komplexere Schritte.
Die einzelnen Aufgaben durchlaufen die einzelnen Spalten, Schritt für Schritt, von links nach rechts.
Für jede Aufgabe werden auf einer Kanban-Karte die wichtigsten Informationen festgehalten. Diese Karten enthalten eine Fülle von Informationen in Form von Symbolen und Kürzeln. Diese Symbole können dazu genutzt werden, die Art der Aufgabe, die Person, der die Aufgabe zugewiesen wird, und weitere, für die Arbeit Ihres Teams wichtige Einzelheiten darzustellen. Mit farbigen Karten kann die Art der Arbeit, aber auch deren Dringlichkeit oder Priorität (grün für „normal“, rot für „beschleunigen“) wiedergegeben werden.
Sie und Ihr Team bestimmen, wie Ihre Kanban-Tafel aussieht und wie die Karten Ihre Arbeit darstellen. Sobald ein Schritt eines Prozesses abgeschlossen ist, verschiebt ein Teammitglied die entsprechende Karte in die nächste Spalte. Auf diese Weise gibt die Kanban-Tafel stets den aktuellen Status aller Aufgaben wieder.
Kanban-Tafeln können auch einen Bereich enthalten, in denen Teammitglieder noch nicht begonnene Aufgaben anordnen können. Dies ermöglicht es Ihnen, schnell eine Aufgabe auf der Tafel zu platzieren, sobald Arbeitskapazität frei wird.
Die Spalten und Karten einer Kanban-Tafel ergeben zusammen ein präzises, einfach verständliches „Bild“ Ihrer Arbeit. Die visuelle Darstellung verdeutlicht, welche Aufgaben planmäßig verlaufen und wo Probleme auftreten.
Eines der Prinzipien von Kanban ist es, die Menge der sich in Bearbeitung befindlichen Arbeit zu beschränken, sodass die Arbeit reibungslos verlaufen kann. Wird ein Prozess überlastet, verzögert sich das ganze Projekt. Auf einer Kanban-Tafel ist einfach zu erkennen, welche Arbeiten ins Stocken geraten sind, denn sie erscheinen als eine Anhäufung von Karten in einer Spalte.
MindManager 2019 enthält eine Kanban-Vorlage, in der die Aufgaben einfach in die entsprechenden Spalten gezogen werden können, um sie einzelnen Schritten in einem Geschäftsprozess zuzuordnen. Die Teammitglieder können mühelos mehrere Tafeln und Aufgaben überwachen. Wann immer sie auch eine Kanban-Tafel überprüfen, sie erhalten immer den aktuellsten Status des Projekts.
Wie unterscheidet sich Kanban vom gewöhnlichen Aufgabenmanagement?
Klassische Aufgabenlisten sind linear; sie können von einfachen Listen bis zu spezialisierten Projektmanagement-Tools variieren.
In einer radialen Mindmap können mithilfe visueller Aufgabenlisten zusammengehörige Aufgaben zu Gruppen zusammengefasst und verwaltet werden. Allerdings ist schwer alle Aufgaben im Rahmen eines Geschäftsprozesses nachzuvollziehen.
Kanban-Tafeln hingegen bieten das Beste aus beiden Welten: In einem einfachen, leicht zu verwaltenden visuellen Format erhalten Sie einen Überblick über alle Ihre Aufgaben. Um Kanban-Tafeln in MindManager zu nutzen, müssen Sie Objekte einfach per Drag-and-drop verschieben.
Wie können Sie mithilfe von Kanban Ihr Aufgabenmanagement verbessern?
Eine der wichtigsten Erkenntnisse der Kanban-Methode ist die Notwendigkeit, laufende Arbeiten zu begrenzen. Dies hilft, Engpässe zu vermeiden und eine Informationsüberflutung zu verhindern, sodass Sie sich auf einige wenige Aufgaben konzentrieren können.
Ein weiteres wesentliches Prinzip von Kanban, ist das Konzept der visuellen Klassifizierung Ihrer Arbeit durch Farben, Symbole und Abkürzungen, um die Art der Aufgabe, die Dringlichkeit und weitere Eigenschaften zu vermitteln. Das hilft Ihnen, Ihr Aufgabenmanagement effektiver zu gestalten.
Welche Vorteile bietet Kanban gegenüber dem klassischen Aufgabenmanagement?
Die Methode bietet zahlreiche Vorteile:
- Alle Aufgaben folgen einem visuellen, leicht nachvollziehbaren Prozess, was die Chance erhöht, dass die Arbeit korrekt und effizient ausgeführt wird.
- Jeder, auch Mitarbeiter oder Führungskräfte, die nicht mit der Arbeit Ihres Teams oder Ihrem Projekt vertraut sind, können die Fortschritte Ihrer Projekte auf einen Blick erkennen. Dies macht es auch einfacher, neue Mitarbeiter mit minimalen Schulungsmaßnahmen einzugliedern.
- Bestehende Prozesse und Arbeitsabläufe können leicht ins Kanban-Format umgewandelt werden, ohne dass umfassende Änderungen notwendig wären. Damit erhöht sich die Chance, dass Ihre Teammitglieder diese neue Methode des Projektmanagements akzeptieren und unterstützen.
- Der Kanban-Prozess fördert inkrementelle Änderungen Ihres aktuellen Arbeitsablaufs.
Warum sollten Sie Kanban zur Gestaltung Ihrer Planung 2019 verwenden?
- Der Einstieg ist leicht und erfordert nur einen minimalen Schulungsaufwand. Mit MindManager 2019 lassen sich mühelos Kanban-Tafeln erstellen, die Ihrem aktuellen Arbeitsprozess entsprechen.
- Sie können die Methode zuerst alleine verwenden. Sobald Sie sich damit vertraut gemacht haben, können auch Ihre Teammitglieder Kanban nutzen.
- Kanban-Tafeln können leicht angepasst werden, wenn der Arbeitsablauf weiterentwickelt werden muss.
- Es ist eine sehr effiziente Methode für die Zusammenarbeit im Team, besonders, wenn Teammitglieder von unterschiedlichen Orten aus arbeiten.
- Kanban hilft Ihnen, Engpässe bei den Aufgaben zu minimieren und für einen reibungsloseren Arbeitsablauf zu sorgen.
- Es ist ein einfacher Schritt in Richtung kontinuierlicher und inkrementeller Verbesserungen der Arbeit Ihrer Abteilung.
- Es hilft Ihnen, Ihre Aufgaben effizienter zu verwalten, indem Sie eine standardisierte Reihe von Prozessen durcharbeiten.
Überlegen Sie sich, wie Sie diese Methode auf Ihre Arbeit anwenden können: von der Optimierung von Einstellungsverfahren über die Erstellung von Redaktionskalendern bis zur Produktentwicklung und Budgetplanung. Eine Kanban-Tafel kann mit beispielloser Effizienz und Klarheit für alle Arten von Arbeiten verwendet werden.
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